Praxisberichte Elektronischer Katalog, Online-Shop, Workflow

Geislingen, Baden Württemberg
Metallbearbeitung, Metallverarbeitung
120 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 13,6 Mio.

"eBusiness-Standards bieten uns die Chance, mit den Großen Geschäfte zu machen! Nur wer sich Ziele setzt, kann sie erreichen."
Das Projekt
Geplant war die Erstellung eines elektronischen Produktkataloges im BMEcat-Format. Die Produkte wurden nach eCl@ss und UNSPSC klassifiziert. Des Weiteren wurde ein Online-Shop an das eigene ERP-System angebunden, so dass unternehmensübergreifende Arbeitsabläufe (z. B. Kundenanfragen) unter Berücksichtigung von Übertragungsstandards elektronisch abgewickelt werden können.
Der Zeitrahmen
Das Projekt startete im April 2003 und wurde im November 2004 abgeschlossen.

Die Zielerreichung und der gesamte Projektablauf werden von dem Unternehmen trotz mittlerer Hemmnisse und sehr hohem Aufwand als gut bezeichnet. Auch wenn es zeitliche Verzögerungen durch zu knappe Zeitplanung gab, sind durch Festpreisvereinbarungen die Kosten im geplanten Rahmen geblieben. Die zeitlichen Verzögerungen waren zum einen darin begründet, dass das Projekt leider häufig dem Tagesgeschäft weichen musste und die Personalressourcen nicht ausreichten. Zum anderen war die Zeitplanung für manche Aufgaben nicht realistisch. So war beispielsweise die Aufbereitung von Stammdaten mit 10 Tagen angesetzt. Tatsächlich vergingen fast 8 Wochen, bis die Daten aufbereitet waren. Dies lag einerseits an der Unterschätzung der Anzahl zu berücksichtigender Artikel. Andererseits mussten mehrere hundert Artikel neu erfasst werden, da die Konsistenz dieser Daten für einen Produktkonfigurator neu geprüft werden musste. Andere Arbeitspakete dagegen liefen schneller und besser ab, als geplant. So konnte das Linux-System für den IT-Konnektor ohne große Probleme installiert und an das Firmennetz angebunden werden. Nach einmaliger Einrichtung des notwendigen Programms konnten die nötigen Änderungen und Anpassungen durch den Dienstleister mittels Fernwartung durchgeführt werden.
Die Informationsbeschaffung und Auswahl des geeigneten eBusiness-Standards (hier eCl@ss und BMEcat) ist dem Unternehmen leicht gefallen. Als Informationsquellen wurden vorzugsweise das Internet und das Wissen des IT-Dienstleisters genutzt. Der Dienstleister konnte das Unternehmen gut beraten, auch wenn er sich erst selbst über eBusiness-Standards informieren musste. Die Motivation, auf eBusiness-Standards zu setzen, erfolgte auf Druck der Großkunden. Unternehmen der Automobilbranche forderten von Niederberger elektronische Kataloge, die nach eCl@ss klassifziert und im BMEcat-Format übertragen wurden.
Das Ergebnis
Die Kundenzufriedenheit hat eindeutig zugenommen. Die Abläufe sind wesentlich schneller und papierloser geworden. Der Umsatz mit einigen Großkunden konnte erheblich gesteigert werden (30%) und die internen Kosten konnten stärker gesenkt werden als geplant.
Die Zukunft
Bei einem nächsten eBusiness-Projekt würde Niederberger mehr personelle Ressourcen vorhalten. Rückblickend hat das Unternehmen durch die gewachsene Firmenstruktur festgefahrene Abläufe aufgebrochen und neu überdacht. Die Abläufe wurden für eine größere Anzahl Mitarbeiter transparent und das Nachdenken über effizientere Abläufe wurde angeregt. (Das Unternehmen plant in näherer Zukunft keine weiteren eBusiness-Projekte.)
Broschüre: "eBusiness-Standards - Umsetzung in der Praxis"
In dieser Broschüre sind die Ergebnisse der eBusiness-Projekte von 12 Industrieunternehmen zusammenfasst. Dazu wird die vollständige Berichterstattung auf einer CD-ROM mitgeliefert. Lesen Sie auch den vollständigen Erfahrungsbericht von Niederberger in dieser Broschüre.
Die Ausgangslage
Katalogdaten werden nur auf Anfrage und in Form von zwei Excel-Dateien im CSV-Format an den Kunden oder dessen Katalogprovider weitergegeben. Dazu werden die Daten vom AS/400 in eine Excel-Datei importiert. Eingehende Bestellungen kommen per Post, Fax, Mail oder per Telefon, wobei Fax das bevorzugte Medium ist. Wenn erwünscht, wird per Fax oder Post eine Auftragsbestätigung erstellt. Lieferscheine werden den Lieferungen beigelegt indem sie entweder im Paket beigelegt oder in einer Klebetasche am Paket angebracht werden. Bei einem einzelnen Kunden müssen Daten über Internet zurückgemeldet werden, ansonsten werden pro Lieferschein Kosten in Rechnung gestellt. Alternativ können die Lieferscheindaten elektronisch übermittelt werden.
Die Zielsetzung
Durch die Einführung von PROCUNET soll eine nachhaltige Basis für zukünftige Ausbaustufen und Anpassungen im Vertrieb geschaffen werden. Der elektronische Datenaustausch von Dokumenten zur Bestellabwicklung besitzt hohe Priorität. Vorgesehen ist die Übermittlung von Bestellungen und Auftragsbestätigungen sowie von Lieferscheinen und Rechnungen. Es handelt sich dabei um klassische EDI-Prozesse, die über das Internet automatisiert abgewickelt werden und keine zusätzlichen Browser-Funktionalitäten benötigen. Darüber hinaus soll ein Web-System geschaffen werden, das den Kunden und dem Außendienst Zugriff auf Artikeldaten, Preise, Verfügbarkeiten etc. gewährt. Diese Informationen sind über Login (Benutzername und Passwort) geschützt und werden personalisiert aufbereitet. In diesem geschützten Bereich kann der Benutzer auch Anfragen absetzen, die in das ERP überspielt werden. Nach der Bearbeitung in der AS/400 werden die erstellten Angebote wieder exportiert und vom Web-System visualisiert.

Arbeitspakete und Meilensteine | Erfahrungen und Ergebnisse | Status geplant |
Arbeitspaket 1: Vorüberlegungen und Ziele definieren |
Druck von Großkunden wird immer stärker Die Forderung nach elektronischen Produktkatalogen in standardisierter Form wird von Großkunden immer größer. Niederberger wird daher einen elektronischen Katalog im BMEcat-Format erstellen und mit zwei Großkunden den elektronischen Datenaustausch starten. Für die effiziente Kleinkundenabwicklung wird ein Online-Shop aufgebaut. mehr Info |
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Kommentar zu AP 1: Zielgruppe für Online-Shop |
Online-Shop: Zielgruppe Kleinkunden Die Praxis zeigt, dass der Online-Shop Kleine und Mittlere Unternehmen als Zielgruppe erreicht. Großkunden wie VW oder Daimler Chrysler wickeln ihre Beschaffung nicht über Online-Shops ab. |
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Arbeitspaket 2: Auswahl des Dienstleisters |
KMU-orientierten Dienstleister gefunden! Für die Wahl des Dienstleisters standen zwei Unternehmen zur Auswahl. Das eher mittelstandsorientierte Dienstleistungsunternehmen, das konkrete Zeit- und Kostenpläne vorlegte, wurde schließlich gewählt. mehr Info |
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Kommentar zu AP 2: Kalkulierbares Risiko |
Entscheidend für die Auswahl des Dienstleisters: Entscheidend für die Auswahl des Dienstleisters war die Kalkulierbarkeit des Risikos und die Ausrichtung des ausgewählten Dienstleisters auf den Mittelstand. |
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Arbeitspaket 3: Test-Kunden auswählen und in Projekt einbinden |
SAP R/3 und Releasewechsel bei Testkunden führt zu Verzögerungen Erste Probleme zeichnen sich ab in der Zusammenarbeit mit den anzubindenden Kunden. mehr Info |
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Arbeitspaket 4: Erstellung des Pflichtenhefts |
Pflichtenheft rechtzeitig erstellt Die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister war für die Pflichtenhefterstellung unabdingbar und funktionierte reibungslos. Problematisch war die Verwendung unterschiedlicher MS-Word-Versionen. mehr Info |
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Arbeitspaket 5: Einführungsworkshop |
Angst um Arbeitsplatz durch eBusiness Die Vertriebsmitarbeiter standen der neuen eBusiness-Lösung kritisch gegenüber und fürchteten um ihre Arbeitsplätze. Diese Ängste konnten jedoch frühzeitig ausgeräumt werden. mehr Info |
17.06.2003![]() ![]() ![]() ![]() ![]() |
Arbeitspaket 6: Angebote für Hard- und Software einholen |
Angebote für Vertriebs-PCs eingeholt Da der Vertrieb ungenügend mit Personal Computern ausgestattet ist, wurden Angebote für entsprechende Hard- und Software eingeholt. Außerdem wurde ein Angebot für einen PC für den IT-Konnektor eingeholt. mehr Info |
30.06.2003![]() ![]() ![]() ![]() ![]() |
Meilenstein 1: Vorüberlegungen, Pflichtenheft |
Test-Kunden eventuell problematisch Bei der Zusammenarbeit mit den gewählten Test-Kunden kann es zu Schwierigkeiten kommen, da dies mehr Zeit in Anspruch nimmt, als geplant. mehr Info |
30.06.2003![]() ![]() ![]() ![]() ![]() |
Arbeitspaket 7: Definition der Stamm- und Bewegungsdaten sowie der EDI-und Export-Schnittstellen |
Definition der Stamm- und Bewegungsdaten abgeschlossen Die ersten Schnittstellenformate wurden mit zwei Kunden abgestimmt. Dabei kam es zu zeitlichen Verzögerungen, da die Vorarbeiten bei den Stammdaten weitaus mehr Aufwand verursachten als geplant. mehr Info |
31.07.2003![]() ![]() ![]() ![]() |
Arbeitspaket 8: Datenaufbereitung in der AS400, Erfassung der Stammdaten, Produktklassifizierung |
Stammdatenbearbeitung sehr arbeitsintensiv Auf der AS/400 wurden die Stammdaten erweitert. Da im Bereich der Stammdaten erhebliche Defizite bestanden (keine Merkmale vorhanden), musste hier mehr Arbeit geleistet werden als geplant. mehr Info |
30.09.2003![]() ![]() ![]() ![]() ![]() |
Arbeitspaket 9: Umsetzung der Import- und Exportprozesse |
Import- und Exportprozesse planmäßig abgeschlossen Die notwendigen Schnittstellenprogramme auf der AS/400 wurden im August 2003 erstellt. Die Aufarbeitung der Merkmale wurde erheblich unterschätzt. mehr Info |
31.08.2003![]() ![]() ![]() ![]() ![]() |
Meilenstein 2: AS400 (Anbindung des ERP-Systems) |
Anbindung an ERP-System unterschätzt Der Aufwand für die Aufbereitung der Stamm- und Bewegungsdaten wurde erheblich unterschätzt. Die gewachsenen Strukturen in der Preisfindung und die Datenpflege im ERP-System in der Vergangenheit erschwerten die Darstellung und Verarbeitung der Daten im Online-Shop. |
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Arbeitspaket 10: Konfiguration der Plattformbasis und Installation des IT-Konnektors |
Grundsystem, IT-Konnektor installiert Bei dem Dienstleister wurde das Grundsystem installiert und bei Niederberger der IT-Konnektor. mehr Info |
30.06.2003![]() ![]() ![]() ![]() ![]() |
Arbeitspaket 11: Anpassung der Firewall und Internetverbindung |
Schutz vor fremden Angriffen gewährleistet Im Juni 03 wurde eine Firewall eingerichtet, um den Schutz vor Angriffen von außen zu gewährleisten. |
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Meilenstein 3: Grundsystem |
Meilenstein ohne Verzögerungen abgeschlossen |
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Arbeitspaket 12: Konfiguration des EDI-Moduls |
EDI-Modul eingerichtet und konfiguriert Die Einrichtung und Konfiguration des EDI-Moduls auf dem Server des Dienstleisters wurde von IT-Informatik vorgenommen. mehr Info |
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Arbeitspaket 13: Abstimmung und Umsetzung der Prozessschnittstellen Bestellung, Auftragsbestätigung, Rechnung |
Prozessschnittstellen abgestimmt und umgesetzt Die Umsetzung und Abstimmung der erforderlichen Schnittstellen zur Übermittlung von Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen wurde in Zusammenarbeit mit dem Dienstleister durchgeführt. mehr Info |
31.07.2003![]() ![]() ![]() ![]() ![]() |
Arbeitspaket 14: Abstimmung und Umsetzung der Transaktionsschnittstellen Bestellung, Auftragsbestätigung, Rechnung mit Kunde 1 und Kunde 2 |
Transaktionsschnittstellen abgestimmt und umgesetzt Für die Transaktionsschnittstellen zwischen den unterschiedlichen Systemen der Geschäftspartner wurden die Inhalte der zu versendenden Geschäftsdokumente gemeinsam mit den Testkunden festgelegt. Die Umwandlung der Formate erfolgt über den IT-Konnektor. Entsprechende Anpassungen wurden durch den Dienstleister vorgenommen. mehr Info |
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Arbeitspaket 15: Test des Datenaustausch mit Kunde 1 und 2 von Bestellung, Auftragsbestätigung, Rechnung |
Unvorhergesehene Entwicklung Die Übernahme von elektronischen Bestellungen ist komplexer als erwartet. mehr Info |
30.09.2003![]() ![]() ![]() ![]() ![]() |
Meilenstein 4: EDI |
Meilenstein abgeschlossen Übernahme von Kundendaten hat unerwartete Probleme aufgeworfen. |
30.09.2003![]() ![]() ![]() ![]() ![]() |
Arbeitspaket 16: Detailfunktionalitäten und Definition der Stammdatenschnittstelle für Kunden- und Produktdaten |
Stammdatenschnittstelle definiert Im Oktober 03 konnte - mit achtwöchiger Verzögerung - der Stammdatenexport realisiert werden. mehr Info |
31.10.2003![]() ![]() ![]() ![]() |
Arbeitspaket 17: Umsetzung des Stammdaten-Imports und des Bestelldaten-Exports |
Datenerfassung arbeitsintensiv Unerwartet hoher Arbeitsaufwand ist für die Erfassung der Artikeldaten und Merkmale entstanden, da die Artikel sehr lückenhaft angelegt wurden. mehr Info |
30.11.2003![]() ![]() ![]() ![]() ![]() |
Arbeitspaket 18: Design-Vorgaben für das Layout des Shops entwickeln |
Anpassung des Designs aufwändig Das Design des Shops wurde auf das Design der neuen Firmenwebsite angepasst. Sehr aufwändig war die Darstellung der Präsentation des Kataloges. mehr Info |
31.10.2003![]() ![]() ![]() ![]() |
Arbeitspaket 19: Konfiguration und Anpassung des Basis-Shops auf Niederberger-Design und -Anforderungen |
Konfiguration und Anpassung abgeschlossen Im November 03 wurde der Shop an die firmenspezifischen Anforderungen angepasst. Dabei orientierte sich Niederberger an dem Layout und Aufbau des bisherigen Papierkatalogs. mehr Info |
30.11.2003![]() ![]() ![]() ![]() ![]() |
Arbeitspaket 20: Test des Shop- und Informationssystems (Web-Funktionalität und Anbindung der AS400) sowie Schulung der Mitarbeiter |
Schulung ohne Probleme durchgeführt Kleinere Probleme bei Funktionstests konnten schnell behoben werden. Die Einweisung der Mitarbeiter in die Shop-Funktionalitäten verlief reibungslos. mehr Info |
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Meilenstein 5: Online-Shop |
Verlinkung von Shop und Website problematisch Da der Programmierer der Firmenwebsite von Niederberger nicht mehr zur Verfügung steht, ist die Verlinkung mit dem neuen Shop problematisch. mehr Info |
31.10.2004![]() ![]() ![]() ![]() ![]() |
Arbeitspaket 21: Konfiguration des Katalogdaten-Moduls mit Bereitstellung des Supplier Self Service (selbständige Exporte) und Schulung |
Kunden wünschen individuelle elektronische Kataloge Die einfache Umsetzung des gesamten elektronischen Produktkataloges aus dem Online-Shop ist für Kunden nicht sinnvoll. Sie benötigen lediglich Kataloge mit den für sie relevanten Produkten. mehr Info |
31.10.2004![]() ![]() ![]() ![]() |
Arbeitspaket 22: Entwicklung der Pflegemasken für zusätzliche Marketing-Texte und Artikelbilder oder Datenblätter |
Pflegemasken entwickelt Der Dienstleister entwickelte Eingabemasken, um zusätzliche Texte und Grafiken in elektronische Kataloge einzupflegen. mehr Info |
31.10.2004![]() ![]() ![]() ![]() ![]() |
Arbeitspaket 23: Umsetzung des BMEcat-Exports |
Shopstruktur für Produktkataloge für Großkunden nicht sinnvoll Die einfache Umsetzung des gesamten elektronischen Produktkataloges aus dem Online-Shop ist für Kunden nicht sinnvoll. Sie benötigen lediglich Kataloge mit den für sie relevanten Produkten. Der elektronische Katalog wurde nach eCl@ss 4.0 klassifiziert und wird im BMEcat-Format bereitgestellt. mehr Info |
31.10.2004![]() ![]() ![]() ![]() |
Meilenstein 6: elektronische Kataloge |
eKataloge können erstellt werden Ursprünglich war geplant, die Kataloge in ihrer Gesamtheit zu exportieren. Die Kunden wollten jedoch auf sich zugeschnittene Katalogdaten mit ihrer eigenen Struktur und ihren eigenen Artikeln. Lösung: Für jeden Kunden kann eine eigene Katalogstruktur definiert werden. Dieser können dann beliebige Artikel zugeordnet werden. |
31.10.2004![]() ![]() ![]() ![]() ![]() |
Kommentar zu M 6: Shop-Struktur für elektronische Kataloge |
Kunden wünschen individuelle elektronische Kataloge In der Praxis zeigt sich, dass Kunden individuell zugeschnittene elektronische Produktkataloge wünschen, um diese in ihre elektronischen Beschaffungssysteme einzupflegen. mehr Info |