Praxisberichte

Elektronische Bestellung, Rechnung und Verkaufsdatenberichte

	GETRÄNKE-PROFI GmbH & Co. KG Hildesheim, Niedersachsen Getränke 162 Mitarbeiter Jahresumsatz: EUR 29,8 Mio. www.getraenke-profi.com		Uwe Westphal, Geschäftsführer, GETRÄNKE-PROFI: "Bereits heute wird bei den großen Industriepartnern sehr genau geprüft, in welchem Umfang ein Getränkemarktbetreiber zukünftig professionell im Markt aufgestellt ist."
	Partnerunternehmen: Getränke Essmann GmbH www.getraenke-essmann.de

GETRÄNKE-PROFI ist ein im November 1999 gegründetes Unternehmen, dessen Ziel es ist, sich als einer der führenden Getränkemarktbetreiber in Norddeutschland aufzustellen. Das GETRÄNKE-PROFI-Konzept kombiniert größte Auswahl mit guten Preisen, aggressiver Werbung und bequemstem Einkauf.

Der Projektpartner Getränke Essmann ist Getränkefachgroßhändler und Systemlogistiker des organisierten Lebensmitteleinzelhandels für Nordwestdeutschland und Nordrhein-Westfalen.

In dem PROZEUS-Projekt von GETRÄNKE-PROFI sollen die Prozesse im gesamten Unternehmen mit Fokus auf die elektronischen Nachrichten Bestellung (ORDERS) und Rechnung (INVOIC) optimiert werden. Darüber hinaus ist die Einführung eines POS-Datenmanagement geplant. Abverkaufsdatenberichte (SLSRPT) können dabei sowohl intern zur Steuerung der Warenbestände und des Sortiments als auch extern zum Austausch mit Lieferanten eingesetzt werden.

Dringender Lösungsbedarf besteht zunächst in der Optimierung der Rechnungsprüfung (Effizienzsteigerung/ Kosteneinsparung) und Zentralisierung der Bestellvorgänge. Hier ist ein Zustand erreicht worden, bei dem mit den bestehenden Personalkapazitäten und den aktuellen technischen Gegebenheiten ein weiteres Unternehmenswachstum nicht möglich ist. Durch das Projekt sollen die Voraussetzungen für ein stetiges und zukünftiges Wachstum geschaffen werden.

Auf Grund wachsender Marktanforderungen, einer veralteten ERP-Software (Enterprise Ressource Planning) und überlasteter Mitarbeiter, entschied man sich bei GETRÄNKE-PROFI für die Einführung der standardisierten EANCOM-Nachrichtenformate INVOIC (IN), ORDERS (OUT) und SLSRPT. Ausschlaggebend für die Projektdurchführung war die Erkenntnis, dass traditionelle Erfolgsfaktoren (Preis, Sortiment, Standort, Qualität, Service) nicht mehr ausreichen, um ein Fortbestehen des eigenen Unternehmens im Markt langfristig zu sichern. Vielmehr ist eine Konzentration auf neue Erfolgsfaktoren (u. a. Einzigartigkeit, Schnelligkeit, Überraschung, Maßarbeit, Vernetzung) notwendig, da diese Faktoren nicht direkt erkennbar und schwer kopierbar sind.

Das Projektmanagement fokussierte sich primär auf die Lösung der operativen Probleme, um die Abläufe im Tagesgeschäft sicherzustellen. Die Umstellung auf eine elektronische Bestellung und die Einführung des Abverkaufsdatenbericht wurden daher zum Projektende hin terminiert.

Mit der Einführung einer ganzheitlichen EDV-Lösung sollen Rechnungs-, Bestell- und Abverkaufsdaten künftig beleglos mit Dohle und den Top-Lieferanten ausgetauscht werden.

Es wird ein erhöhter Nutzenfaktor in verschiedenen Bereichen erwartet. Erwartete Verbesserungen:

• Massive Einsparungen v. a. im Bereich der Buchhaltung. Es wird mit durchschnittlich 75 % Zeiteinsparung je Prozess- schritt in der Zentrale bei der Bearbeitung der Buchungen gerechnet.

• Durch die Umstellung vom DOS-System, der getrennten Warenwirtschaft und Buchhaltung auf die Windows Ebene wird die eBusiness-Kompetenz nachhaltig gesteigert. Damit wird es GETRÄNKE-PROFI ermöglicht mit den Partnern (Lieferan-ten, Marktforschungsinstituten, etc.) elektronische Daten zu versenden und zu erhalten.

• Verbesserung der Zuverlässigkeit durch Beseitigung von Fehlerquellen durch Doppeleingaben und das Führen von un-terschiedlichen händisch erstellten Controllingunterlagen.

• Zeitnaher Austausch von Daten und zeitnahes Berichtswesen, um wirtschaftliche Entwicklungen, Konsumverhalten, Lie-feranten- und Finanzentwicklung zu beurteilen.

• Interne Informationen: Durch den internen Sales Report werden die Bereichsverantwortlichen in die Lage versetzt, ei-nen zeitnahen Plan-/Ist-Abgleich zu erstellen und kurzfristige und schnelle Entscheidungen treffen zu können. Externe Informationen können durch den Informationsaustausch mit den Lieferanten (Sales Report) eine bessere Steuerung des Warengeschäftes und bessere Positionierung bei den Lieferantengesprächen über Einkaufskonditionen bringen.

Ein positiver Einfluss auf das Einkaufsverhalten beim Endkunden (Verbraucher) oder ein Zusatznutzen für den Endverbraucher wird nicht erwartet.

Das Projekt startete im Juli 2006 und wurde im Februar 2008 abgeschlossen.

Broschüre Getränke-Profi GmbH & Co. KG: "Elektronischer Datenaustausch in der Getränkebranche - Erfolgsfaktor im Wettbewerb" (pdf)