Administrationskosten senken durch elektronischen Datenaustausch EDI
Bestellungen, Rechnungen, Lieferavise und weitere Dokumente können mit EDI (Electronic Data Interchange) per Knopfdruck aus IT-Datenbanken generiert und auf elektronischem Weg an Geschäftspartner versendet werden. Eine Software – ein so genannter EDI-Konverter – konvertiert die Daten aus dem Inhouse-System in das standardisierte Nachrichtenformat der Konsumgüterwirtschaft (EANCOM®). Eingehende EANCOM®-Nachrichten werden vom EDI-Konverter in das Inhouse-Format zurückübersetzt und können in den IT-Systemen des Empfängers verarbeitet werden. Auf diese Weise können auch kleine und mittlere Unternehmen mit jedem Geschäftspartner kommunizieren. Durch die Automatisierung des Informationsaustausches werden manuelle Versand- und Erfassungsvorgänge vermieden und Zeit- und Kosteneinsparungen realisiert.
ORDERS – die elektronische Bestellung
Die elektronische Bestellung enthält wie die Bestellung auf Papier Angaben über die zu bestellenden Waren oder Dienstleistungen und deren Bestell- und Lieferkonditionen. Das Warenwirtschaftssystem kann ohne manuellen Aufwand die elektronische Bestellung übernehmen und die Informationen weiterverarbeiten. Mit dem elektronischen Austausch von Bestellungen wird daher der Erfassungsaufwand minimiert. Die Bestellabwicklung wird beschleunigt und Fehlerquoten werden reduziert.
INVOIC - die elektronische Rechnung
Mit der elektronischen Rechnung werden Zahlungsforderungen für Güter und Dienstleistungen übermittelt, die entsprechend den Vereinbarungen zwischen zwei Geschäftspartnern geliefert wurden. Das Warenwirtschaftssystem erzeugt die elektronischen Rechnungen. Diese werden elektronisch an den Geschäftspartner übersandt, automatisch in das Warenwirtschaftssystem übernommen und dort weiterverarbeitet. Hierdurch wird das Rechnungsdatenmanagement automatisiert und Bearbeitungskosten reduziert.
DESADV - die elektronische Liefermeldung
Mit der elektronischen Liefermeldung wird Geschäftspartnern der detaillierte Inhalt von Sendungen angekündigt und Einzelheiten zu enthaltenen Gütern spezifiziert. Die Liefermeldung wird im Warenwirtschaftssystem erstellt und elektronisch an Geschäftspartner versendet, sobald die Sendung das Lager verlässt. In dem Warenwirtschaftssystem des Geschäftspartners wird die Liefermeldung vor Ankunft der Sendung ohne weiteren manuellen Aufwand weiterverarbeitet. Durch die frühzeitige Information über Sendungen kann der Empfänger seinen Wareneingang vorbereiten und die avisierte Sendung mit seiner Bestellung vergleichen. Hierdurch können Bearbeitungskosten und Reklamationen reduziert werden.
Die Vorteile von Elektronischem Datenaustausch (EDI) auf einen Blick
Verwaltungs- und Bearbeitungskosten einsparen
Prozesse optimieren und Qualität sichern durch kürzere Geschäftszyklen
Kundenzufriedenheit und Kundenbindung steigern
Beziehung zwischen den Geschäftspartnern verbessern
Wettbewerbsvorteile gegenüber Mitbewerbern durch besseres Serviceangebot erlangen
Schritte zur Einführung von Elektronischem Datenaustausch (EDI)
Als erster Schritt werden die, für die Nachricht (z. B. eine Bestellung) benötigten Daten automatisch aus dem internen Warenwirtschaftssystem eines Partners in eine EDI-Standardnachricht konvertiert. Anschließend wird diese Nachricht über eine Standleitung, private Netzwerkbetreiber oder das Internet an den Geschäftspartner oder seinen Dienstleister übermittelt. Dort wird die Nachricht von dessen Konverter empfangen und in sein spezifisches Inhouse-Format umgewandelt. Die Konvertierung von einem Inhouse-Format in das EDI-Standardformat (z. B. EANCOM®) und wieder zurück ist zwingend notwendig, um die fehlerfreie und automatische Weiterverarbeitung der Nachrichten zu ermöglichen, da in den meisten Fällen die verwendeten Inhouse-Formate der bei einer EDI-Transaktion beteiligten Geschäftspartner unterschiedlich und somit inkompatibel sind.
Elektronischer Datenaustausch (EDI) in Unternehmensbereichen
Elektronischer Datenaustausch (EDI) kann in sämtlichen Unternehmensbereichen Anwendung finden. Der deutlich günstigere und schnellere Austausch von Dokumenten in elektronischer Form ermöglicht auch kleinen und mittleren Unternehmen, ihre Prozesse innerhalb einzelner Unternehmensbereiche zu optimieren – dies ermöglicht letztendlich auch die Steigerung des gesamten Unternehmenserfolges und damit die Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit.
eBusiness-Standards für den Elektronischen Datenaustausch (EDI)
Die Basis für den Austausch von elektronischen Geschäftsdaten bilden eBusiness-Standards, die den einheitlichen Datenaustausch zwischen Unternehmen ermöglichen. Als einheitliche „Sprache“ hat sich hier der Transaktionsstandard EANCOM® etabliert. eBusiness-Standards legen die Formate und die Regeln für den Informationsaustausch fest. Ziel ist es, dass die Daten ohne weitere Eingriffe oder durch Medienbrüche weiterverarbeitet werden können.