Praxisberichte Optimierung der Geschäftsprozesse unter Einbindung des Großhandels durch den Einsatz von GTIN und BMEcat in der SHK-Branche

Das Unternehmen

Die Bernhard Walch GmbH ist ein Unternehmen der SHK-Branche, dass sie unter anderem auf moderne Feuerungs- und Solaranlagen spezialisiert hat. Das Unternehmen hat aktuell sechzehn Mitarbeiter - darunter drei Meister - und sitzt im saarländischen Blieskastel.

Die Ziele

Die elektronische Kommunikation läuft heute, bedingt durch unterschiedliche Datenformate und Schnittstellen sehr individuell ab. Nach der Produktion erhalten gleiche Produkte unterschiedliche Artikelnummern von jedem Großhändler. Weiterhin werden die Stammdaten von Großhändlern abgewandelt und sind wegen der fehlenden Verbindung zum Urspungsartikel auch nicht mehr darauf zurück zu führen. Erhält der Handwerker diese Stammdaten, so ist z.B. eine eindeutige Bestellung nicht mehr möglich. Mit Hilfe der GTIN soll ein Produkt in der gesamten Prozesskette eindeutig identifizierbar sein. Weiterhin sollen die Produktinformationen mit BMEcat als Stammdatenformat übertragen werden.

Das Projekt

Das bereits im Unternehmen eingesetzte Softwarepaket soll erweitert werden um die Möglichkeit Stammdaten im BMEcat Format entgegen nehmen zu können. Nach dem Import der Stammdaten in die Software sollen diese zur Verfügung stehen um die unterschiedlichsten Geschäftsprozesse zu unterstützen. Ein wichtiges Element, was mit den Stammdaten importiert wird, ist die EAN/GTIN-Nummer. Diese läßt eine eindeutige Identifikation des Produktes zu. Auch diese Nummer soll zur Unterstützung verschiedenerer Geschäftsprozesse genutzt werden.

Der Nutzen

Mit Hilfe der GTIN soll ein Produkt in der gesamten Prozesskette eindeutig identifizierbar sein. Weiterhin sollen die Produktinformationen mit BMEcat als Stammdatenformat übertragen werden. Walch will somit in die Lage versetzt werden, entweder die Stammdaten des Großhändlers oder der Industrie zu verwenden. Die Handwerkersoftware soll in der Lage sein diese Stammdaten entgegen zu nehmen und anders als bisher, verbessert zu verarbeiten. Somit werden Medienbrüche vermieden, die immer wieder den Arbeitsablauf stören. Die Mitarbeiter werden dadurch in die Lage versetzt, effizienter zu arbeiten und Zeit und Kosten zu sparen. Gegenüber Kunden und Lieferanten soll sich daraus eine verbesserte Servicequalität ergeben. Konkret kann das z.B. bedeuten, dass Angebotsanfragen in wesentlich kürzerer Zeit schneller und übersichtlicher beantwortet werden.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.01.2011 und hat eine geplante Laufzeit von 6 Monaten.

Die Ausgangslage

Alle im Unternehmen ablaufenden Prozesse werden mit Hilfe der EDV unterstützt. Basis dieser Unterstützung sind die im Stammdatenformat Datanorm 4.0 eingelesenen Artikelstammdaten. Diese werden für die Kalkulation, Angebots- und Rechnungserstellung genutzt. Weiterhin sind sie Grundlage für die Lagerverwaltung usw.. Diese Artikelstammdaten werden von der Industrie und dem Großhandel zur Verfügung gestellt. Da die bisherigen Artikelstammdaten, bedingt durch das verwendete Format nur sehr eingeschränkt nutzbar sind, verspricht man sich vom BMEcat-Format erhebliche Verbesserungen. Weiterhin tragen die verwendeten Artikelstammdaten keine eindeutige Nummer zur Fehlerfreien Identifikation. Dies führt in den unterschiedlichen Arbeitsabläufen immer wieder zu Komplikationen.

Die Zielsetzung

Als Standards zur Optimierung der Abläufe in der Prozesskette sollen BMEcat für den Stammdatentransport und die GTIN zur eindeutigen Artikelidentifikation genutzt werden. Bestimmte SHK-Spezifische Erweiterungen werden Standardkonform als benutzerdefinierte Elemente eingebracht. Dadurch sollen sowohl Brancheneigene, wie auch Branchenfremde Stammdaten genutzt werden können. Die einheitlichen und eindeutigen Kennzeichnung der Artikel soll durch die Verwendung der GTIN innerhalb jedes Datensatzes erfolgen.

Das Ergebnis

Die Projektarbeit konnte mit etwas Verzögerung erfolgreich abgeschlossen werden. Als Ergebnis liefert das Pilotprojekt für die SHK-Branche erstmals belastbare Ergebnisse zur Optimierung der Geschäftsprozesse durch die Nutzung von eindeutigen Artikelidentifikationen und den Einsatz eines neuen XML-basierten Artikelstammdatenformates - BMEcat.

Walch ist mithilfe der eindeutigen Artikelidentifikation (GTIN) in der Lage Herstellerdatensätze und Großhandelsdaten übersichtlich miteinander anzeigen zu lassen. Das Zeitaufwändige Umwandeln einer Herstellerartikelnummer in die jeweilige Großhandelsartikelnummer über Onlineshops und Papierpreislisten entfällt. Dadurch werden Geschäftsprozesse wie Preisanfragen, Artikelsuche und der Barverkauf erheblich optimiert.

Die BMEcat Artikelstammdaten die im Rahmen der Projektarbeit teilweise in Eigenleistung, teilweise durch einen mitwirkenden Großhandel mit Informationen angereichert wurden, bilden die heute gewünschte Informationsbreite des Handwerksunternehmers vielfach besser ab, als das branchenübliche Datanorm-Format. So ist es dem Unternehmen mit Artikeldaten im BMEcat-Format möglich Informationen wie Gefahrstoffklassen, Artikelmasse oder Gewicht, Zolltarifnummer, Artikelbeschreibungen, technische Zeichnungen, deeplinks und viele weitere, direkt in die eigene Artikeldatenbank zu importieren und abzurufen, ohne diese zeitaufwändig manuell zu recherchieren.

Die Erfahrungen

Die betriebliche Praxis im Unternehmen Walch liefert täglich den Beweis das die völlig starren und unflexiblen Datanorm-Artikeldaten dem Anspruch des Unternehmens an Informationsgehalt künftig nicht gerecht werden können. Eine Ablösung durch ein einheitliches und offenes Stammdatenformat wie BMEcat hält Walch daher für unumgänglich. Systeme wie das von GC bereitgestellte IDS Connect sind sehr gut jedoch offline nicht verfügbar und durch fehlende Vergleichbarkeit eher für Handwerksbetriebe anzuwenden die (fast) ausschließlich über GC Großhandelshäuser einkaufen. Um die Sortimentsbreite nicht einzschränken und den wichtigen Wettbewerb unter den Großhändlern aufrecht zu erhalten, bedarf es einer einheitlichen Branchenlösung. Das PROZEUS-Projekt hat gezeigt, dass alle erforderlichen Mittel vorliegen einen solchen Standard mittelfristig umzusetzen.

Die Zukunft

…ist ungewiss. Die Erarbeitung einer Branchenlösung, wie sie von Walch angestrebt wurde, wird bereits seit Jahren diskutiert. Die Herausgabe einer eindeutigen Artikelidentifikation ist bei vielen Großhändlern bisher nicht vorgesehen. Für das Unternehmen ist dies jedoch unverständlich, werden doch längst große Umsätze über Onlineshops in der SHK-Branche getätigt, die nahezu alle Artikel an den Verbraucher liefern. Der Auffassung des Unternehmens Walch nach muss daher kein Händler den Vergleich fürchten, denn die Vergleichbarkeit ist, mehr oder weniger umständlich, bereits gegeben. Was bleibt ist der Mehraufwand sowohl beim Handwerksunternehmer wie auch beim Großhandel. Die Gemeinkosten haben somit steigende Tendenz und die Wettbewerbsfähigkeit des dreistufigen Vertriebsweges gegenüber dem Internethandel wird nicht optimiert. Das Unternehmen wünscht sich daher die Möglichkeit die Erkenntnisse aus der Projektarbeit in den betrieblichen Alltag einfließen zu lassen und bittet weiterhin um Bereitsstellung der GTIN und hochwertiger Artikeldaten im BMEcat Format.