Arbeitspaket 1 Vorüberlegungen und Pflichtenheft
Durchführung geplant für Mai 2003
Start 01.04.2003
Ende 26.06.2003
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Pflichtenhefterstellung schwierig
Das Pflichtenheft konnte gemeinsam mit externen Dienstleistern erstellt werden. Allerdings stellte sich die Erarbeitung als komplizierter und schwieriger heraus, als erwartet.
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Das Pflichtenheft wurde gemeinsam mit den Dienstleistern erarbeitet. Durch die Erarbeitung wurden neue Lösungsansätze aufgedeckt. Zum Beispiel wird überlegt, ob nur die Fachhändler einen Zugangcode zu dem Shop erhalten und die Endverbraucher den Online-Auftritt nur als elektronischen Katalog nutzen sollen. Dagegen spricht , dass es hauptsächlich für Endverbraucher im allgemeinen üblich ist, via Internet zu bestellen. Ein großes Problem stellt die Vermarktung der FREUND-Produkte über den Fachhandel dar. Der Fachhandel darf nicht den Eindruck gewinnen, dass er umgangen wird oder dass die Endverbraucher gleiche Konditionen erhalten. Einige Lösungsansätze sollen in den folgenden Monaten diskutiert werden.
Zur Pflichtenhefterstellung wurde auf die Unterstützung des Projektmanagements von PROZEUS (Mitarbeiter der IW Consult)zurückgegriffen. In einer Veranstaltung wurde das erstellte Pflichtenheft und der darauf basierende Projektplan. Das sich aus den Rückfragen und der Diskussion ergebende Feedback wurde aufgenommen.
Geschäftsführung und Dienstleister sind den bisherigen Stand des Pflichtenheftes durchgegangen. Dabei wurde sichtbar, dass in weiten Teilen noch ein umfassender Detailierungsbedarf herrscht. Die Planung der Projektphase sowie die damit zusammenhängende Budgetplanung mussten nahezu komplett überarbeitet werden.
Die Erarbeitung des Pflichtenheftes ist für den Projektleiter sehr schwierig. Es fällt auch den internen Mitarbeitern im Hause FREUND sehr schwer die geforderten Informationen zu formulieren und die Ziele sowie die Umsetzung des Projektes konkret niederzuschreiben.
Alle Projektteilnehmer arbeiteten an dem Pflichtenheft. Leider wurden die erarbeiten Pflichtenhefte nicht immer jedem Mitarbeiter zugesandt. So passiert es, dass wichtige Ausarbeitungen im aktuellen Pflichtenheft fehlten und unrelevante Dinge noch in der aktuellen Version standen.
- Vorteil: Die Gefahr, dass der Fachhandel sich umgangen fühlt, weil eine Direktvermarktung befürchtet wird, ist umgangen. (eventuelle Auslistung)Nachteil: Ein Internetauftritt ohne Bestellmöglichkeit wird eventuell auf Dauer seltener genutzt wird.Die Bestellungen müssen nach altem Prinzip (Fax, Telefon) getätigt werden. Trotz Datenpflegeaufwand keine Arbeitserleichterung.
In einer Sitzung mit der Geschäftsführung und externen Dienstleistern wurden verschiedene Shoplösungen vorgestellt und durchgesprochen. Die ersten Vorüberlegungen wurden noch nicht abgeschlossen. FREUND möchte eine Shop-Lösung einsetzen, die innovativ ist und von einem Mitarbeiter im Hause gepflegt werden kann. Es wird das Für und Wider abgewogen, ob ein Shop oder ein elektronischer Katalog (ohne Bestellfunktion) erstellt wird. Die Tendenz geht in Richtung Shop, weil alle Teilnehmer befürchten, dass das Interesse an der Website verlorengeht, wenn nicht elektronisch bestellen werden kann. Alle Teilnehmer werden sich künftig verstärkt mit andenen Shops und Internetauftritten kritisch auseinander setzen. Die Teilnehmer sehen sich verstärkt Shoplösungen anderer Unternehmen an.
Zur Zeit gehen Bestellungen bei FREUND per Fax oder telefonisch ein. Bei telefonischen Bestellungen entstehen häufig Fehler, da Mengen oder Artikelnummern falsch verstanden werden. Die Rücksendungen oder Nachsendungen gehen dann zu Lasten von FREUND. Kunden bestellen vorzugsweise telefonisch, da ihnen die Fax-Bestellung zu umständlich ist. Für die Auftragsbearbeitung wäre die schriftliche Bestellung jedoch wesentlich einfacher und klarer. Täglich werden sehr viel Telefonate bezüglich Preisanfragen und Lieferfähigkeiten geführt, wodurch die Mitarbeiter in ihrem Arbeitsablauf unterbrochen werden. Zudem müssen zur Artikelpflege (Anlegen neuer Artikel oder Entfernen unrentabler Artikel) zur Zeit drei Datenbanken parallel gepflegt werden (UNIX, FILEMAKER, Heinze Baudatenbank), was ein erheblichen Arbeitsaufwand bedeutet, der zukünftig umgangen werden soll. Es ist angedacht zukünftig nur noch mit einer Datenbank zu arbeiten, um Fehler zu vermeiden und Mitarbeiter zu entlasten.
Geplant ist, dass Kunden zukünftig alle Artikelinformationen aus dem Internet beziehen können. Außerdem sollen zukünftig die Bestellungen über den FREUND Shop oder per eMail eingehen. In der Werkzeugbranche ist es üblich, dass die Endverbraucher (Dachdecker, Klempner, Zimmerer) sich über Produkte und Neuheiten im Internet informieren und diese auch gegebenenfalls online bestellen möchten. Daher ist das Ziel von FREUND, dass der Fachhandel sowie der Endverbraucher unter Einbindung des Fachhandels über einen Shop die jeweiligen Bestellungen tätigen kann.
