3 Implementierungsphase Einführung der Branchenlösung, Installation und Integration in die Arbeitsabläufe
Durchführung geplant für April 2007
Start 01.07.2007
Ende 30.11.2007
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abgeschlossen |
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Zeitverzögerung |
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Stolpersteine |
Softwareauswahl sehr zeitintensiv
Im Laufe der Schulungen stellt sich heraus, dass sich mit der neuen Software erhebliche neue Möglichkeiten ergeben und die Arbeitsabläufe nachhaltig positiv beeinflusst werden.
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Die Netzwerkbetreuungsfirma (netcons) von service system hat sich mit der ausgewählten Firma der Branchensoftware (Firma proclean) wegen der bevorstehenden Installation abgesprochen. Der Server muss mit zusätzlich erforderlicher Software (SQL-Server) und größeren Speicher ausgerüstet werden. Die Installation ist in der ersten Augustwoche geplant.
Wieder hat sich gezeigt, dass das Gesamtprojekt im Vorfeld schwer zu überschauen war. Zusätzlich müssen zur Branchensoftware weitere Installationen und Änderungen auf dem Server vorgenommen werden. Die Prüfung der entsprechenden Angebote gestaltete sich als extrem schwierig, da Microsoft einige „Fallstricke“ in den Lizenzbedingungen hat. Nach intensiven Recherchen hat das Unternehmen eine kostengünstige Updateversion gefunden. Damit können die Investitionskosten in Grenzen gehalten werden.
Die Kosten für die Software werden über die VR-IT Leasing abgewickelt. Das Angebot musste nach den erforderlichen zusätzlichen Investitionen neu verhandelt werden.
Das Projekt ist im Zeitverzug. Die Installation sollte schon längst erledigt sein, aber beim geplanten Investitionsumfang fallen Entscheidungen nur sehr träge. Es müssen laufend Anpassungen und weitere Kosten berücksichtigt werden.
Die Installation hatte sich verzögert, da das notwendige SQL-Server Programm von Microsoft nicht lieferbar war. Die Installation der Software Tools (proclean und SQL-Server) wurden Anfang September 2007 abgeschlossen. Mit der Eingabe der aufgearbeiteten Daten wurde begonnen. Leider musste der ursprünglich im August vorgesehene Schulungstermin für die ERP Software abgesagt werden. Eine Schulung ist erst nach Abschluss der Stammdateneingabe sinnvoll.
Die Schulungen der Softwarefirma sind Ende Oktober und Ende November 2007 erfolgt. Die Daten wurden vollständig aufgearbeitet und eingegeben. Zum 01.12.2007 wird die neue Software parallel mit der alten Lösung eingesetzt um die Ergebnisse abzustimmen und ggf. fehlerbehaftete hafte Eingaben aufzudecken.
Ab 01.01.2008 kommt ausschließlich die neue Software zum Einsatz.
Die vorhandenen Klassifizierungen werden in die bestehende Internetpräsenz eingearbeitet. Leider gibt es bisher wenige Übereinstimmungen. Durch die Mitarbeit in der Arbeitsgruppe bei eCl@ss erhofft sich das Unternehmen, dass in Zukunft weitere Dienstleistungen klassifiziert und auf der Homepage dargestellt werden können.
Vermutlich muss für die im ERP-System enthaltenen Buchhaltungssofware „Varial“ eine technische Anpassung vorgenommen werden, um die Daten Richtung DATEV - Steuerberater auslesen zu können. Eine entsprechende Lösung wurde von proclean inzwischen angeboten. Das System muss auf die Bedürfnisse von Service System (Nummernkreise, Leistungsarten, Kostenstellenauswertung etc.) angeglichen werden. Die Firma proclean hat im September das ERP-Programm vollständig angepasst. Nach der Systemschulung kann die Anwendung gestartet werden.
Es gab Probleme beim Auslesen der Buchhaltungsdaten für den Steuerberater (DATEV). Es scheint so, als würden sich die installierten Programmen softclean, proclean und Lexware untereinander beeinflussen. Deshalb wird geplant, Lexware und softclean so schnell wie möglich vom System zu entfernen um Ressourcen auf dem Server freizulegen und Konflikte zu vermeiden.
Zwischenzeitlich wurde ein Fernwartungszugriff für proclean eingerichtet. Der Support kann so schnell entstehende Probleme sichten und lösen.
Durch die Struktur der ERP-Software muss auch die Struktur der Büroorganisation neu überdacht werden.
Gewisse Grundstrukturen werden bereit jetzt ersichtlich. Es wird ein neuer Plan erstellt, der Zuständigkeiten, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten neu regelt.
Das Programm bietet neben den Grundfunktionen viele Möglichkeiten im Bereich Auswertungen, CRM, Angebotserstellung und Qualitätssicherung. Die notwendige Grundstruktur steht. Bis das neue Programm in seinen Möglichkeiten vollständig genutzt werden kann, werden noch einige Wochen wenn nicht Monate vergehen.
Da die alte ERP-Software bis zur vollständigen Funktion von proclean weiter genutzt wird, gibt es oft Probleme bei der Abstimmung der bisherigen und der zukünftigen Arbeitsweise. Unter den Mitarbeitern gibt es teilweise Kompetenzgerangel.
Die vielen neuen Möglichkeiten erfordern täglich neue Entscheidungen. Die neue Organisationsstruktur erfordert durch die eröffneten Möglichkeiten erheblich mehr Absprachen und Abstimmungen der Zuständigkeiten. Die Stimmung der Mitarbeiter wird dem neuen System gegenüber langsam positiver.
Nach Installation des Systems gibt es Probleme bei der Schnittstelle Lohn/Buchhaltung (Software proclean/Varial). DATEV, das Programm des Steuerberaters, kann die Daten aus Varial nicht einlesen. Ein entsprechende Lösung ist in Arbeit.
Das Problem wurde von Softclean vor Ort im Zuge der anstehenden Softwareschulung behoben. Das Einlesen der Daten funktioniert.
Die Telefonanlage wurde mit der Software per TAPI Schnittstelle verbunden. Bei Anruf eines Kunden stehen sofort die entsprechenden Informationen auf dem Bildschirm bereit (CRM-Tool).
