Praxisberichte Online-Shop, eMarktplatz, elektronischer Katalog

Das Unternehmen

Rössler Papier wurde 1937 als Großhandel für Briefpapiere gegründet. In den 40er Jahren wurde mit der eigenen Produktion begonnen. Später wurde das Sortiment um Anzeigenpapiere für Druckereien sowie kommerzielle Briefumschläge und Versandtaschen erweitert. 1999 wurde Rössler Papier neu organisiert. Seitdem internationalisiert sich Rössler Papier, gründete eine Vertriebstochter in den USA und schafft Vertriebsallianzen in allen wichtigen internationalen Märkten. Im Focus von Rössler Papier steht der Privatbedarf an hochwertigen Papierprodukten. Zu den Produkten zählen ein Papierkonzept aus Farben und Artikeln für die private Korrespondenz, die EDV-technische Bedruckung, die kreative Gestaltung; Ordner, Bücher, Photobücher, Ablagen; Briefmappen; Papeterien: konfektionierte Briefpapiere, hochwertige Blocks, Briefumschläge und andere Papiere für den täglichen Gebrauch sowie Trauerpapiere.

Die Ziele

Der eBusiness-Anwendungsbereich als Medium und Bestandteil der Kommunikations-, Informations-, Service-, Distributions- und Marketingpolitik soll eine erhebliche Steigerung der Kundenbindung und -orientierung bewirken. Die zu erreichende eBusiness-Kompetenz wird zum Aufbau eines fortschritt- und kundenbedürfnisorientierten Images sowie zur Stärkung und langfristigen Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens beitragen.

Das Projekt

Das Unternehmen plant die elektronische Abwicklung und Automatisierung der Geschäftsvorgänge durch den Aufbau eines elektronischen Kataloges, eines Online-Shops und die Teilnahme an einem elektronischen Marktplatz. Die Neugestaltung von Prozessen, Verantwortlichkeiten und technischen Hard- und Software-Lösungen soll ein Niveau bei Zuverlässigkeit, Servicegrad und Bearbeitungszeiten erreichen, welches die Position des Unternehmens im Wettbewerb langfristig stärken wird. Der Online-Shop soll eine standortunabhängige zielgerichtete Neukundenansprache und -gewinnung möglich machen. Das Unternehmen wird national und international, rund um die Uhr für seine Kunden erreichbar sein.
Durch den Aufbau eines Customer Relationship Management Systems sollen die Geschäfte mit dem bestehenden Kundenstamm intensiviert werden. Die permanente Erreichbar- und Verfügbarkeit sowie eine Vereinfachung der Wiederholungskäufe wird die Kundenbindung insgesamt erhöhen. Des Weiteren ist geplant, die Kunden individuell anzusprechen sowie kundenspezifische Sortimente zu bilden und kundenspezifische Aktionen/ one-to-one Marketing durchzuführen. Die zu schaffende eBusiness-Plattform wird in eine unternehmerische Multi-Channel-Distributionsstrategie eingebunden.

Der Nutzen

Der Eintritt in den Bereich eBusiness stellt für Rössler Papier, sowohl im Geschäft mit bestehenden Kunden als auch im Neukundengeschäft, ein gesteigertes Absatzpotenzial dar. Die Online-Bearbeitung und -Abwicklung von Kundenbestellungen trägt zu einer Reduzierung von Durchlauf- und Abwicklungszeiten und Verringerung der Fehlerkosten bei. Dies führt zu einer Verbesserung der Wirtschaftlichkeit.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete im April 2003 und wurde im Dezember 2004 abgeschlossen.

Die Ausgangslage

Zu Beginn des Projektes wird bei Firma Rössler Papier noch ein Anfang der 90er Jahre selbstentwickeltes Warenwirtschaftssystem eingesetzt. Diese Software läuft auf einem Unix-Server. Im Unternehmen wird ein Onlineshop-Vertrieb aufgebaut, der das traditionelle Geschäft unterstützen wird. Da bei Rössler derzeit nur wenige Prozesse elektronisch ablaufen, werden hier vergleichbare Prozesse beschrieben, wie sie im Unternehmen stattfinden. Eng verbunden mit dem Aufbau des elektronischen Shops sind die derzeitigen Prozesse der Katalogerstellung und der Auftragsbearbeitung.

Die Zielsetzung

Die Einführung einer in die WWS und in das eCommerce integrierten Katalogdaten-Verwaltung bedingt eine intensive Einarbeitung und Schulung aller involvierten Mitarbeiter der verschiedenen Abteilungen, welche an der Entwicklung und Pflege von Katalog-Artikelstammdaten mitwirken. Durch Einführung eines Online-Shops für Vertrieb (Katalogerstellung/ Auftragsanbahnung) und des "Customer-Relationship-Managements" (Kundenmanagement) werden sowohl Änderungen im Prozeßablauf als auch in der Organisation des Unternehmens notwendig. Nach Ende der Einführung der eBusiness-Anwendungen werden im Bereich der Technik sowohl auf Seiten der Software als auch hardwareseitig umfangreiche Änderungen bei Rössler realisiert worden sein.

Das Projekt

Geplant war die Erstellung eines elektronischen Produktkataloges, eines Online-Shops und Teilnahme an einem elektronischen Marktplatz ("PBS-Easy"). Die Produktdaten für den elektronischen Produktkatalog wurden nach eCl@ss klassifiziert und im BMEcat-Format zur Teilnahme an Marktplätzen und für den Online-Shop bereitgestellt. Des Weiteren wurde die Anbindung an den SINFOS-Datenpool (seit dem 14.01.2008 SA2 Worldsync) geschaffen.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete im April 2003 und wurde im Dezember 2004 abgeschlossen.

Der Projektablauf wird vom Unternehmen nur als akzeptabel bewertet, da der Aufwand relativ hoch war. Trotzdem ist die Zielerreichung des Gesamtprojekts gut. Problematisch waren die fehlenden Ressourcen: auf bereits ausgelastete Mitarbeiter wurden zusätzlich Aufgaben aus dem Projekt verteilt. Da die ursprünglich geplanten personellen Ressourcen nicht ausreichten, wurden im Laufe des Projekts weitere Mitarbeiter hinzugezogen. Einfacher als geplant gestaltete sich die Erstellung von BMEcat-Katalogen: hier existierte bereits eine Standardfunktionalität im ERP-System, so dass der BMEcat-konforme Produktkatalog einfach automatisch erstellt werden konnte.

Den größten Aufwand verursachte die Erstellung von digitalen Produktfotos. Da der elektronische Katalog im Internet zur Verfügung gestellt werden sollte, mussten für jedes Produkt Digitalfotos in unterschiedlichen Größen und Qualitäten erstellt werden. Dieses Arbeitspaket wurde im Vorfeld erheblich unterschätzt, so dass die ursprüngliche Zeitplanung um das vierfache überschritten wurde. Auch die Übersetzung der beschreibenden Produkttexte war schwieriger als erwartet: Durch fehlende Branchenkenntnis konnte die Übersetzungsarbeit nicht von externen Übersetzern durchgeführt werden. Nichtsdestotrotz konnten die Kosten im Projekt im geplanten Rahmen gehalten werden.
Die Informationsbeschaffung und Auswahl des geeigneten eBusiness-Standards (hier eCl@ss und BMEcat) ist dem Unternehmen leicht gefallen. Als Informationsquellen wurden vorzugsweise das Internet und das Wissen des IT-Dienstleisters sowie von Verbänden und Fachliteratur genutzt. Der IT-Dienstleister konnte das Unternehmen gut beraten, auch wenn er sich erst selbst über eBusiness-Standards informieren musste. Kundenanforderungen nach klassifizierten elektronischen Produktkatalogen lagen bereits im Vorfeld vor und wurden auch während des Projekts an das Unternehmen herangetragen. Insbesondere die Erweiterung der Abbildung von Produkten der Papierverarbeitung in eCl@ss wird gefordert. Ein Großhändlerverbund dagegen fordert eine Branchenlösung.

Die Erfahrungen

Die Kundennachfrage konnte weltweit erheblich gesteigert werden. Es wurde außerdem ein Image-Gewinn festgestellt. Die im Pflichtenheft geplanten Kosteneinsparungen zeigen bereist im ersten Jahr nach Projektabschluss erste Wirkungen. Interne Abläufe wurden überarbeitet und konnten in ihrer Effizienz gesteigert werden. Es wurde eine Stelle des "Stammdatenadministrators" geschaffen, der die komplette Produktdatenpflege für elektronische Kataloge und das Internet übernommen hat.

Die Zukunft

Bei einem nächsten eBusiness-Projekt würde Rössler Papier eine Person komplett für das Projekt freistellen. Das Unternehmen plant in näherer Zukunft keine neuen Projekte. Trotzdem können zukünftig Kundenanforderungen nach standardisierten Katalogen und elektronischen Produktinformationen leichter erfüllt werden.

"Zwei auf einen Streich - Mit eBusiness-Standards Konsumgüterwirtschaft und Industrie verbinden"

In dieser Broschüre werden die beiden PROZEUS Dual-Pilotprojekte (Gebrüder Colsman und Rössler Papier) vorgestellt, die sowohl Industrie- als auch Handelskunden beliefern und vor der genannten Problematik standen. Im Rahmen von PROZEUS haben die Unternehmen unterschiedliche eBusiness-Anwendungen umgesetzt, um den Wünschen und Anforderungen sowohl der Handels- als auch der Industriekunden gerecht werden zu können.

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