eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

04 Produktivphase Anpassung der Ablauforganisation, Tests und Nachbesserungen

Durchführung geplant für Jul 2011
Start Jun 2011
Ende Okt 2011

Stand: 31.10.2011
abgeschlossen abgeschlossen
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Zeitverz?ung Zeitverzögerung

45% Arbeitszeit bei Verrechnung von Thekenartikeln einspart

Testfähige Programmversion wurde erstellt, die Funktionen und der Einlesevorgang der BME-Daten wurden den Mitarbeitern vorgestellt, BMEcat-Daten werden noch nicht durch Großhändler bereitgestellt


Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
31.10.2011: Anpassung der Ablauforganisation und der internen Prozesse

Einmischen der Programmierung in den aktuellen Source-Code. Erstellung einer testfähigen Programmversion. Bereitstellung der Registry-Keys für das Qualitätsmanagement. Einweisung und Vorbereitung des Qualitätsmanagements in die Produkttheorie. Einrichtung der Systemumgebung im Bereich Qualitätsmanagement. Einplanung und Bereitstellung der Testressourcen. Beschaffung aktueller BMEcat-Testdaten.

Nach Inbetriebnahme des Testsystems wurden drei Meetings mit den Büro und Verwaltungsangestellten durchgeführt. Die gewonnenen Erkenntnisse durch die Projektarbeit wurden durch die Projektleitung an die Mitarbeiter vermittelt und in Zusammenarbeit aller wurde überlegt wie die Optimierungsansätze, die der Einsatz des neuen Systems mit sich bringt, am sinnvollsten in die Ablauforganisation eingebracht werden können, um den maximalen Nutzen zu erhalten. Auf dieser Basis wurden zum Beispiel im Bereich Barverkauf Lösungen erarbeitet die 45% Arbeitszeit zur Verrechnung von Thekenartikeln gegenüber dem aktuell praktizierten Prozess einspart. Durch die neuen Features in den Artikelstammdaten und die Nutzung der GTIN wurde eine größere Umgestaltung der internen Prozesse nicht erforderlich. Viel mehr hat sich die eigentliche Bearbeitungszeit der bisher bekannten Prozesse einfach wesentlich verringert. Im Rahmen der Meetings wurde erörtert, dass eine Waren Ein- und Ausgangskontrolle mittels Abscannen der Artikel für Walch keine praktikable Lösung darstellt. Im Bereich Warenzugang arbeitet das Unternehmen viel über Terminbestellung direkt an die Einbauanschrift/Baustelle, ermöglicht durch hervorragende Logistik der Marktpartner, was eine lückenlose Erfassung der gelieferten Waren über Barcodes, heute und in Zukunft, unmöglich macht. Somit sieht man bei Walch übereinstimmend kein Optimierungspotenzial in diesem Bereich.

31.10.2011: Schulungen am System

Die Funktionen und der Einlesevorgang der BME-Daten wurde im Rahmen einer Onlinesitzung mit Sage an die Projektleitung übermittelt. Die Schnittstelle wurde durch die Projektleitung allen Verwaltungsangestellten gezeigt und die neuen Funktionen sowie deren Anwendungsbereiche erklärt. Ebenfalls wurde die Installation des Barcodescanners für den Barverkauf und Artikelrecherche erläutert und wiederholt durch die Bürokräfte durchgeführt. Abrechnungsbeispiele und Artikelrecherchen sowie Abrufen von Artikeldetailinformationen wie z.B. Gefahrstoffklassen, wurden durch jeden der Anwender praktiziert.

31.10.2011: Testphase BMEcat-Nutzung Feldfunktionen

Aufzählung / Erläuterung der wichtigsten Projektfortschritte:
Für die Bestimmung der Vorteile des neuen Systems wurden auf Basis einer Zeitnahme für den jeweiligen Prozess die Arbeitsabläufe mit und ohne BME Artikelstammdaten durchgeführt und in einem Testprotokoll entsprechend der definierten Geschäftsprozesse festgehalten. Die vordefinierten Felder konnten durch die angereicherten BMEcat-Daten alle gefüllt werden. Leider fehlt es aus verschiedenen Gründen an der Bereitstellung der benötigten Artikeldaten im BMEcat-Format seitens der Großhändler. Ob es in kürze ein allgemeines Umdenken in der Branche geben wird zeigt sich möglicherweise auf eine großen Veranstaltung des ZVSHK in Köln, in deren Rahmen das Praxisprojekt präsentiert wird. Das Feld "Verfügbarkeit" war nicht umsetzbar und ist auch in naher Zukunft technisch nicht realisierbar.

31.10.2011: Testphase GTIN-Vorteile

Für die Bestimmung der Vorteile des neuen Systems wurden auf Basis einer Zeitnahme für den jeweiligen Prozess die Arbeitsabläufe mit und ohne GTIN durchgeführt und in einem Testprotokoll entsprechend der definierten Geschäftsprozesse festgehalten. So groß der Nutzen im Pilotsystem auch ist, GTIN wird vermutlich auch künftig nur von wenigen Großhändlern geliefert werden können. Auch hier muss auf die Veranstaltung des ZVSHK in Köln Ende Oktober gehofft werden.