eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Materialklassifizierung und Produktdatenmanagement in SAP R/3

Schuhmacher Klein
KS Metallbearbeitung GmbH

Spaichingen, Baden-Württemberg
Metallverarbeitung
14 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 1,8 Mio.

www.ks-metall.de

Schuhmacher Klein
Tanja Schuhmacher, Projektleiterin:

"Mit der Einführung eines innovativen Stammdatenmanagements und der Schaffung von E-Business Anwendungen zu Kunden und Lieferanten positionieren wir uns als strategischer Partner. Gleichzeitig werden die Prozesse durch Standards effizienter und wir steigern dadurch unsere Leistungsfähigkeit."

Das Unternehmen

Die KS Metallbearbeitung GmbH wurde 1983 von Herrn Kurt Schuhmacher gegründet und wird von ihm bis heute geführt.
KS-Metall ist spezialisiert auf die Bearbeitung von Aluminium. Aluminium als einer der faszinierendsten Werkstoffe bietet vielfältige Verwendungsmöglichkeiten in allen Branchen, weshalb Kunden in allen Industriezweigen beliefert werden. Neben der Be- und Verarbeitung von Aluminium besitzt das Unternehmen auch die Werkstoff- und Technologiekompetenz für alle weiteren NE-Metalle und Stahl. Das Leistungsspektrum reicht vom Sägen bis zur Montage. Das prozessorientierte Qualitätsmanagementsystem ist nach ISO 9001 zertifiziert und damit Garant für eine minimale Fehlerquote.

Die Ziele

Die Hauptzielsetzung des Projektes liegt in der Entwicklung und Umsetzung einer Materialklassifikation sowie des damit verbundenen Produktdatenmanagements auf Basis der Standardsoftware SAP R/3.

Seit mehreren Jahren hat die Firma KS Metallbearbeitung das Problem, dass die Kundenanforderungen nach elektronischem Datenaustausch über EDI nicht erfüllt werden können. Da die Kunden immer mehr auf integrierte Prozesse und automatisierte Abläufe abheben, sind diese technischen Weiterentwicklungen für die Firma KS Metallbearbeitung außerordentlich notwendig. Auch im Lieferantenbereich wäre der elektronische Datenaustausch bezüglich Prozessgeschwindigkeit und Transparenz unbedingt erforderlich.

Das Projekt

Ausgehend von den Anforderungen seitens Kunden und Lieferanten, am elektronischen Datenaustausch hinsichtlich Produktinformationen sowie elektronischer Geschäftsdokumente teilzunehmen, soll durch die Einführung einer standardisierten Produktklassifikation die Basis gelegt werden, kundenspezifische Anfragen sowie Anfragen auf Basis von Produktdatenstandards nach Produkten effizient beantworten zu können. Kernpunkt des Produktdatenmanagements soll die Produktklassifikation eCl@ss werden. Dabei wird auf diese Standardklassifikation gesetzt, da diese einerseits geeignet ist, die interne Datenklassifikation entsprechend abzubilden und den Austausch von Produktdaten mit Kunden und Lieferanten vereinfacht aber auch die Möglichkeit bietet, im Einzelfall eine effiziente Konvertierung in kunden- oder lieferantenspezifische Produktklassifikationen durchzuführen.

Zur Unterstützung des elektronischen Datenaustauschs mit Kunden und Lieferanten und der damit einhergehenden Sicherung des Kundenbestandes soll untersucht werden, welche Anforderungen Kunden und Lieferanten hinsichtlich des Datenaustausch haben und wie diese optimal unter Nutzung der standardisierten Produktklassifikation sowie des vorhandenen ERP-Systems abgedeckt werden können.

Die Umsetzung der obigen Aktivitäten erfolgt auf Basis von SAP. Obwohl SAP bislang als ERP-System ausschließlich für größere Unternehmen eingesetzt wird, d.h. klassisch ab einer Unternehmensgröße von ca. 1000 Mitarbeitern, kann bei der KS Metallbearbeitung ein kosten- und administrationseffizienter Betrieb durch eine teilweise vorkonfiguriertes System (Template) realisiert werden. Dabei trägt auch die Affinität der Geschäftsführung durch ihre bisherigen Tätigkeiten zu SAP R/3 sicherlich positiv bei. Dabei ist allerdings im Hinblick auf den Einsatz von SAP R/3 bei KMU, wie der KS-Metallbearbeitung, der Einführungsansatz zu beachten.

Der Nutzen

Bei dem hier verfolgten Ansatz wird die Prämisse zugrunde gelegt, dass KMU vielfach keine historisch gewachsenen, komplexen Geschäftsprozesse haben, die unverändert in ein ERP-System übertragen werden sollen und müssen, sondern dass die vorkonfigurierten Geschäftsprozesse des ERP-Systems die meisten Anforderungen unverändert abdecken können. Durch diese Annahme, die sich in der Vergangenheit bei vielen KMU als richtig herausgestellt hat, entfällt die teilweise sehr kostenintensive Anpassung des SAP-Systems an die unternehmensinternen Abläufe.

Dabei ist allerdings zu berücksichtigen, dass nicht alle verfügbaren Module innerhalb des ersten Schrittes eingesetzt werden, sondern eine schrittweise Einführung erfolgt. Dies hat einerseits einen Kostenhintergrund, aber andererseits ist dies damit begründet, dass es keinen Sinn macht, alle Module in einem Schritt einzuführen, da die Mitarbeiter typischerweise überfordert sind, neben dem Tagesgeschäfts sich in alle neuen Funktionen des ERP-System einzuarbeiten. Eine schrittweise Einführung begleitet von entsprechenden Schulungen bringt die Mitarbeiter in die Lage, alle Funktionen des Systems in „verdaulichen“ Schritten zu erlernen und steigert die Akzeptanz des Systems und der damit verbundenen, optimierten Geschäftsprozesse, wie den innerhalb dieses PROZEUS-Projektes betrachteten Auftragsbearbeitungsprozesses.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.04.2009 und hat eine geplante Laufzeit von 7 Monaten.

Die Ausgangslage

Ausgehend von den Anforderungen seitens Kunden und Lieferanten am elektronischen Datenaustausch hinsichtlich Produktinformationen sowie elektronischer Geschäftsdokuments teilzunehmen, soll durch die Einführung einer standardisierten Produktklassifikation die Basis gelegt werden, kundenspezifische Anfragen sowie Anfragen auf Basis von Produktdatenstandards (z.B. eCl@ss) nach Produkten effizient beantworten zu können.

Die Zielsetzung

Da der Einsatz einer Produktklassifikation ihren Vorteil erst im Rahmen korrellierender Geschäftsprozesse entfalten kann, soll ihm Rahmen des Projektes insbesondere der Auftragsbearbeitungsprozess untersucht, analysiert und in Richtung des Einsatzes der standardisierten Produktklassifikation und des elektronischen Datenaustauschs (siehe unten) optimiert werden. Dabei soll untersucht werden, inwieweit der Einsatz von Prozessstandards bzw. Prozessframeworks möglich und sinnvoll ist.

Zur Unterstützung des elektronischen Datenaustauschs mit Kunden und Lieferanten und der damit einhergehenden Sicherung des Kundenbestandes soll untersucht werden, welche Anforderungen Kunden und Lieferanten hinsichtlich des Datenaustausch haben und wie diese optimal unter Nutzung der standardisierten Produktklassifikation sowie des vorhandenen ERP-Systems abgedeckt werden können.

Technik Soll Ks-metall
Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
1 Planungsphase:
Ist-Analyse und Pflichtenhefterstellung
Informationssuche unterschätzt, Abstimmung zeitaufwändig
Die Erstellung der verschiedenen Dokumentationen und die Aufnahme der Ist-Prozesse erwiesen sich zeitaufwändiger als geplant. mehr Info
Apr 2009
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: April 2009
Start: 01.04.2009
Ende: 30.04.2009
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
2 Initialphase:
Produktklassifizierung und Datenbereinigung
Hierarchisches Klassensystem wurde produktiv im SAP angelegt
eCl@ss Ergänzungen liegen zur Prüfung und Abstimmung vor. mehr Info
Nov 2009
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Jun/Jul 2009
Start: 20.04.2009
Zeitverzögerung Ende: 20.11.2009
Stolpersteine Stolpersteine
3 Implementierungsphase:
Installation, Anpassungsprogrammierung, Schnittstellen
Automatische Zuordnung von Zahlungen im System erstellt
Ab Januar 2010 wird komplett auf den elektronischen Kontoauszug umgestellt. mehr Info
Nov 2009
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Aug/Sep 2009
Start: 15.07.2009
Zeitverzögerung Ende: 30.11.2009
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
4 Produktivphase:
Schulungen, Tests und Nachbesserungen
Das Projekt konnte erfolgreich abgeschlossen werden
Die Akzeptanz der Anwender und der erzielte Nutzen übertreffen die Erwartungen des Unternehmens. mehr Info
Dez 2009
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Okt/Nov 2009
Start: 15.09.2009
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2009
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

„Stammdaten in der Aluminiumbearbeitung mit Leichtigkeit managen“

Das Projekt wurde mit geringer Zeitverzögerung erfolgreich abgeschlossen.

Das Ergebnis

Durch die Einführung des Stammdatenmanagements in SAP R/3 und die Verwendung von eCl@ss zur Klassifizierung der Produkte im Rahmen des PROZEUS-Projektes, kann die Firma KS Metallbearbeitung ihren Gesamtprozess integriert, automatisiert und in digitaler Form leben. Optimierungspotential in den internen Unternehmensprozessen sowie in der Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten wurden genutzt, um mit besserer Datenqualität transparente und effiziente Prozesse zu realisieren.

Im Stammdatenbereich wurden alle Materialien (Produkte/Rohmaterial) überarbeitet und im Hinblick auf den Klassifizierungsstandard eCl@ss gepflegt. Weiterhin wurden die produktbezogenen Dokumente wie Fertigungs- und Kundenzeichnungen, Reklamationen oder Werkszeugnisse digital im System hinterlegt. Auch in den Bereichen Kunden- und Lieferantenstamm wurden die prozessrelevanten Daten wie z.B. Lieferhinweise interlegt. Die Konditionspflege ist zeitlich abgegrenzt und im Kreditoren- wie auch im Debitorenbereich lückenlos dokumentiert. Der Gesamtprozess vom Auftragseingang bis zum Controlling wurde im Rahmen des Projektes mit einem hohen Automatisierungsgrad und Standardprozessen abgebildet. Außerdem wurden weitere interne aber zeitaufwändige Nebenprozesse wie Zeiterfassung und Messergebniserfassung durchleuchtet und mit eBusiness-Technologien neu gestaltet.

Das Projekt konnte mit einem Verzug von einem Monat im Rahmen der budgetierten Kosten produktiv gesetzt werden.

Die Erfahrungen

Durch die Unterstützung der externen Beratung war der Einstieg in integrierte Prozesse und die dafür notwendigen und relevanten Stammdaten strukturiert und einfach. Die Definition des Pflichtenhefts sowie des Zeit- und Kostenplans nahm allerdings mehr Zeit in Anspruch als ursprünglich gedacht. Bei der Aufnahme und Überarbeitung der Prozesse entstanden weitere Anforderungen, die im Rahmen des Projektes direkt mit realisiert wurden. Die erfolgreichen Ergebnisse waren während des Projektes bereits sichtbar und spürbar. Für alle Mitarbeiter ist die Umstellung auf integrierte und digitale Prozesse ein großer Schritt, es wurde deshalb in kleinen Paketen und mehrmals geschult.

Die Abstimmung der Klassifizierung nach dem Klassifizierungsstandard eCl@ss war aufwändiger als geplant. In den Produktbereichen der KS Metallbearbeitung ist die Klassifizierung nach eCl@ss nur rudimentär vorhanden und musste mit neuen Merkmalen und Merkmalswerten ergänzt werden. Die Anträge bei eCl@ss zur Erweiterung der vorhandenen Klassendaten wurden gestellt und werden nach aktuellem Stand auch in der nächsten Version berücksichtigt.

Der geplante Terminrahmen für das PROZEUS-Projekt führte zu einer straffen Arbeitsweise, so dass sehr schnell produktiv nutzbare Teilergebnisse entstanden sind. Während der gesamten Projektlaufzeit hatte das Projekt einen festen Platz im Tagesgeschäft der Mitarbeiter und wurde somit auch von allen in seiner Entwicklung beobachtet.

Die Zukunft

Für die Zukunft plant KS Metallbearbeitung weitere eBusiness-Szenarien:

• Einführung von EDI zu Kunden und Lieferanten
Direkte Anbindung der Hauptkunden und –lieferanten für Datenaustausch.

• Scannen von Eingangsrechnungen für die Rechnungsprüfung
Ablage der „Papierrechnungen“ im digitalen Archiv und somit immer Online-Zugriffsmöglichkeit.

• Elektronischer Urlaubsantrag
Antragsstellung der Mitarbeiter direkt im System mit Genehmigungsszenario.

• Digitale Personalakte