Arbeitspaket 4: Dienstleisterauswahl Gemeinsame Auswahl von Dienstleister und Software
Durchführung geplant für Jul 06
Start Jul 06
Ende Jul 06
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abgeschlossen |
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erfolgreicher Verlauf |
Dienstleister muss Prozesse abbilden können
Der Dienstleister ist in einem vorgelagerten Bewertungsverfahren ausgewählt worden und steht mit Copa-System bereits frühzeitig im Projekt fest.
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Bei der Auswahl des Dienstleisters wurden im wesentlichen qualitative Aspekte berücksichtigt. Erfahrung bei der Einführung getränkespezifische ERP-Systeme, Erfahrung bei der Implementierung von EDI-Nachrichten und Branchenerfahrung waren die wesentlichen Faktoren bei der Auswahl des Dienstleisters.
Das von GETRÄNKE-PROFI erstellte Anforderungsprofil beruht auf den Erkenntnissen der heutigen „di-Computerwarenwirtschaft“ sowie der Buchhaltung „Datev“ und den daraus abgeleiteten Änderungen.
Die Kernelemente gegenüber dem Ist-Stand sind:
• Implementierung der standardisierten EANCOM® Schnittstellen zu externen Partnern
• Anschluss der Warenwirtschaft an die Geschäftsbuchhaltung
• Einbindung aller nach gelagerten Konditionen von der Artikelbewertung bis zur GuV
• Umstellung vom Betriebssystem DOS auf Windows
• Wareneingänge datumsgenau, auch rückwirkend auf das Lieferscheindatum zu erfassen
Zusätzlich zu dem Basisprogramm des Programmanbieters Copa wurden die folgenden vier Ergänzungen gefordert:
• Tresorführung über die Masterkasse zur Bargeldkontrolle mit zeitnaher Entsorgung
• Automatische Leergutbestandsabfrage beim Tagesabschluss zur Vermeidung von Inventurdifferenzen mit ausschließlicher zentraler Auswertung
• Erfassung der Wareneingänge sowohl in der Filiale als auch in der Zentrale
• Bonanalyse von Unregelmäßigkeiten bei Kassiervorgängen (z.B. Leergutbetrug)
Neben der Beauftragung ist ein exaktes Briefing der wichtigste Arbeitsschritt bei der Auswahl der Dienstleister. Je genauer das Briefing, desto geringer ist der Abstimmungsaufwand im Projektablauf. Hier können im Vorfeld zusätzliche Projektkosten vermieden werden.
Die größte Herausforderung stellen hierbei die externe Schnittstellen dar. Hier sollte im Vorfeld unbedingt mit allen Partner die technische Machbarkeit abgeklärt werden. Die pauschale Aussage von Dienstleistern „Das ist Standard, das können wir“ spiegelt nicht immer präzise die wirklichen Zustände. Im Einzelfall kann sich die Anbindung externer Systeme oder Hardware als sehr komplex, zeit- und kostenintensiv erweisen.
Vor Vertragsunterzeichnung sollten:
• Pauschalsummen mit Abschlägen,
• wer welche Kosten trägt und
• eine Kostendeckelung vereinbart werden.
Wichtige Vertragsinhalte:
• Echtstart
• Prozessbeginn
• klassische Schnittstellenproblematik: Dienstleister trägt die Kosten, Nachverhandeln vorher klären
• Implementierung und Einrichtung der Software (bei Standardsoftware ist die Einbindung von anderen Systemteilen nicht automatisch vorgesehen).
Als Orientierungshilfe kann auf den folgenden Formulierungsvorschlag im Bezug auf die Implementierung von Software zurückgegriffen werden: „Lieferung, Installation und Funktionalität“ ist besser als „Installation und Lieferung“
Der Dienstleister muss die Prozesse im Unternehmen abbilden, nicht das Unternehmen die Abläufe der Standardsoftware.
