eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Arbeitspaket 16 Abwicklung von Angebotsanfragen
Katalogaktualisierung
Nachbesserungen

Durchführung geplant für Februar 2004
Start 17.12.2003
Ende 23.12.2004

Stand: 23.12.2004
abgeschlossen abgeschlossen
Zeitverz?ung Zeitverzögerung

Festlegung weiterer Arbeitsschritte

Das Pflichtenheft wurde überprüft, noch offene Aufgaben terminiert und Mängel behoben.


Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
23.12.2004: Zusammenfassung: Bestellabwicklung, Nachbesserungen

Bei der Auswertung aller Pflichtenhefte von Telschig an Timeline wurde eine Mängelliste erstellt. Diese wurden durch den Dienstleister geprüft und offene Forderungen aus den Pflichtenheften wurden der Fa. Timeline mitgeteilt und innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums abgeschlossen.

23.12.2004: Zusammenfassung: Katalogaktualisierung

Die Erstellung eines Ersatzteilkatalogs bzw. Ersatzteildokumentes ist in der ersten Variante abgeschlossen. Eine endgültige Lösung kann nur in Zusammenarbeit mit Kunden erfolgen. Da aber zur Zeit von Telschig-Kunden keine Vorgaben/Forderungen hinsichtlich der Ersatzteilkataloge erfolgen. Da die Fa. Timeline im Projekt mit anderen Programmierungen in der Software zu tun hat, wurde dieses Thema zurückgestellt. Für die Ersatzteilkataloge und deren Darstellung im Onlineshop wurde deshalb eine einfachere Lösung entwickelt.

Aufgrund der jetzigen Lösung wurden nicht alle Tagwerke benötigt.

23.12.2004: Zusammenfassung: Abwicklung von Angebotsanfragen

Nach den ersten Funktionstests der Abteilung Verkauf wurde festgestellt, dass die Abteilung Verkauf mehrere Arten von Angebotstexten benötigt. Für Budget-Angebote, Ersatzteilangebot, Lieferscheine und Rechnungen werden kurze Verkaufstexte benötigt. Für Maschinen und Anlagenangebote werden umfangreiche detaillierte Verkaufstexte benötigt. Um die unterschiedlichen Verkaufstexte zu erstellen, ist eine Erweiterung der Standardsoftware notwendig, da dies sonst nicht zu realisieren ist. Dabei wurde durch die Verkaufsabteilung festgesellt, dass mit der ERP-Software keine Textformatierung wie im Word oder Excel möglich ist. Daher wird vor dem Ausdrucken der Angebote eine Schnittstelle geschaffen, um die Dokumente nachzuarbeiten und anschließend erst auszudrucken. Dies wurde in der weiteren Arbeit mit dem Programm wieder rückgängig gemacht, da dies zu aufwändig ist und nicht sichergestellt werden kann, dass Änderungen in beiden Systemen zurückgeschrieben werden.

12.10.2004: Fehlererkennung/Verbesserungen

Bei den Softwaretests wurden folgende Fehler erkannt und wurden teilweise behoben bzw. Verbesserungen werden umgehend durchgeführt:

1. Im Liefererantenstamm/ Kundenstamm muss Mehrwertsteuer-Kennzeichen änderbar sein. (wurde erledigt)

2. Bei den Ersatzteillisten kommt es beim Drucken zu Fehlermeldungen. (wurde erledigt)

3. Keine korrekte Übernahme der Verkaufstexte in die Ersatzteillisten beim Drucken. (wurde erledigt)

4. Zuordnung der verschiedenen Lager erkennt das System nicht ordentlich. Das System muss die Bestände von allen Lagern ermitteln und ggf. Warenbegleitscheine andrucken

5. Beim Abwickeln der BABs werden nicht alle Betriebsaufträge zurückgeschrieben bzw. zurückgemeldet. Daher stimmen die Lagerbestände nicht.

7. Bei Vor-/ Nachkalkulation stimmen die Soll/ IST Zeiten nicht - System rechnet falsch zusammen.

8. Beim Artikeltausch werden nur die Artikelnummern getauscht, aber nicht die Artikeltexte. (wurde erledigt)

9. Übernahme der Würth/ Landefelddaten per openTRANS-Schnittstelle funktioniert noch immer nicht fehlerfrei.

10. Bei den eCl@ss-Nummern in den Sachmerkmalsleisten und deren Zuordnung im Webshop treten immer noch Fehler auf (Zuordnung ob das Teil eine Maschine, Baugruppe oder Ersatzteil/ Kaufteil ist und deren Darstellung). Bei Maschinen, Baugruppen und Ersatzteilen, die keine Kaufteile sind wird, eCl@ss-Nummer angezeigt; bei DIN- und Kaufteilen wird eCl@ss-Nummer unterdrückt.

11. Bei der Erstellung von AB und BABs werden z.Zt. immer noch nicht die Lagerbestände von Langläufern überprüft und ausgewertet. Dies führt zu Fehlermeldungen bei den Lieferterminen in den Auftragsbestätigungen zum Kunden.

12. Probleme bei der Gewichtsermittlung von Artikeln, wenn die Gewichtseinheiten unterschiedlich sind Gramm, Kilogramm
(dazu muss neuer Patch installiert werden).

13. Im Ausdruck "Nachkalkulation" wird der falsche Briefkopf angedruckt. (wurde erledigt)

14. Bei der manuellen Rückmeldung von den Stunden der Mitarbeiter werden die Stunden doppelt verbucht. (wurde erledigt)

15. Fehler in den Kalkulationsergebnissen bei der Nachkalkulation. Fehler erkannt: Beim Zurückschreiben von Arbeitsfolgen werden diese nicht mit übernommen.

30.06.2004: Nachbesserungen

Es wird geprüft ob die aufgelisteten Mängel, die Telschig an die Fa. Timeline gemeldet hat, auch wirklich erledigt wurden bzw. ob noch vorhandene Fehler auf eine neue Mängelliste zu schreiben sind.
Auftretende Probleme: Die Fa. Timeline hatte als Endtermin der Fertigstellung den 30.06.2004 genannt. Zu diesem Zeitpunkt sind aber nur etwa 80% der Arbeiten erledigt. Timeline hat als Aufgabe erhalten einen neuen Zeitplan zu erstellen, bis wann alle restlichen Aufgaben erledigt werden.

22.06.2004: Katalogaktualisierung

Erprobung/ Erstellung der 1. Variante aus dem ERP-Softwareprogramm der Fa. Timeline einen Katalog bzw. Ersatzteildokument im BMEcat-Format zu erstellen.

Auftretende Probleme: Das Bildformat ist nicht einheitlich und ein Teil der Bilder/ Grafikelemente müssen überarbeitet werden (Bildtypen Vorschaubild, Standardbild und Detailbild). Die Bildgröße muss festgelegt werden, da ein Teil der Bilder auch im Online-Shop verwendet werden. Die textliche Darstellung zwischen dem deutschem Text und dem englischen Texten sind sehr unterschiedlich. Auch hier soll ein einheitliches System gefunden werden, da sonst das Standardlayout immer wieder neu angepasst werden muss.

21.06.2004: Abwicklung von Angebotsanfragen

Nach den ersten Funktionstesten in der Abteilung Verkauf wurde festgestellt, dass die Abteilung mehrere Arten von Angebotstexten benötigt. Für Budget-Angebote, Ersatzteilangebote, Lieferscheine und Rechnungen werden kurze Verkaufstexte benötigt. Für Maschinen und Anlagenangebote werden umfangreiche detaillierte Verkaufstexte benötigt.

Auftretende Probleme: Um die unterschiedlichen Verkaufstexte zu erstellen, ist ein "Aufbohren" der Standard-Software notwendig, da dies sonst nicht zu realisieren ist. Dabei wurde durch die Verkaufsabteilung festgestellt, dass mit der ERP-Software keine Textformatierung wie in Word oder Excel möglich ist. Daher wird vor dem Ausdrucken der Angebote eine Schnittstelle zu Word geschaffen, um die Dokumente nachzuarbeiten und anschließend erst auszudrucken.

19.05.2004: Gemeinsame Systemspezifikation / Festlegung der Arbeitsschritte

Aufgrund der durch die Fa. Timeline verursachten Terminverschiebungen wurde festgelegt, dass der Endtermin für die Fertigstellung der Softwareanpassungen der 30.06.04 ist. Des weiteren wurde damit begonnen das Pflichtenheft zu überprüfen und noch offene Aufgaben wurden terminiert.

22.04.2004: Mehrere Arten von Angebotstexten benötigt

Nach den ersten Funktionstests in der Abteilung Verkauf wurde festgestellt, dass die Abteilung Verkauf mehrere Arten von Angebotstexten benötigt. Für Budget-Angebote, Ersatzteilangebote, Lieferscheine und Rechnungen werden kurze Verkaufstexte benötigt. Für Maschinen und Anlagenangebote werden umfangreiche detaillierte Verkaufstexte benötigt.

Auftretende Probleme: Um die unterschiedlichen Verkaufstexte zu erstellen ist ein "aufbohren" der Standard-Software notwendig da dies sonst nicht zu realisieren ist. Dabei wurde aber auch durch die Verkaufsabteilung festgestellt, dass man mit der ERP-Software eine Textformatierung, wie in Word oder Excel gewohnt, nicht möglich ist. Daher wird vor dem Ausdrucken der Angebote eine Schnittstelle zu Word geschaffen um die Dokumente da nachzuarbeiten und anschließend erst auszudrucken.

27.02.2004: Prüfen von Anforderungen

Prüfung der im Pflichten-/ Lastenheft festgeschriebenen Parameter, ob diese erfüllt sind bzw. wo noch nachgebessert und umprogrammiert werden muss.

Auftretende Probleme:
Die Software erkennt noch nicht den Unterschied zwischen einem Angebotstext für die Verkaufsabteilung und dem Bestelltext/ Anfragetext für die Einkaufsabteilung. Bei der Kalkulation von Verkaufspreisen/ Angebotspreisen gelingt die Zuordnung von kundenspezifischen Rabatten/ Preisen noch nicht.

17.12.2003: Abwicklung von Angebotsanfragen

Erstellung von Kalkulationsszenarien, z.B. wie eine Angebotbearbeitung kalkuliert werden soll. Umarbeitung der vorhanden Produktchecklisten in ein EDV-gerechtes Format zur Vermeidung von Mehrfacherfassung von Daten und techn. Details.