Praxisberichte Elektronischer Austausch von Geschäftsdaten auf Basis von EANCOM
Hehlen, Niedersachsen
Getränke, Nonfood
43 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 5,6 Mio.
TOORANK Distilleries
"Geschäftsbeziehungen werden durch eine EDI-Anbindung enger und gleichzeitig intensiviert werden."
Das Unternehmen
Die PSL GmbH ist ein mittelständisches, eigentümergeführtes Unternehmen. Die GmbH wurde im Jahr 1996 gegründet. PSL dekoriert Verpackungsglas für den nationalen und internationalen Markt. Ein bestehender Kunde fordert die elektronische Übermittlung der zu liefernden Ware. Dieses Projekt dient zur Absicherung bestehender Geschäfte.
Der Projektpartner
TOORANK Distilleries ist ein in den Niederlanden und Polen ansässiges Abfüllunternehmen für Spirituosen. Neben eigenen Produkten bietet das Unternehmen die Lohnabfüllung für europäische und internationale Kunden an.
Der innovative und schnell wachsende Betrieb hat seinen Sitz in Zevenaar, Niederlanden, und beschäftigt rund 100 Mitarbeiter. Das Unternehmen repräsentiert starke, hochwertige Marken im Spirituosenbereich, die es in 15 Ländern weltweit vertreibt. TOORANK Distilleries arbeitet seit 13 Jahren mit der PLS GmbH zusammen.
Das Projekt
Die PSL GmbH hat sich im Rahmen des PROZEUS-Projekts das Ziel gesetzt, durch den erstmaligen Einsatz des elektronischen Datenaustausches (EDI) seine eBusiness-Kompetenz aufzubauen und parallel die Anforderungen des Partnerunternehmens TOORANK Distilleries im Hinblick auf die Produktkennzeichnung gemäß GS1-Standards und den elektronischen Nachrichtenaustausch zu erfüllen. Durch die Versandeinheitenkennzeichnung anhand des GS1-Transportetiketts und den Einsatz von EDI gilt es außerdem, die Transparenz und Rückverfolgbarkeit der Warenströme umfassend zu optimieren.
Der Nutzen
Die PSL GmbH betrachtet die Investitionen in die Voraussetzungen zum elektronischen Datenaustausch als zukunftsgerichtete Weichenstellung und erwartet, dass sich die geschaffene EDI-Schnittstelle dauerhaft positiv auf die Geschäftsbeziehungen mit TOORANK Distilleries und weiteren Geschäftspartner auswirken wird.
Quantitative Erfolgsfaktoren
Die Zeit für die Abwicklung eines Auftrags (3 LKW) konnte um 0,7 Stunden pro Auftrag reduziert werden.
Zudem sollen durch die Anbindung an EDI folgende Produktivitätsfaktoren optimiert werden:
- Vermeidung von Erfassungsfehlern
- Schnellere Übermittlung der Daten
- hohe Qualität der Informationen
- schnellere Abfertigung, da Informationen schneller verfügbar sind
- höhere Qualität Rückverfolgbarkeit
- höhere Datenverfügbarkeit Controlling
- Vermeidung von fehlerhaften Rechnungen & Lieferscheinen
- Prozessverbesserungen (z. B. Zeiteinsparungen)
- Neukundengewinnung
- Erhöhung Marktanteil
Qualitative Erfolgsfaktoren
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist die Erhöhung der Kundenzufriedenheit, sowie die nachhaltige Steigerung des Qualitätsmanagements.
Der Zeitrahmen
Das Projekt startete im September 2009 und endete im Dezember 2010.
Broschüre PSL GmbH: "Neues Design für Prozessabläufe - EDI in der Verpackungsdekoration (pdf)
Ausgangslage
Die PSL GmbH ist ein mittelständisches, eigentümergeführtes Unternehmen. Die GmbH wurde im Jahr 1996 gegründet. PSL dekoriert Verpackungsglas für den nationalen und internationalen Markt. Ein bestehender Kunde fordert die elektronische Übermittlung der zu liefernden Ware. Dieses Projekt dient zur Absicherung bestehender Geschäfte.
TOORANK Distilleries ist ein langjähriger Geschäftspartner und einer der wichtigsten Kunden von PLS. TOORANK arbeitet seit 13 Jahren mit der Firma PLS zusammen. Es ist eine auf längere Zeit angesetzte strategische Partnerschaft angestrebt.
Zielsetzung
TOORANK Distilleries hat in den letzten Jahren intensiv an der Einführung eines neuen Warehouse-Management-Systems gearbeitet und fordert seit dem Jahr 2008 die Produktkennzeichnung gemäß GS1-Standards sowie den elektronischen Austausch von Bestellungen (ORDERS) und Lieferavis (DESADV) per EDI.
In der Ausgangssituation funktionierte die Übermittlung von Bestellungen mit der PSL GmbH lediglich per Email oder Fax. Das Erfassen des Wareneingangs verlief im Lager über Excel-Listen. Rechnungen wurden den Kunden auf dem Postweg zugesandt und jegliche Belege in Papierform geliefert.
Die folgenden Ziele standen im Fokus des Projekts:
| ♦ | Fehlerfreies Bearbeiten von Geschäftsroutinen |
| ♦ | Dauerhafte Geschäftsbeziehungen, insbesondere ein Ausbau der Partnerschaft zu TOORANK Distilleries |
| ♦ | Steigerung der eBusiness-Kompetenz durch die Umstellung von manuellen auf elektronische Geschäftsprozesse:
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| ♦ | Erhaltung und Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit |
| ♦ | Know-How-Aufbau und Qualitätssteigerung der internen Geschäftsabläufe |
| ♦ | Nutzung des Stammdatenpools für den gesamten Geschäftsprozess (Auftrag, Produktion, Lieferung, Rechnung, Buchhaltung) |
Broschüre PSL GmbH: "Neues Design für Prozessabläufe - EDI in der Verpackungsdekoration (pdf)
| Arbeitspakete und Meilensteine | Erfahrungen und Ergebnisse | Status geplant |
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Arbeitspaket 2: Festlegung und Konkretisierung der Projektinhalte |
Festlegung auf gemeinsame Kommunikationsstandards In Abstimmung mit dem Partnerunternehmen TOORANK Distilleries wurden Standards festgelegt, die innerhalb des PROZEUS-Projektes eingeführt werden sollten und zukünftig im Rahmen der gemeinsamen Geschäftsprozesse genutzt werden sollen. mehr Info |
März 2011 Status: abgeschlossen geplant für: Nov. 2009 Start: Nov. 2009 Ende: Dez. 2009 erfolgreicher Verlauf |
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Arbeitspaket 6: Wirtschaftlichkeitsanalyse |
Analyse Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist die Steigerung der Kundenzufriedenheit, sowie die nachhaltige Steigerung des Qualitätsmanagements. Dies erhöht automatisch das Potenzial langfristiger Kundenbindung sowie den Aufbau neuer Geschäftsbeziehungen, sowohl zu nationalen als auch internationalen Partnern. mehr Info |
März 2011 Status: abgeschlossen geplant für: Dez. 2010 Start: Dez. 2010 Ende: Dez. 2010 erfolgreicher Verlauf |
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Arbeitspaket 1: Detaillierte Ist-Analyse der Unternehmensstruktur |
Prozessaufnahme Schnittstelle In der Ist-Analyse wurden die bestehenden internen und externen Prozesse aufgenommen, um die Voraussetzungen zur Einführung der eBusiness-Standards zu eruieren und notwendige nächste Schritte zu initiieren. mehr Info |
März 2011 Status: abgeschlossen geplant für: Okt. 2009 Ende: Okt. 2009 erfolgreicher Verlauf |
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Arbeitspaket 3: Gemeinsame Auswahl von Dienstleistern |
Dienstleisterauswahl Nach Einführung der Warenwirtschaft konnten die weiteren Voraussetzungen zur Anwendung von eBusiness-Standards geschaffen werden. Für die erforderliche Hard- und Software wurden geeignete Dienstleister ausgewählt. mehr Info |
März 2011 Status: abgeschlossen geplant für: Dez. 2009 Ende: Aug. 2010 erfolgreicher Verlauf |
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Arbeitspaket 5: Schulung der Mitarbeiter |
Schulungen „Training on the job“ galt während des gesamten Projektes als effiziente Vorgehensweise und garantierte gleichzeitig das Erkennen des Nutzens der Einführung von EDI und damit die Akzeptanz der notwendigen Veränderungen. mehr Info |
März 2011 Status: abgeschlossen Start: Sept. 2010 Ende: Dez. 2010 erfolgreicher Verlauf |
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Arbeitspaket 4: Umsetzung der Projektinhalte |
Vom Test- zum Echtbetrieb Nach Einrichtung der EDI-Schnittstellen wurden die geforderten Mappings getestet, um eventuell notwendige Anpassungen vorzunehmen. Nach den vorgenommenen Korrekturen wurde ein reibungsloser Übergang in den Echtbetrieb erreicht. mehr Info |
März 2011 Status: abgeschlossen geplant für: Okt. 2010 Start: Sept. 2010 Ende: Dez. 2010 erfolgreicher Verlauf |
Die PSL GmbH hat durch das PROZEUS-Projekt entscheidende zukunftsgerichtete Weichen für effiziente Geschäftsabläufe im eigenen Unternehmen und in der Zusammenarbeit mit ihren Partnern gestellt. Insbesondere die Einführung des Warenwirtschaftssystems war ein wichtiger Meilenstein für die Prozessoptimierung und die Schaffung von Schnittstellen zur eBusiness-Nutzung.
Die Ziele Ausbau der Kundenbeziehungen, Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit und Steigerung der Qualität in der Datenübermittlung konnten mit dem Aufbau der EDI-Kompetenz erfolgreich realisiert werden. Eine Herausforderung besteht weiterhin darin, nun auch die vorgelagerten Lieferanten (z. B. Glashütten) zur Nutzung von GS1-Standards, wie der eindeutigen Kennzeichnung der Rohware anhand der NVE, zu motivieren.
Broschüre PSL GmbH: "Neues Design für Prozessabläufe - EDI in der Verpackungsdekoration (pdf)
