eProcurement
Der Nutzen elektronischer Beschaffung
Der betriebliche Einkauf von Waren über das Internet wird als elektronische Beschaffung bezeichnet – auf Englisch „electronic procurement“ oder eProcurement. Die grundlegende Idee ist einfach: An die Stelle der herkömmlichen, aufwändigen und papierbasierten Beschaffung tritt ein durchgängiger elektronischer Ablauf. Der Einkaufsprozess wird dadurch beschleunigt und Kosten werden gesenkt. Ein weiterer Vorteil des eProcurement ist, dass Sie neue und günstige Beschaffungsmärkte erschließen können. Über das Internet lassen sich Lieferanten leicht finden und Angebote einfach vergleichen, besonders bei elektronischen Marktplätzen. Auf diesen Internetplattformen bieten mehrere Anbieter ihre Produkte oder Dienstleistungen an. Bei Online-Shops von einzelnen Lieferanten können Sie rund um die Uhr bestellen, häufig mit Sonderrabatten für diese elektronischen Einkäufe. Für große Beschaffungsmengen kann sich ein eigenes Einkaufssystem lohnen, in das verschiedene Lieferantenkataloge einfließen.Die Vorteile von eProcurement auf einen Blick
- Bessere Vergleichbarkeit von Lieferanten und Preisen
- Einfache Erschließung neuer Beschaffungsquellen
- Reduzierung des Arbeitsaufwands, besonders bei der Beschaffung von C-Gütern wie Büromaterialien
- Mehr Zeit für strategische Tätigkeiten wie die Lieferantenauswahl
- Verringerung der Prozesskosten durch schnelle Abwicklung von Bestellungen
Die drei Varianten des eProcurement
Online-Shops von Lieferanten
Für die Online-Bestellung bei Lieferanten brauchen Sie keine Hard- oder Software, sondern nur einen Internetzugang. Die Daten werden aber nicht automatisch in ein Warenwirtschaftssystem übertragen.
Für die Online-Bestellung bei Lieferanten brauchen Sie keine Hard- oder Software, sondern nur einen Internetzugang. Die Daten werden aber nicht automatisch in ein Warenwirtschaftssystem übertragen.
Eigene Multi-Lieferantenkataloge
Ein so genanntes Desktop-Purchasing-System fasst die elektronischen Kataloge mehrerer Lieferanten zusammen. Die einheitliche Bestelloberfläche und die Verknüpfung mit einem ERP-System sind sehr praktisch, können aber kostspielig sein. Die Pflege der Lieferantenkataloge kann auch an einen IT-Dienstleister übergeben werden.
Ein so genanntes Desktop-Purchasing-System fasst die elektronischen Kataloge mehrerer Lieferanten zusammen. Die einheitliche Bestelloberfläche und die Verknüpfung mit einem ERP-System sind sehr praktisch, können aber kostspielig sein. Die Pflege der Lieferantenkataloge kann auch an einen IT-Dienstleister übergeben werden.
Elektronische Marktplätze
Die Beschaffung über eMarktplätze ist eine Alternative, weil hier Multi-Lieferantenkataloge bereits vorhanden sind. Ähnlich wie bei einem Firmenverzeichnis sind Anbieter dort mit ihren Produkten registriert und über eine Suchmaschine leicht zu finden. Die Effektivität des Einkaufs steigt mit der nahtlosen Anbindung an die eigene Warenwirtschaft, weil die Bestellprozesse automatisiert ablaufen können.
Die Beschaffung über eMarktplätze ist eine Alternative, weil hier Multi-Lieferantenkataloge bereits vorhanden sind. Ähnlich wie bei einem Firmenverzeichnis sind Anbieter dort mit ihren Produkten registriert und über eine Suchmaschine leicht zu finden. Die Effektivität des Einkaufs steigt mit der nahtlosen Anbindung an die eigene Warenwirtschaft, weil die Bestellprozesse automatisiert ablaufen können.
Schritte ins eProcurement
Bei der Einführung der elektronischen Beschaffung ist es wichtig, die eProcurement-Systeme auf die Einkaufsstragie und die spezifischen Unternehmensstrukturen abzustimmen. Das PROZEUS-Merkblatt „Elektronische Beschaffung – (un)heimliches Sparpotenzial“ begleitet Sie bei den ersten vier Schritten zum Erfolg: Bedarf ermitteln, Kosten-Nutzen abwägen, einen Dienstleister wählen und das Pflichtenheft erstellen. Zudem bietet PROZEUS kostengünstige Beratungen für kleine und mittlere Unternehmen an, die sich über den Einstieg ins eBusiness informieren möchten.
Weitere Informationen im Merkblatt eProcurement
Unternehmensbereich Beschaffung und Einkauf
Die Beschaffungsstrategie ist ein wichtiger Faktor für den Unternehmenserfolg – bei kleinen ebenso wie bei großen Firmen. Die Rationalisierung dieses Geschäftsbereichs bietet vielen Unternehmen noch große Einsparmöglichkeiten.
Weitere Informationen zum Beschaffungsprozess
eBusiness-Standards für eProcurement
Die Basis für die elektronische Beschaffung bilden eBusiness-Standards, die den Datenaustausch zwischen Unternehmen ermöglichen. Denn eBusiness-Standards legen die Formate und die Regeln für den Informationsaustausch fest, zum Beispiel bei elektronischen Bestellungen.
Für eProcurement sind zwei Arten von eBusiness-Standards relevant:
- Klassifikationsstandards
beschreiben Artikel so, dass sie von Kunden leicht gefunden werden. - Katalogaustauschformate
legen die Struktur von Katalogdaten für eine standardisierte Übertragung fest.
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