Praxisberichte Stammdatenmanagement: Integration von eCl@ss im ERP-System zur Verbesserung der Datenhaltung im Unternehmen

Das Unternehmen

Das Familienunternehmen SIPLAST ist seit mehr als 40 Jahre Hersteller von Büroorganisations- und Präsentationsmittel am Standort Kreuztal. SIPLAST entwickelt und produziert Büroartikel aus Kunststoff nach den Vorstellungen der Kunden. Dazu gehören beispielsweise Ringbücher, Hefter, Mappen, Register, Selbstklebetaschen, CD/DVD-Organisationsmittel, Hängetaschen, Ausweistaschen mit passendem Zubehör und vieles mehr. Es werden auch in Eigenregie neue und innovative Artikel entwickelt, die durch Gebrauchsmuster oder Patente geschützt werden.

SIPLAST fertigt im 1-Schicht Betrieb unter anderem für den Großhandel, Banken, Sparkassen, Krankenhäuser und für den Pflegebereich hochwertige Produkte mit unterschiedlichen Anforderungen. Hauptsächlich werden bei SIPLAST Halbzeuge aus PVC, PP und Pappe verarbeitet. Außerdem können die Produkte durch verschiedene Druck- und Prägeverfahren nach individuellen Vorlagen veredelt werden.

Das Projekt

Durch die zusätzliche Präsenz im Kundenportal, auf elektronischen Markplätzen und durch die einheitliche Nutzung der eCl@ss-Klassifizierung werden SIPLAST-Artikel in Zukunft häufiger von Suchmaschinen oder Marktplatz-/Portalbesuchern gefunden. Zur Optimierung der Ablauforganisation (Workflow) wird ein Internet-Portal mit Anbindung des Portals an das ERP-System mittels openTRANS aufgebaut.

Das vorhandene ERP-System infor:COM bildet die Basis für die Integration der Klassifizierungsmerkmale. Das System bildet die internen Geschäftsprozesse von SIPLAST ab und ist zentrales und führendes System für die gesamte Datenhaltung auf einer Oracle Datenbank. Für die Erweiterung der Prozesse auf eBusiness-Funktionen, werden 2 Teilprojekte aufgesetzt, die im Rahmen des PROZEUS-Projektes umgesetzt werden.

Die Integration der eCl@ss-Merkmale und Suchfunktionen in die Artikelstammdaten des ERP-Systems ist ein zentraler Punkt des Projekts.
Für die Erfassung und Zuweisung der Merkmale ist eine Datenbankerweiterung nötig. Über entsprechende neue Erfassungsmasken werden die Stammdaten dann gemäß den eCl@ss-Vorgaben gepflegt.

Die Ziele

Das neue Portal soll für die Kunden der Verbindungsschlüssel zu SIPLAST werden. Kunden, die Interesse an SIPLAST-Produkten haben, lassen sich registrieren und erhalten ihre Zugangscodes. Für Interessenten besteht ein Gastzugang. Im Portal sind alle relevanten Daten wie Firmenstamm, Artikelstamm, Preislisten, Bilder, Downloads etc. für den Kunden / die Kundengruppe zur Verfügung gestellt, damit ein einfaches und angenehmes Arbeiten im Portal ermöglicht wird. Dem Interessenten / Kunden stehen Funktionen wie Anfragen erstellen, Bestellungen und Musterbestellung erzeugen, Statusabfrage der Bestellung, Downloads von Produktbeschreibungen, Bildern, SIPLAST-News zur Verfügung.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.07.2006 und hat eine geplante Laufzeit von 8 Monaten.

Die Ausgangslage

Das vorhandene ERP-System infor:COM bildet die Basis für die Integration der Klassifizierungsmerkmale. Das System bildet die internen Geschäftsprozesse von SIPLAST ab und ist zentrales und führendes System für die gesamte Datenhaltung auf einer Oracle Datenbank. Für die Erweiterung der Prozesse auf eBusiness-Funktionen, werden 2 Teilprojekte aufgesetzt, die im Rahmen des PROZEUS-Projektes umgesetzt werden.

Die Zielsetzung

Die Einführung der geplanten eBusiness-Anwendungen für eCl@ss und Workflowmanagement muss mit den Mitteln vorhandener Standards wie openTRANS, XML, BMEcat durchgeführt werden. Dies reduziert auch den internen Aufwand für Datenpflege, Aufbau einer internen Norm etc. erheblich. Durch die Integration dieser Standards soll die Handhabung verschiedener Funktionen im betrieblichen Ablauf wie Suche nach Daten, Vermeidung von Datenredundanz, Auftragserfassung vereinfacht werden. Mit dieser Vorgabe wird die Auftragserfassung wesentlich effizienter und dadurch auch wirtschaftlicher, da hier unter anderem Eingabe- und Kommunikationsfehler vermieden werden.
Die zu programmierenden Funktionen müssen so aufgebaut werden, dass SIPLAST zu einem späteren Zeitpunkt auch den Ablauf der Warenbeschaffung auf gleiche bzw. ähnliche Art und Weise handhaben kann.

Das Ergebnis

Die Zielerreichung des Gesamtprojekts ist gut – auch wenn der Projektablauf vom Unternehmen nur als akzeptabel bewertet wird, da der Aufwand und die Hemmnisse im Unternehmen hoch waren. Das Projekt musste aufgrund der relativ dünnen Personaldecke häufig dem Tagesgeschäft weichen, was insbesondere bei Krankheits- und Urlaubszeiten zu Beeinträchtigungen in der Projektarbeit führte.
Der Projektteil eCl@ss konnte in der geplanten Zeit in das ERP-System integriert werden und wird auch von den Anwendern als gute Erweiterung und Arbeitserleichterung angesehen.
Die Einführung und Implementierung des SIPLAST-Portals war sehr schwierig, da der IT-Dienstleister diesen Punkt vom zeitlichen Aufwand unterschätzt hat. Hier ist es empfehlenswert, auf ein Standard-Portal zu setzen und nur die Schnittstellen zu programmieren. Das Portal ist jetzt nutzbar und akzeptabel.
Der Pflege- und Aktualisierungsaufwand kommender eCl@ss-Versionen wurde in der Programmierung berücksichtigt und lässt sich schnell und einfach aktualisieren.
Die Nutzung des Portals hängt im Wesentlichen von der Akzeptanz bei den Kunden ab. Die ersten Tests mit Kunden waren zufrieden stellend.

Die Erfahrungen

Die gesamte Stammdatenpflege wurde durch eCl@ss vereinfacht und komfortabler. Des Weiteren wird durch das neue Portal der Kundendialog nachhaltig erleichtert. Durch die zusätzliche Einbindung der Artikelstammdaten- und Bestandsdaten stehen alle relevanten Daten dem Verkauf und Einkauf gleichzeitig zur Verfügung. Das Unternehmen kann dadurch interne Kosten senken und Kunden effizienter betreuen. Die Zugriffszahlen des Online-Shops sind im ersten Jahr bereits gestiegen. Es konnte nach einem Vierteljahr eine Umsatzsteigerung festgestellt werden.

Die Zukunft

Nach dem erfolgreichen Abschluss des PROZEUS-Projektes, sind die Entscheidungen im Unternehmen getroffen, weitere Anwendungen, die den Absatz der SIPLAST-Produkte erhöhen und die Durchlaufzeiten im Unternehmen verkürzen, zu integrieren.
Derzeit ist SIPLAST bereits in der Einführungsphase eines Dokumentenmanagement-Systems mit Integration in das vorhandene ERP-System. Bereits nach einem Monat konnte das System produktiv geschaltet werden.

Weitere Projekte sind in den nächsten Jahren geplant:

- Content-Management-System
- Mobiles Lagersystem
- Online-Varianten-Konfigurator
- eProcurement-System

Fazit: SIPLAST hat mit der Integration von eCl@ss und dem Online-Portal einen zukunftsträchtigen Grundstein für das Unternehmen und für weitere eBusiness-Projekte gelegt.