Praxisberichte Workflow, Online-Shop, CRM

Das Projekt

Geplant war die Einführung von unternehmensübergreifenden Arbeitsabläufen für die medienbruchlose Anbindung der bestehenden Online-Vertriebslösung (Online-Shop) an das eigene ERP-System und den Aufbau eines CRM-Systems. Dabei werden als Standards eCl@ss für die Klassifizierung der Produkte, openTRANS zur Bestellabwicklung sowie BMEcat für die Katalogerstellung verwendet.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete im April 2003 und wurde im Dezember 2004 abgeschlossen.

Die Zielerreichung wurde vom Unternehmen nur mit akzeptabel bewertet. Das Unternehmen hatte mit großem Aufwand und vielen Hemmnissen zu kämpfen. Durch große Verzögerungen im Projekt kann der Projektablauf nur mit schlecht bewertet werden. Zum einen belasteten krankheitsbedingte Ausfälle von Mitarbeitern des Unternehmens die Kapazitäten des Projekts und zum anderen fielen auch Mitarbeiter des IT-Dienstleisters krankheitsbedingt aus, so dass Arbeiten zusätzlich verzögert wurden. Zudem wurde der Schulungsaufwand erheblich unterschätzt. Schneller als geplant verlief dagegen die Implementierung eines Online-Shops: der gefundene IT-Dienstleister hatte schnell die Bedürfnisse des Unternehmens erkannt und konnte das Unternehmen entsprechend beraten, so dass mit der Umsetzung schnell begonnen konnte.
Die Informationsbeschaffung und Auswahl des geeigneten eBusiness-Standards (hier eCl@ss und BMEcat) ist dem Unternehmen nicht leicht gefallen. Als Informationsquellen wurden Veranstaltungen besucht und gemeinsame Recherchen mit dem IT-Dienstleister durchgeführt. Das Unternehmen wollte mit seinen Mitbewerbern einen gemeinsamen eCl@ss-Änderungsvorschlag erarbeiten, konnte seine Mitbewerber jedoch nicht zur Kooperation bewegen, so dass der Änderungsvorschlag allein erarbeitet und erfolgreich bei eCl@ss eingereicht wurde. Für den Austausch von elektronischen Geschäftsdokumenten auf der Basis von openTRANS hat das Unternehmen bisher keine Geschäftspartner gefunden.

Das Ergebnis

Durch die eCl@ss-gerechte Aufbereitung der internen Produktmerkmalsleiste des Unternehmens und die Notwendigkeit, einheitliche Standardmerkmale zu definieren, hat Firma Dr. Frenkel Ordnung in sein Produktprogramm gebracht und zum Teil neue, klarere Zuordnungen/Verknüpfungen geschaffen. Das Unternehmen erhofft sich, durch die Einführung von eCl@ss, die weltweite Suchbarkeit der Merkmale der Hauptprodukte sicher zu stellen, um auf diesem Wege weltweit neue Absatzmittler für seine Produkte gewinnen. Durch die Anbindung des Online-Shops und der Buchhaltung fallen mehrere kostenträchtige und Fehler verursachende Schnittstellen und Medienbrüche weg. Hier erwartet Dr. Frenkel nach der Anlaufphase deutliche Einsparungen an Zeit und Geld auf der einen Seite und eine bessere Prozessqualität auf der anderen Seite.

Die Zukunft

Bei einem nächsten eBusiness-Projekt würde Dr. Frenkel die Projektmitarbeiter vom Tagesgeschäft freistellen und mehr zeitliche Puffer im Vorfeld planen, um ungeplante Ausfälle besser kompensieren zu können. Eine klare Projektplanung und ein Vorgehen in kleineren Schritten ließen sich dann auch mit einem kleinen Team besser bewältigen.

Broschüre: "eBusiness-Standards - Umsetzung in der Praxis"

In dieser Broschüre sind die Ergebnisse der eBusiness-Projekte von 12 Industrieunternehmen zusammenfasst. Dazu wird die vollständige Berichterstattung auf einer CD-ROM mitgeliefert. Lesen Sie auch den vollständigen Erfahrungsbericht von Dr. Frenkel in dieser Broschüre.

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Die Ausgangslage

Das Unternehmen besteht aus den der Geschäftsführung untergeordneten Geschäftsbereichen Technik, Verwaltung und Verkauf. Die Geschäftsbereich selbst sind funktional organisiert. Die aktuellen Prozesse in Auftragsabwicklung und Kundenmanagement bilden eine Mischung aus veralteten Systemen und viel Handarbeit, weil sehr oft Medienbrüche zu überwinden sind. Nicht integrierte Client-Server-Struktur: Das Warenwirtschaftssystem läuft auf Basis der mittleren Datentechnik auf einem UNIX-Server. Die Arbeits-Rechner werden mit Microsoft-Produkten betrieben und sind per Telnet mit dem Server verbunden.

Die Zielsetzung

Eine Veränderung der Organisationsstruktur ist nicht geplant. An den Prozessveränderungen wird internes und externes Personal beteiligt sein. Prozessvereinfachung durch den Einsatz von Standards: Online-Shop und Bestellungen werden durch openTRANS und BMEcat unterstützt. Die Klassifikation der Produkte ist mit eCl@ss geplant. Systemintegration: moderne Netzwerk-Architektur mit HUB als Schaltzentrale für die gesamte elektronische Kommunikation.