Praxisberichte Elektronischer Katalog, Online-Shop

Wuppertal, Nordrhein-Westfalen
Metallbearbeitung, Metallverarbeitung
17 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 3,25 Mio.

"Der entscheidende innovative Schritt in Richtung FREUNDlicher Kundenservice mit Hilfe eBusiness ist mit sehr positiver Resonanz erfolgt."
Das Projekt
Geplant war die Erstellung eines nach eCl@ss und BMEcat klassifizierten elektronischen Produktkataloges, einer Online-Vertriebslösung (Online-Shop) und eines Internetkommunikationsforums für Vertrieb und Kunden sowie die medienbruchlose Anbindung an das bestehende Warenwirtschaftssystem.
Der Zeitrahmen
Das Projekt startete im April 2003 und wurde im Dezember 2004 abgeschlossen.

Der Projektablauf wird vom Unternehmen nur als akzeptabel bewertet, da der Aufwand und die Hemmnisse im Unternehmen hoch waren. Trotzdem ist die Zielerreichung des Gesamtprojekts gut. Das Projekt musste aufgrund der relativ dünnen Personaldecke häufig dem Tagesgeschäft weichen, was insbesondere bei Krankheits- und Urlaubszeiten zu Beeinträchtigungen in der Projektarbeit führte. Der Datenimport aus der bisherigen Katalogdatenbank Filemaker funktionierte nicht. Deshalb mussten alle Katalogtexte, auch die Texte in Englisch und Französisch, überarbeitet werden. Dieser Arbeitsaufwand war nicht einkalkuliert worden und wurde während der Urlaubszeit von einem zusätzlich befristet eingestellten Mitarbeiter durchgeführt. Des Weiteren hatte das Unternehmen Schwierigkeiten mit einem seiner IT-Dienstleister: Es wurden z.B. sämtliche (ca.1.000) Fotos in einer im Internet nicht verwertbaren Auflösung konvertiert, wodurch zwei Wochen Mehraufwand entstanden. Durch Terminverzögerungen des IT-Dienstleisters wurden zudem dringend benötigte Schnittstellen und Shopanpassungen erst mit mehrmonatiger Verzögerung fertig gestellt. Es wurde ein anderer IT-Dienstleister zur Lösung der Probleme in das Projekt eingebunden.
Die Informationsbeschaffung und Auswahl des geeigneten eBusiness-Standards (hier eCl@ss und BMEcat) ist dem Unternehmen nicht leicht gefallen. Verbände und IT-Dienstleister waren diesbezüglich wenig Hilfe. Als Informationsquelle wurde das Internet erfolgreich genutzt. Es wurde eine EDIFACT-XML Schnittstelle eingerichtet und wieder deaktiviert, da das Unternehmen feststellen musste, dass das XML-Format providerabhängig abweichen kann und somit z.Zt. für den Unternehmenseinsatz nicht zu gebrauchen ist. Der Pflege- und Aktualisierungsaufwand kommender eCl@ss-Versionen kann heute noch nicht abgeschätzt werden
Das Ergebnis
Die gesamte Stammdatenpflege wurde vereinfacht und komfortabler, das Katalogwesen weitgehend automatisiert. Des Weiteren wird durch das neue Kundensystem der Kundendialog nachhaltig erleichtert. Durch die zusätzliche Einbindung unserer Artikelstammdaten- und Bestandsdaten stehen alle relevanten Daten gleichzeitig dem Verkauf und Einkauf zur Verfügung. Das Unternehmen kann dadurch interne Kosten senken und Kunden effizienter betreuen. Die Zugriffszahlen des Online-Shops sind im ersten Jahr bereits gestiegen. Es konnte nach einem Dreivierteljahr eine Umsatzsteigerung festgestellt werden.
Die Zukunft
Bei einem nächsten Projekt würde das Unternehmen die Kosten- und Zeitplanung etwas weiter gestalten. P.F. Freund verfügt jetzt über mehr Erfahrung in der Abwicklung eines entsprechenden Projektes. Des Weiteren würde das Unternehmen für eine konsequentere und permanente Erfolgskontrolle innerhalb der Projektabschnitte sorgen, so dass auch die Arbeiten der IT-Dienstleister stärker kontrolliert werden können.
In näherer Zukunft sind keine neuen eBusiness-Projekte geplant. Trotzdem können zukünftig Kundenanforderungen nach standardisierten Katalogen und elektronischen Produktinformationen sofort erfüllt werden.
Broschüre: "eBusiness-Standards - Umsetzung in der Praxis"
In dieser Broschüre sind die Ergebnisse der eBusiness-Projekte von 12 Industrieunternehmen zusammenfasst. Dazu wird die vollständige Berichterstattung auf einer CD-ROM mitgeliefert. Lesen Sie auch den vollständigen Erfahrungsbericht von P. F. Freund in dieser Broschüre.
Die Ausgangslage
Freund produziert 40 Prozent seiner Handwerkzeuge in Eigenfertigung am Standort Wuppertal. Handelswaren werden von deutschen oder internationalen Herstellern zugekauft. Der Verkauf erfolgt über den Groß- und Fachhandel in Deutschland und über Handelsvertreter in Deutschland, Österreich und Dänemark. Die Geschäftsprozesse laufen auf herkömmlichem Wege ab. Das Unternehmen nutzt keine eBusiness-Standards und bearbeitet den Großteil der notwendigen Arbeitsschritte manuell. Die technische Basis bildet ein individuell programmiertes Warenwirtschaftssystem. Es existieren zwei voneinander getrennte Datenbanken, die zu doppelten Erfassungen und hohem Datenpflegeaufwand führen.
Die Zielsetzung
Organisatorische Veränderungen im Unternehmen sind nicht erforderlich. Zur Steigerung der Internet- und eBusiness-Kompetenz werden alle involvierten Mitarbeiter geschult. Zukünftig werden Doppelerfassungen und fehlende Schnittstellen zwischen verschiedenen Datenbanken vermieden, da nur noch eine Datenbank eingesetzt wird. Um weltweit agieren zu können, werden die FREUND-Produkte nach einem Standard klassifiziert und es wird eine standardisierte Schnittstelle zur Übertragung von elektronischen Dokumenten eingerichtet. Die geplanten eBusiness-Anwendungen werden hauptsächlich mit kostenfreien Open-Source-Produkten umgesetzt. Außerdem wird ein neuer Linux-Server angeschafft.

Arbeitspakete und Meilensteine | Erfahrungen und Ergebnisse | Status geplant |
Arbeitspaket 1: Vorüberlegungen und Pflichtenheft |
Pflichtenhefterstellung schwierig Das Pflichtenheft konnte gemeinsam mit externen Dienstleistern erstellt werden. Allerdings stellte sich die Erarbeitung als komplizierter und schwieriger heraus, als erwartet. mehr Info |
26.06.2003![]() ![]() ![]() ![]() ![]() |
Arbeitspaket 2: Interne Bestandsaufnahme |
Kundenbeziehungen, Arbeitsabläufe und Datenbestände erfasst Es wurden Kundenbeziehungen, Arbeitsabläufe, einzusetzende Tools und bestehende Datenbestände erfasst, die auf einer gemeinsamen Datenbank zusammengefasst werden sollen. mehr Info |
31.05.2003![]() ![]() ![]() ![]() ![]() |
Arbeitspaket 3: Entwicklung Grobkonzept, Festlegung von Lösungen |
Fachhandel berücksichtigen! Bei der Entwicklung eines Grobkonzeptes und der Entscheidung über grundlegende Lösungen, wurde die Fachhandelproblematik deutlich. mehr Info |
30.06.2003![]() ![]() ![]() ![]() ![]() |
Meilenstein 1: Vorarbeiten und Pflichtenheft |
Vorarbeiten mit vierwöchiger Verzögerung abgeschlossen Der zeitliche Mehraufwand, der für die Vorarbeiten und die Entwicklung des Grobkonzepts aufgewendet wurden, sollen sich auf die weitere Entwicklung des Projekts positiv auswirken, da hiermit die Basis für das gesamte Projekt geschaffen wurde. mehr Info |
30.06.2003![]() ![]() ![]() ![]() |
Arbeitspaket 4: Ausarbeitung Feinkonzept |
Intensive Zusammenarbeit mit Dienstleistern Die Ausarbeitung eines Feinkonzeptes gestaltete sich als arbeitsintensiver als erwartet. Es wurden detailliert mögliche Shop-Funktionalitäten, unterschiedliche Programmiersprachen, das Shoplayout und weiter Details diskutiert. mehr Info |
15.10.2003![]() ![]() ![]() ![]() |
Arbeitspaket 5: Definition der internen eBusiness-Lösung |
Wahl der Software für Online-Shop getroffen Nachdem die interne eBusiness-Lösung definiert wurde, konnte auch die Wahl der Online-Shop-Software getroffen werden. Diese muss entsprechend der firmenspezifischen Anforderungen angepasst werden. mehr Info |
15.09.2003![]() ![]() ![]() ![]() |
Meilenstein 2: Feinkonzept |
Ausarbeitung des Feinkonzepts und Definition der internen Lösung zeitintensiv Sowohl die Ausarbeitung des Feinkonzepts als auch die Definition der internen eBusiness-Lösung gestalteten sich in der Realität als zeitaufwändiger als geplant. |
15.10.2003![]() ![]() ![]() ![]() |
Arbeitspaket 6: Realisierung und Design |
Unerwartete technische Probleme führen zu Zeitverlusten Unerwartete Komplikationen bei der Programmierung, Stabilitätsprobleme beim Server und hoher Arbeitsaufwand bei der Bildbearbeitung digitaler Produktfotos verzögerten die bisherige Arbeit der Realisierung. mehr Info |
30.11.2004![]() ![]() ![]() ![]() ![]() |
Arbeitspaket 7: Datenintegration und Modelling |
Ungenügende Datenpflege der Vergangenheit Bei der Zusammenführung von Datenbeständen verursachte schlechte Datenpflege der Vergangenheit unerwarteten Arbeitsaufwand. Dagegen konnte das neue CRM-System in kurzer Zeit implementiert und getestet werden. mehr Info |
30.09.2004![]() ![]() ![]() ![]() |
Kommentar AP 7: Einführung von eCl@ss |
Klassifikationsstandard Die Produktdaten von Freund wurden entsprechend dem Klassifikationsstandard eCl@ss aufbereitet und klassifiziert. mehr Info |
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Arbeitspaket 8: Schnittstellenprogrammierung |
XML-basiertes Edifact erfordert hohen Implementierungsaufwand Die Implementierung eines XML-basierten Edifacts erfordert höheren Arbeitsaufwand als zuvor angenommen. Die Effizienz des Standards konnte noch nicht abschließend eruiert werden. mehr Info |
30.11.2004![]() ![]() ![]() ![]() |
Arbeitspaket 9: eBusiness Integration und Anbindung |
Customizing der Shop-Software abgeschlossen Das Customizing der Online-Shop-Software wurde durchgeführt. Anpassungen an Layout und Anforderungen von Freund erforderten hohen zeitlichen Aufwand der Dienstleister. Zudem gestaltete sich die Übersetzung der Texte ins Französische als schwierig. mehr Info |
30.11.2004![]() ![]() ![]() ![]() |
Kommentar zu AP 9: Apache-Webserver |
Anhaltende Stabilitätsprobleme Anhaltende Performance- und Stabilitätsprobleme des Webservers. Es wurde ein Downgrading auf den Apache 1.3.28 (mit SSL Unterstützung) vorgenommen. mehr Info |
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Meilenstein 3: Programmierung und Installation |
Zeitverzögerungen konnten nicht aufgeholt werden Mit Verzögerungen von einem Jahr konnte der Meilenstein endlich abgeschlossen werden. mehr Info |
30.11.2004![]() ![]() ![]() ![]() |
Kommentar zu M 3: Zeitverzögerungen |
Ursachen für Zeitverzögerungen sind vielfältig Der Aufwand für die Migration der Datenbestände wurde erheblich unterschätzt - nicht zuletzt durch die bisher mangelhafte Datenpflege. Zusätzlich gestaltete sich die Freischaltung einer DSL-Leitung als problematisch. mehr Info |
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Arbeitspaket 10: Produktabnahme, Installation und Einführung |
Server installiert Der Server und die notwendigen Softwareprogramme konnten bereits installiert werden. Die Freischaltung des Echtsystems (Online-Shop und Internetpräsenz) erfolgte mit einjähriger Verspätung. mehr Info |
31.12.2004![]() ![]() ![]() ![]() |
Arbeitspaket 11: Handbücher und Schulung |
Benutzerhandbücher erstellt, Schulungen durchgeführt Verschiedene Handbücher für Benutzer und Adminstratoren wurden erstellt. Die Systeme wurden in der Praxis getestet und geschult. mehr Info |
31.12.2004![]() ![]() ![]() ![]() |
Arbeitspaket 12: Tests und Protokolle |
Alle Tests abgeschlossen Bei laufenden Tests zeigte sich umfangreicher Anpassungs- und Änderungsbedarf. mehr Info |
31.12.2004![]() ![]() ![]() ![]() |
Meilenstein 4: Integration, Test und Schulung |
Shop freigeschaltet Bis Ende 2004 wurden alle notwendigen Arbeiten für die Produktivsetzung des Shops für Freund abgeschlossen. Die Schulung der internen Nutzer ist erfolgt. Die erstellten und angepassten Anwendungen wurden in die bestehende Systemlandschaft bei Freund integriert. Der Shop wurde am 30.12.2004 im Internet frei geschaltet. |
31.12.2004![]() ![]() ![]() ![]() |