eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

2 Initialphase Produktklassifizierung und Datenbereinigung

Durchführung geplant für Jun/Jul 2009
Start 20.04.2009
Ende 20.11.2009

Stand: Nov 2009
abgeschlossen abgeschlossen
Zeitverz?ung Zeitverzögerung
problematischer Verlauf Stolpersteine

Hierarchisches Klassensystem wurde produktiv im SAP angelegt

eCl@ss Ergänzungen liegen zur Prüfung und Abstimmung vor.


Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Juni 2009: Aufnahme von Prozessbeispielen, Produkten und Dokumenten

Arbeitspaket abgeschlossen

Juni 2009
Mit dem Hauptaugenmerk auf Dokumente (Originale) wurde der Gesamtprozess erneut durchleuchtet, neu definiert und damit mehr standardisiert. Für die Originale wurde die künftige Verwendung, der Ablageort und die Bereitstellung im neuen digitalen Prozess festgelegt und eingerichtet. Bei Originalen handelte es sich primär um Kunden- und Fertigungszeichnungen, Prüfanweisungen, allgemeine Kundeninformationen mit Vorschriften zur Verpackung und Qualitätsrichtlinien. Die Arbeitspakete Methodische Erfassung von Prozessbeispielen und Definition Dokumentbearbeitung konnten damit erfolgreich abgeschlossen werden.
Für die weiteren Arbeitspakete Auftragsbearbeitungsprozess, Datenaustauschformate und elektronische Datenaufbereitung, Erfassung und Bereinigung wurden damit wichtige Grundsteine für die zukünftige Umsetzung gelegt.

April 2009
Im Rahmen dieses Arbeitspaketes wurden in einem Workshop die Ist-Prozesse bei KS Metallbearbeitung aufgenommen. Hierbei wurde die komplette Prozesskette von Angebot, Kundenauftrag, Beschaffung, Fertigung bis hin zu Lieferung und Faktura betrachtet. Fokus hierbei lag auf den Stammdaten, Dokumenten und möglichen Datenaustauschszenarien. Sowohl die Ist- als auch die Soll-Prozesse wurden dabei graphisch skizziert. Zielsetzung war ein tiefergehendes Verständnis für die Prozesse und eine einheitliche Basis zu schaffen, um die neuen Prozesse initiieren zu können.
Außerdem wurden alle Produkte aufgenommen und strukturiert, um in einem weiteren Schritt den Abgleich mit den vorhandenen Informationen aus eCl@ss vorzunehmen.

Nov 2009: Elektronische Aufbereitung, Datenerfassung und Bereinigung

Arbeitspaket abgeschlossen

November 2009
Das abschließend definierte hierarchische Klassensystem wurde produktiv im SAP angelegt und dokumentiert. Die Materialstammsätze wurde der jeweiligen Klassifizierungsstufe zugeordnet und die Merkmalsbewertung vorgenommen. Somit steht eine hierarchische Klassensuche nach modifizierten eCl@ss Standard zur Verfügung. Die Merkmalswerte am Materialstamm dienen auch zur exakten Spezifizierung der Produkte zur Kalkulationsunterstützung.
Die eCl@ss Ergänzungen liegen dem Steinbeis Beratungszentrum zur Prüfung und Abstimmung vor.


Oktober 2009
Für Produkt und Komponentenklassifizierung wurde im Testmandant die KS Klassifizierung aufgebaut. Diese besteht aus eCl@ss-Klassen und -Merkmalen sowie aus ergänzenden KS Merkmalen. Im nächsten Schritt erfolgt die Übernahme ins Produktivsystem und die Datenpflege.

September 2009
Für die Produkt- und Komponentenklassifizierung wurden die Anträge an eCl@ss entworfen. Die Ausarbeitung dauerte länger als geplant. Es konnten noch nicht alle Anträge abschließend bearbeitet werden.

August 2009
Bisher erfolgten die Bestellungen in SAP als Textbestellungen. Rohmaterial und Verbrauchsmaterial wurden größtenteils als Materialstämme angelegt und über Einkaufsinfosätze mit den preislich relevanten Informationen zum Lieferanten ergänzt.
Auch bei Lieferanten können Dokumente wie Versand- und Lieferbedingungen als elektronisches Business Dokument abgelegt werden.
Textinformationen können am Materialstamm, am Lieferantenstamm, am Kundenstamm oder am Kundenauftrag angehängt werden und werden automatisch als Pop-Up bei der Auftrags- und Lieferungsbearbeitung angezeigt.

Von den Kunden wurden die für SAP notwendigen Standards (IDocs) Informationen für die Definition der Datenaustauschformate eingeholt und abgestimmt. Hierbei stellt sich heraus, dass es bei einem Kunden zeitliche Probleme gibt und beim anderen Kunden durch Umstrukturierungen und Neuausrichtungen im Moment keine Intention mehr für EDI besteht.

Juli 2009
Für die Produkte und Komponenten, die bei KS Metallbearbeitung eingesetzt werden, wurden die Klassifizierungsanforderungen mit den vorhandenen Klassifizierungen in eCl@ss abgeglichen. Sowohl in den Produkt- wie auch in den Komponentenklassifizierungen sind in den vorhandenen eCl@ss-Klassen die Anforderungen nicht abgedeckt. Deshalb werden im nächsten Projektschritt die Klassifizierungsanforderungen für die Beantragung bei eCl@ss ausgearbeitet und bei der eCl@ss-Geschäftsstelle eingereicht.

Im Auftragsbearbeitungsprozess wurde die endgültige Entscheidung für Lagerproduktion anstatt einer reinen Kundeneinzelfertigung getroffen.

Die Produktpflege wurde erweitert. Es werden jetzt auch Qualitätsmerkmale für eine elektronische Qualitätsrückmeldung erfasst (früher manuell in Excel). Außerdem werden Reklamationsmeldungen ab sofort als elektronisches Dokument zum Materialstamm und Werkszeugnisse zum Kundenauftrag abgelegt.
Damit das Rohmaterial für die Produkte im nächsten Schritt automatisiert bestellt werden kann, wurden an den Produkten die Dispositionssichten gepflegt.
Als Erweiterung des integrierten Produktdatenmanagements werden für neue Produkte ab sofort Kalkulationen in Excel erstellt und zum Materialstamm als Dokument abgelegt.

Mai 2009
Die Stammdaten der aufgenommenen Produkte wurden im ERP-System SAP R/3 überarbeitet, damit der Gesamtprozess bestmöglich automatisiert werden kann. Hierbei wurden besonders die Einstellungen betrachtet, die für die automatisierten elektronischen Prozesse relevant sind.
Produkte wurden zu Produktgruppen konsolidiert, um später schnell und flexibel Merkmalsausprägungen festlegen zu können.
Außerdem wurden zu allen Produkten Zeichnungen (in elektronischer Form) und Standardarbeitspläne verknüpft. Um den Auftragsbearbeitungsprozess zu standardisieren und um schneller zu werden, sollen zukünftig automatisch per eMail alle fertigungsrelevanten Papiere einschließlich aktueller Zeichnung an den Startarbeitsplatz versendet werden. Da viele Kundenzeichnungen bisher per Fax verschickt wurden, wurde eine Faxsoftware installiert, um alle Dokumente elektronisch im .tif Format zu erhalten. Ein weiteres Einscannen entfällt damit.

Aug 2009: Definition Datenaustauschformate

Inhaltlicher Wechsel auf elektronischer Kontoauszug/Zahllauf

Bedingt durch die wirtschaftliche Lage bei den Kunden wurden bei beiden potentiellen EDI-Partnern die Projekte in diese Richtung aufgeschoben. Ein neuer Ansatz für den elektronischen Datenaustausch ist auf Kundenseite derzeit nicht konkret geplant.
In Abstimmung mit den Projektverantwortlichen bei PROZEUS wurde ein inhaltlicher Wechsel vorgenommen. Im Projekt werden nun die Punkte elektronischer Kontoauszug (zur Automatisierung der Buchung von Zahlungseingängen) sowie das Zahlen von Kreditorenrechnungen direkt aus dem ERP-System und die damit verbundene Abschaffung der zusätzlichen manuellen Erfassung, realisiert.