Arbeitspaket 11 Datenerfassung
Durchführung geplant für Januar 2004
Start 01.04.2004
Ende 20.12.2004
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abgeschlossen |
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Zeitverzögerung |
Vorerst Verzicht auf Erfassung der Stücklisten
Alle Schwierigkeiten, die bislang die Stammdatenerfassung behindert hatten, konnten beseitigt werden.
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Wie im November-Status schon angekündigt, war am Freitag, den 10. Dezember ein ganztägiger Termin mit einem Mitarbeiter von IAS, dem Vertreiber des Canias-Systems in Deutschland, angesetzt. Erfreulicherweise konnte am Ende dieses Tages festgehalten werden, dass praktisch alle Schwierigkeiten, die bislang die Stammdatenerfassung behindert hatten, beseitigt werden konnten. Überwiegend handelte es sich um Schulungsdefizite, aber auch einige kleinere Fehler im System. Vor allem der aufgrund der laufend wachsenden Privat-Kunden wichtige Punkt "Serienbrief-Funktion" konnte jetzt endgültig positiv verabschiedet werden. Nach diesem Intensiv-Training hat die Geschäftsleitung die mit der Stammdatenerfassung betrauten Mitarbeiter vier Stunden pro Woche für diese Tätigkeit freigestellt. Durch diese Maßnahme wird man schneller als gedacht in Echtbetrieb gehen können. Dies wird durch einen "Kunstkniff" möglich, nämlich die sog. "negativen Bestände". Diese ergeben sich dadurch, dass Dr. Frenkel die Bestandsführung noch nicht über eine Auflösung nach Stückliste vornehmen kann und stattdessen manuelle Abbuchungen durchführt. So ist es möglich, zunächst mal auf die enorm zeitaufwändige Erfassung der Stücklisten zu allen Geräten und Varianten zu verzichten. Diese kann im Laufe des Jahres 2005 nachgeholt werden, so dass die Zwischenlösung mit den Negativ-Beständen dann durch eine saubere verbrauchsgesteuerte Bestandsführung ersetzt werden kann. Trotzdem ermöglicht dieses Vorgehen einen raschen Beginn des Canias-Echtbetriebes, was auch aus psychologischen Gründen (die Mitarbeiter sind jetzt hoch motiviert) Sinn macht.
Nach dem 10. Dezember sind die Mitarbeiter angewiesen, eine bestimmte Anzahl von Wochenstunden, z.B. 4, für die Stammdaten-erfassung zu reservieren. Damit diese Arbeit in Ruhe und mit der notwendigen Konzentration durchgeführt werden kann, hat das Unternehmen im Verwaltungsgebäude einen separaten Raum zur Schulung und Stammdatenerfassung hergerichtet, wohin sich die Mitarbeiter zu diesem Zweck zurückziehen können. So hofft Dr. Frenkel, recht schnell die kritische Masse an Daten im System zu haben, um dann auch baldmöglichst vom alten Unix-System wegzukommen und die Abläufe ganz ins CANIAS zu verlagern.
Eine interne Besprechung mit den betroffenen Mitarbeitern zur Vorbereitung dieser neuen Phase des IT-Projekts ist für Mittwoch, den 01. Dezember festgesetzt.
Abwicklung der Vertriebs- Einkaufs- und Fertigungsprozesse über das ERP-System
Alle Daten werden manuell erfasst, dies bedeutet einen großen zeitlichen Aufwand parallel zum Tagesgeschäft. Hierdurch hat sich auch der Projektverlauf unter anderem verzögert. Eine automatisierte Datenübernahme war nicht sinnvoll, da die Datenaufbereitung für das ERP-System fast genauso aufwändig gewesen wäre.
Bedingt durch die zu kurze Personaldecke und die allgemeine Verzögerung des Projektes aus den bekannten Gründen ist der Erreichungsgrad für das Arbeitspaket Datenerfassung besonders schlecht. Bezüglich der Kostenplanung ergeben sich jedoch keine nennenswerten Verschiebungen.
Im Berichtsmonat lief die Stammdatenerfassung weiter, allerdings im Hinblick auf die Kunden- und Lieferantenerfassung etwas gebremst durch ein noch nicht vollständiges CRM-Modul, das aber baldmöglichst per pc-anywhere aufgespielt werden soll.
Auf den neuesten Stand gebracht wurde ein wichtiges Modul für den Menüpunkt "Service", nämlich der "Gesundheitstest" bei dem der User zum Zustand seiner Organsysteme befragt und im Hinblick auf die Verwendung des Whirlbades beraten wird.
Im August sind traditionell Betriebsferien bei Dr. Frenkel. Im Urlaubs-Notdienst nutzten die Mitarbeiterinnen dabei die Gelegenheit, in Ruhe Stammdaten zu erfassen, zumal die Voraussetzungen hierfür kurz vor Urlaubsbeginn noch geschaffen wurden:
- 130 Artikel
- 130 Sets.
Erschwert wurde der Projektfortschritt dem Urlaub durch die Erkrankung der Praktikantin, die sich in den letzten Monaten bei der Erfassung von Prüflisten und Formularen für das Projekt unentbehrlich gemacht hatte. Zum anderen ist die Praktikantenzeit jetzt um, so dass die Key-Userin das Projekt wieder alleine vorantreiben muss. Die Praktikantin wird zumindest zeitweise am Projekt weiter mitarbeiten, sobald sie wieder gesund ist. Dieser Zeitpunkt ist jedoch im Augenblick nicht absehbar.
Der Juli 2004 war der erste Monat, in dem zumindest teilweise Echtbetrieb eingeführt werden konnte, und zwar für den Teilbereich "Einkauf". Die Vorbereitungen für den Echtbetrieb im Teilbereich "Verkauf" sind nun ebenfalls abgeschlossen.
Nach Fertigstellung der Prüftabellen und Formulare musste noch die Installation des neuen CRM-Cockpits abgewartet werden, bevor mit der Erfassung von Kundenadressen begonnen werden konnte. Zeitraubend gestaltete sich die Anpassung des Canias-Systems an die Erfordernisse bzgl. Nummernkreis/FiBu bzw. Prüftabellen. Mehrere Male mussten interne wie externe Konsultationen angesetzt werden, um die Anfangsschwierigkeiten bei der Echterfassung von Kunden-/Lieferantenadressen, Kaufartikeln oder Verkaufssets zu beseitigen. Das CRM-Cockpit wurde am 12. des Berichtsmonats aufgespielt. Seine wesentlichen Elemente wurden bereits im Juni vorgestellt und teilweise geschult. In den Betriebsferien sollen am 09. August eine Verkaufssachbearbeiterin und die stellvertretende Key-Userin ins CRM-System systematisch eingewiesen werden. Außerdem ist alles dafür vorbereitet, dass die Sachbearbeiter, die den Notdienst über den Urlaub übernehmen, in dieser relativ ruhigen Zeit einen Großteil der Stammdaten ins Canias-System eingeben, so dass nach dem Urlaub eigentlich die Voraussetzungen für den operativen Echtbetrieb gegeben wären, insbesondere für die Durchführung eines Herbstmailings.
Der Berichtsmonat Juni diente überwiegend den Vorbereitungen für den Start des Echtbetriebes, der Ende des Monats, zumindest für den Teilbereich "Einkauf", auch durchgeführt werden konnte. Zu Anfang des Monats galt es, die Mitarbeiter für den Einstieg in die doch recht schwierige Materie zu motivieren, waren sie doch bis jetzt eine einfach aufgebaute Benutzeroberfläche mit Ursprung Ende der 80er Jahre gewohnt, während das Canias-System weit mehr Möglichkeiten bietet, die auch genutzt werden sollen.
Dies ist jedenfalls die Vorgabe der Geschäftsleitung. Konzentriert arbeiteten sich die Mitarbeiter in der Folge in jeweils ihren Bereich des Canias-Systems mit gutem Erfolg ein. Nun galt es, die Belege/Formulare zu erstellen, zunächst die Auftragsbestätigung, dann die Rechnung und schließlich die Bestellung. Dies war eine Voraussetzung für die Freigabe der Echterfassung. Die andere bilden ca. 30 Prüftabellen für die Stammdatenerfassung von Kunden, Lieferanten, Artikeln usw., also z.B. Zahlungsbedingungen, Versandarten, Branchen, Einheiten, Materialarten usw. Diese Arbeiten waren Ende des Berichtszeitraumes abgeschlossen, so dass am 29./30. Juni die ersten Lieferanten und Kaufartikel im Echtsystem erfasst werden konnten.
Die meiste interne Arbeitsleistung im Berichtszeitraum wurde beim Einüben der durch die Schulungen vermittelten Lerninhalte betreffend Finanzbuchhaltung, Auftragsbearbeitung, Einkauf und Formularerstellung erbracht. Gerade der letztgenannte Punkt scheint sich überaus aufwändig zu gestalten, da zum einen aus Kostengründen wenigstens einen Teil der Formular-Programmierung mit interner Manpower vorgenommen werden soll, andererseits aber Programmierkenntnisse bei den entsprechenden Mitarbeitern fast vollständig fehlen.
Ansonsten wurden Vorkehrungen getroffen, um ab Anfang Juni in eine Echt-Datenerfassung übergehen und das Testsystem verlassen zu können. Am 08. Juni ist eine interne Prüfung geplant, um den Kenntnisstand der einzelnen Mitarbeiter evaluieren und Freigabe zur Echterfassung erteilen zu können.
Festgelegt wurden u.a. auf dieses Ziel hin auch der Aufbau der neuen Artikel-Nummer sowie Klassifizierungssystematiken für die Kundenadressen.
