Praxisberichte Workflow, Online-Shop
Murrhardt, Baden-Württemberg
Maschinenbau
15 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 1,9 Mio.
"Durch eBusiness können Bestellungen für Großaufträge nun innerhalb von einem halben Tag abgewickelt werden. Früher hat die gesamte Bestellung aller benötigten Teile für einen Großauftrag rund vier Wochen Arbeit in Anspruch genommen."
Das Projekt
Geplant war die Erstellung einer mehrsprachigen Onlinevertriebslösung (Online-Shop) für das Ersatzteilgeschäft und Anbindung an ein einzuführendes ERP-System. Außerdem sollten elektronische Marktplätze und Beschaffungsplattformen für eProcurement genutzt werden. Für die Produktklassifikation wurde der Standard eCl@ss eingesetzt. Der aufzubauende Online-Shop mit ERP-Anbindung sollte ebenfalls openTRANS- und BMEcat-fähig sein.
Der Zeitrahmen
Das Projekt startete im April 2003 und wurde im Dezember 2004 abgeschlossen.
Das Unternehmen bewertet sowohl den Projektablauf als auch die Zielerreichung als gut, auch wenn der Aufwand sehr hoch war und das Unternehmen große Hemmnisse überwinden musste. Die betrieblichen Personalressourcen waren zu gering für das Projekt - aufgrund der Betriebsgröße war eine Festeinstellung von EDV-Fachkräften jedoch nicht sinnvoll. Schwierigkeiten gab es bei der Anpassungsprogrammierung der Standardsoftware. Es arbeiteten mehrere IT-Dienstleister parallel, so dass hoher Koordinierungsaufwand entstand. Die Testphase wurde durch die Komplexität der verschiedenen Systeme zeitlich ausgedehnt, Bei der Datenerfassung verschätzte sich das Unternehmen erheblich: ursprünglich war Telschig von einem Datenbestand von ca. 1.500 Artikeln ausgegangen, tatsächlich war nach der Datenübernahme jedoch ein Artikelstamm von ca. 22.000 Artikeln vorhanden. Diese Daten mussten hinsichtlich ihrer kaufmännischen und technischen Qualität überarbeitet werden.
Die Informationsbeschaffung über eBusiness-Standards war für das Unternehmen akzeptabel. Als Informationsquellen dienten dabei neben der Fachkompetenz eines IT-Dienstleisters verschiedene Messen und die Informationsangebote von Verbänden. Für einige IT-Dienstleister waren eBusiness-Standards ebenfalls ein neues Thema, weshalb eine kompetente Beratung nicht immer gegeben war. Seitens der Kunden bzw. Lieferanten sind keine Forderungen nach den eBusiness-Standards an Telschig herangetragen worden. Die Forderungen wurden durch das Unternehmen selber gesetzt um die Auftragsabwicklung zu vereinfachen bzw. um Medienbrüche innerhalb der Abwicklung zu verringern und dadurch Zeit und Kosten zu sparen. Für die Übertragung von Angeboten und Bestellungen von Fertigungsteilen nutzt das Unternehmen eine openTRANS-Schnittstelle mit einigen Geschäftspartnern. Für die C-Teile-Beschaffung setzt Telschig eCl@ss ein und für Ersatzteillisten und -Kataloge verwendet das Unternehmen BMEcat-Kataloge für seine Kunden.
Das Ergebnis
Die Durchlaufzeiten bei der Projektabwicklung im Einkauf konnten verkürzt werden. Im Verkauf erfolgt die Preisgestaltung zukünftig exakter und im Ersatzteil-Geschäft können Prozesse zukünftig schneller und effizienter abgewickelt werden. Außerdem wurde die Arbeitsvorbereitung komplett neu aufgebaut, so dass in Zukunft weniger Artikel entstehen, wodurch in der Auftragsabwicklung die Durchlaufzeiten reduziert werden. Dafür war in der Anfangsphase ein erhöhter Bearbeitungsaufwand der Mitarbeiter nötig, so dass die Einsparungen zeitversetzt erfolgen werden.
Die Zukunft
Das Unternehmen plant bereits weitere eBusiness-Aktivitäten: Der Online-Shop soll für Baugruppen bzw. Anlagekomponenten inkl. grafischer Darstellung zur besser Anlagenerklärung ausgebaut werden. Des Weiteren plant das Unternehmen den Aufbau eines Dokumentenverwaltungssystems inkl. Archivierungssystem. Bei den zukünftigen Projekten wird Telschig sämtliche Mitarbeiter inklusive der Geschäftsleitung in das Projekt so zeitig wie möglich einbinden und Aufgaben verteilen.
Broschüre: "eBusiness-Standards - Umsetzung in der Praxis"
In dieser Broschüre sind die Ergebnisse der eBusiness-Projekte von 12 Industrieunternehmen zusammenfasst. Dazu wird die vollständige Berichterstattung auf einer CD-ROM mitgeliefert. Lesen Sie auch den vollständigen Erfahrungsbericht von Telschig in dieser Broschüre.
Die Ausgangslage
Vertrieb und Beschaffung der Telschig Verfahrenstechnik GmbH arbeiten auf herkömmlichen Wege mit einer Vielzahl von manuellen Tätigkeiten. Die komplexe und arbeitsintensive Projektabwicklung wird derzeit nur in einzelnen Bereichen durch eine veraltete PPS-Lösung (PPS: Produktionsplanungssystem) unterstützt. Der Verkaufsprozess wird nur eingeschränkt elektronisch unterstützt, die vorhandenen Daten sind nur zum Teil elektronisch erfasst. Darüber hinaus existieren keine Schnittstellen zwischen den genutzten Systemen und es werden keine eBusiness-Standards eingesetzt. Bei Telschig GmbH existieren zwei Firmennetzwerke. Die Softwarelandschaft ist geprägt durch eine Individualsoftware (PPS-System), die eine Insellösung darstellt und nicht mit anderer Software verbunden ist.
Die Zielsetzung
In Vertrieb und Beschaffung werden einige Prozesse grundlegend verändert. Durch den Einsatz von Standards wird eine Prozessoptimierung erzielt, die Mitarbeiter in beiden Bereichen von manuellen Tätigkeiten entlastet. Dafür muss jedoch zunächst der Datenbestand manuell erfasst werden. Hardwaretechnisch wird ein Rechner für das neue Warenwirtschaftssystem angeschafft. Für das geplante Online-Vertriebssystem ist keine Hardware notwendig, da diese bei einem Provider ausgelagert verwaltet wird.
Arbeitspakete und Meilensteine | Erfahrungen und Ergebnisse | Status geplant |
Arbeitspaket 1: Vorüberlegungen Festlegung Produktbereiche / -sortiment |
Erstellung eines neuen Marketingkonzeptes Wegfall und Straffung des Produktprogramms durch Einstellung der Produktbereiche Rohrweichen und Halbautomatische Sackentleerung. mehr Info |
10.11.2003 Status: abgeschlossen geplant für: Mai 2003 Start: 01.04.2003 Ende: 30.10.2003 erfolgreicher Verlauf |
Arbeitspaket 2: Entwicklung Datenbankmodell (für Produktdatenpool) Erfassung Basisdatenbestand |
Arbeitspaket beendet Erst nachdem der ERP-Softwareanbieter feststand,erfolgte eine exaktere Strukturfestlegung. Dies hatte aber den Nachteil, dass der Mehraufwand aufgrund von doppelter Erfassung sehr hoch war. mehr Info |
31.12.2003 Status: abgeschlossen geplant für: August 2003 Start: 01.06.2003 Ende: 31.12.2003 erfolgreicher Verlauf |
Arbeitspaket 3: Definition Lösungsszenario und Ziele Konzeption Produktdaten- und Katalogmanagement |
Produktdatenverfeinerung und Umstrukturierung Das Katalogmanagement ist relativ einfach zu gestalten. mehr Info |
30.09.2003 Status: abgeschlossen geplant für: Juli 2003 Start: 01.05.2003 Ende: 31.12.2003 |
Arbeitspaket 4: Erstellung des Pflichtenheftes Gesamtlösung |
Pflichtenheft erstellt Unterstützung durch einen erfahrenen Dienstleister notwendig. mehr Info |
30.10.2003 Status: abgeschlossen geplant für: Juli 2003 Start: 01.04.2003 Ende: 31.07.2003 |
Meilenstein 1: System- und Migrationskonzept |
Meilenstein abgeschlossen Die Ziele wurden mit Einschränkungen erreicht. Der Zeitplan konnte nicht eingehalten werden. Eine Terminverschiebung von bis zu 3 Monaten scheint nötig. mehr Info |
31.12.2003 Status: abgeschlossen geplant für: August 2003 Start: 01.06.2003 Ende: 31.12.2003 |
Arbeitspaket 5: Angebote für Software (Klassifikation, Katalog, Shop, Bestelldaten) HW-/SW-Installation |
Vor der Shop-Installation Bevor der Online-Shop durch die Fa. Timeline installiert bzw. eingerichtet wird, erfolgt nochmals eine genaue Absprache der einzelnen Aufgabenbereiche zwischen allen Beteiligten. mehr Info |
30.04.2004 Status: abgeschlossen geplant für: November 2003 Start: 15.06.2003 Ende: 30.04.2004 Stolpersteine |
Arbeitspaket 6: Schnittstelle Warenwirtschaft (für Bestandsdaten) Schnittstelle Shop-System (für Bestandsdaten) |
Komplexe Aufgabe erledigt Über 30 Jahre Telschig Know-how war abzubilden. mehr Info |
23.12.2004 Status: abgeschlossen geplant für: Dezember 2003 Start: 20.10.2003 Ende: 23.12.2004 |
Meilenstein 2: Warenwirtschaft |
Meilenstein erreicht |
23.12.2004 Status: abgeschlossen geplant für: Dezember 2003 Start: 15.06.2003 Ende: 23.12.2004 |
Arbeitspaket 7: Einrichten des Shopsystems |
Timeline installiert ERP-Grundmodul Weitere Module (2. Fremdsprache, Schnittstelle openTRANS, BMEcat) fertiggestellt. mehr Info |
31.12.2004 Status: abgeschlossen geplant für: Dezember 2003 Start: 27.04.2004 Ende: 31.12.2004 |
Arbeitspaket 8: Konzeption Internet-Präsenz und Online-Shop Design für Internet-Präsenz und Online-Shop |
Anbindung Shop/Website definiert Texte und Bilder für die Online-Darstellung kann die Fa. Telschig selbst erstellen und bearbeiten. mehr Info |
31.12.2004 Status: abgeschlossen geplant für: August 2003 Start: 01.06.2003 Ende: 30.08.2004 |
Meilenstein 3: Online-Vertriebssystem |
Meilenstein abgeschlossen |
30.08.2004 Status: abgeschlossen geplant für: Dezember 2003 Start: 27.04.2004 Ende: 30.08.2004 |
Arbeitspaket 9: Erfassung Texte, Abbildungen für Unternehmenspräsenz Erstellung der Unternehmenspräsenz |
Neue Logos fertig. Die neuen Telschig-Logos für die Website wurden fertiggestellt. mehr Info |
31.12.2004 Status: abgeschlossen geplant für: Dezember 2003 Start: 01.09.2003 Ende: 30.09.2004 |
Arbeitspaket 10: Konzeption des Publishing-Systems für PDF-Kataloge Entwicklung Layout für PDF-Kataloge / Umsetzung Einrichten des Produktdatenmanagementsystems |
Einrichtung des Produktdatenmanagementsystems Telschig führt die Schnittstellenanpassung für die Erstellung der PDF-Kataloge/ Ersatzteillisten im BMEcat durch. mehr Info |
31.12.2004 Status: abgeschlossen geplant für: Oktober 2003 Start: 11.11.2003 Ende: 30.09.2004 |
Arbeitspaket 11: Einrichten des Business Connectors |
Das Arbeitspaket wurde gestrichen. Der Business Connector kommt im Hause Telschig nicht zum Einsatz, da alle für das ERP-System und den Onlineshop relevanten Daten in einer Datenbank geführt werden. |
30.09.2004 Status: gestrichen geplant für: Oktober 2003 Ende: Stolpersteine |
Meilenstein 4: Online-Beschaffung |
Meilenstein abgeschlossen |
30.09.2004 Status: abgeschlossen geplant für: Dezember 2003 Start: 01.09.2003 Ende: 30.09.2004 |
Arbeitspaket 12: Schulung/Support - Produktdatenmanagement - Shop-System / Bestellabwicklung - Publishing-System für PDF-Kataloge |
Kurzschulung im SQL- Datenbank-Handling Viele Änderungen können nun selbst erledigt werden. Auch Schulungen im Content-Management-System wurden durchgeführt. mehr Info |
29.11.2004 Status: abgeschlossen geplant für: Januar 2004 Start: 12.08.2003 Ende: 29.11.2004 erfolgreicher Verlauf |
Arbeitspaket 13: Datenerfassung - Erfassung mehrsprachige Produktdaten - Erstellung von Abbildungen, technischen Zeichnungen - Erfassung von Marketingtexten zu Produkten |
Formatierungsverlust bei Datenübernahme Die Erfassung der Daten erforderte umfangreiche Formatierungen und Neuerfassungen. mehr Info |
23.12.2004 Status: abgeschlossen geplant für: Dezember 2003 Start: 09.10.2003 Ende: 23.12.2004 Stolpersteine |
Arbeitspaket 14: Produktklassifizierung - Untersuchung Klassifikationssysteme eCl@ss, profiCl@ss - Zuordnung zu Produktklassen - Befüllen der Merkmalsleisten |
Zuordnung von Produktklassen und -merkmalen Die Erfassung der Basisdaten stellte sich als sehr zeitintensiv dar. mehr Info |
23.12.2004 Status: abgeschlossen geplant für: Dezember 2003 Start: 01.06.2003 Ende: 23.12.2004 Stolpersteine |
Meilenstein 5: Klassifikation und Datenmanagement |
Meilenstein abgeschlossen |
23.12.2004 Status: abgeschlossen geplant für: Januar 2004 Start: 01.06.2003 Ende: 31.12.2004 |
Arbeitspaket 15: Allgemeiner Funktionstest |
Test der allgemeinen Funktionen zeitintensiv Durch Tests immer neue Fehler entdeckt. mehr Info |
23.12.2004 Status: abgeschlossen geplant für: Februar 2004 Start: 18.12.2003 Ende: 23.12.2004 Stolpersteine |
Arbeitspaket 16: Abwicklung von Angebotsanfragen Katalogaktualisierung Nachbesserungen |
Festlegung weiterer Arbeitsschritte Das Pflichtenheft wurde überprüft, noch offene Aufgaben terminiert und Mängel behoben. mehr Info |
23.12.2004 Status: abgeschlossen geplant für: Februar 2004 Start: 17.12.2003 Ende: 23.12.2004 |
Meilenstein 6: Echtzeitbetrieb und Anpassungen |
Meilenstein abgeschlossen |
23.12.2004 Status: abgeschlossen geplant für: Februar 2004 Start: 17.12.2004 Ende: 31.12.2004 |