Arbeitspaket 3
Projektmanagement KoHo-PRO
Korrektur der Daten
Programmierung der Datenbank
Durchführung geplant für August 2003
Start 01.10.2003
Ende 31.12.2003
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erfolgreicher Verlauf |
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Zeitverzögerung |
Fertigstellung Projektmanagement
Mit Fertigstellung des Projektmanagements ist die Grundlage für die Integration von Standards erst geschaffen worden.
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Der Echtbetrieb von KoHo-PRO kann mit Einführung der DSL-Anbindung im Februar beginnen. Erst mit dieser Anbindung ist eine vernünftige Fernwartung des Systems durch den Dienstleister gewährleistet. Mit dem Echtbetrieb wird ein erstes Projekt in Zusammenarbeit mit einem Kunden in KoHo-PRO umgesetzt.
Das Suchen nach geeigneten Zulieferern gestaltete sich schwieriger als vermutet. Lediglich wenige große Unternehmen mit breitem Produktportfolio verfügen über Produktdatenbanken mit der Zuhilfenahme von Standards. Daher kann in einem nächsten Schritt nur beispielhafte Umsetzung bzw. Anbindung der geeigneten Zulieferer an eine systemunabhängige Artikeldatenbank bei KoHo stehen.
Die besprochenen Ergänzungen wurden zeitnah umgesetzt. Mit Fertigstellung des Projektmanagements ist die Grundlage für die Integration von Standards erst geschaffen worden.
Die bisherige Zusammenstellung potentieller Musterlieferanten die den Anforderungen an Prozessen und Standards schon heute erfüllen, ist sehr klein. Derzeit wurden lediglich vier Unternehmen gefunden die diesen Anforderungen genügen.
Die aktuelle Überlegung geht daher eher in die Richtung zunächst ein systemunabhängiges Artikelbestellsystem aufzubauen, das zu einem späteren Zeitpunkt an ein neues ERP/PPS-System angeschlossen werden wird.
Mit Fertigstellung des Projektmanagements ist die Grundlage für die Darstellung und Klassifizierung von Einzelartikeln geschaffen worden. Auf der Kundenseite ist es somit möglich, ein projektspezifisches Bauteil innerhalb einer Anlage schnell und eindeutig zu orten, da dieses in einem Datenblatt detailliert beschrieben wird. Aus dem Datenblatt gehen einzelne Produkte hervor, die zum Teil auch direkt Fremdprodukte von Lieferanten darstellen.
Über diesen Weg ist es dem Kunden möglich, seinen Bedarf konkreter zu spezifizieren und KoHo mitzuteilen. KoHo kann somit exakter den eigentlichen Artikel bestimmen.
Im nächsten Schritt wird das Projektmanagement mit einem Musterkunden in der Praxis umgesetzt. Dabei wird somit auch dessen Akzeptanz für ein direktes Bestellwesen getestet.
Die Erweiterungen innerhalb der Dokumentenmanagements sind umgesetzt und werden in das Projektmanagement integriert.
Das Dokumentenmanagement der Fa. www.kennziffer.com wurde vorgestellt und erörtert. Es wurde gemeinsam festgelegt, welche Dokumente eingebunden eingebunden werden müssen, welche hierfür noch überarbeitet werden müssen und welche Verknüpfungen geschaffen werden müssen. Mit der Durchführung dieser Arbeiten unter Mithilfe der QS wurden Mitarbeiter der Auftragsbearbeitung beauftragt.
Die eigentliche Programmierung erfolgte zeitnah. Bedingt durch die Terminkoordination und die noch fehlende breitbandigere Onlineanbindung kann KoHo-PRO derzeit nur lokal vorgeführt werden. Mit der Fertigstellung der Ergänzungen und dem Projektmanagement erfolgt dann auch die erste Integration des Systems vor Ort.
Die für Ende des Jahres in Aussicht gestellte DSL-Leitung kann nach neuester Auskunft erst Mitte Februar 2004 erwartet werden.
KoHo-PRO ist offen programmiert, d.h. kundenspezifische Anforderungen und interne Ergänzungen sind jederzeit möglich.
Mit Präsentation der Lösung wurde die bislang theoretische Beschreibung des Programms endlich sicht- und erlebbar. Dies fehlte KoHo in vorangegangenen Phase, da die Abstraktion in die Denkweise der Programmierer nur schwer möglich war. Daher konnte eine bis ins letzte Detail beschriebene Anforderungsbeschreibung auch nicht im Vorfeld erstellt werden. Nach der ersten Präsentation ergaben sich sofort neue Aspekte und einzelne Optimierungsmöglichkeiten, die nun in Absprache mit dem Dienstleister umgesetzt werden.
Das Projektmanagement soll vor allem die tägliche Arbeit erheblich erleichtern Hier hilft die Nutzung vorhandener bereits bestehender Teilprojektschritte aus vergangenen Projekten. Daher wird das Dokumentenmanagement um eine ausgeklügelte Kopierfunktion ergänzt, die es erlaubt, einzelne bestehende Dokumente aber auch komplette Projektschritte oder gar Projekte zu suchen und in das neue Projekt zu implementieren.
Gerade für eine komplette Übernahme eines Projektes entwickelt KoHo ein "Standardprojekt", das die üblichen Dokumentenarten, Produkte und Arbeitsschritte beinhaltet. Die Datenbankstruktur ermöglicht neben der einfachen Nutzung bestehender Daten auch die Archivierung überarbeiteter Revisionen.
Die Dokumente eines Projektes können zudem nach verschiedenen Kriterien selektiert und neu zusammengestellt werden. Dies ist vor allem für die Kundendokumentation wichtig, da dadurch kundenspezifischen Dokumentenordner per Knopfdruck generiert werden können.
Das Tool Datenmanagement innerhalb von KoHo-Pro wurde vorgestellt und nach Festlegung einzelner Ergänzungen verabschiedet. Diese Erweiterungen werden nun in das Projektmanagement integriert.
Die Schnittstelle zum AutoCad-System wurde eingerichtet und die Mitarbeiter in die Nutzung eingewiesen.
Es wurde das Dokumentenmanagement im ersten Entwurf vorgestellt. Es entspricht bis auf einige Punkte den Vorstellungen, wobei erst bei der Einrichtung und der Arbeit mit diesem Modul festgestellt werden kann, wie zweckmäßig der Aufbau und die Funktionalität ist.
Folgende Änderungen wurden besprochen:
- Der Standardrevisionsstand ist 00
- Alte Revisionen werden in einem Archiv gesammelt
- Einführung eines Bemerkungsfeldes als Grund der Revision
- Die Pos.Nr. bei der Kodierung wird fünfstellig(alpha-numerisch)
- Zusätzliches Feld, wo das Dokument archiviert wird
Nach der gemeinsamen konzeptionellen Entwicklung folgt nun die interne Arbeit bei kennziffer. Das Unternehmen wird KoHo ca. Mitte November eine erste Programmversion zur Verfügung stellen, anhand deren die Funktionalität und Praktikabilität verfeinert wird. Die komplette Umsetzung des Programmes ist trotz der anfänglichen Zeitverschiebungen weiterhin für Ende des Jahres vorgesehen.
Das Projektmanagement und vor allem die angestrebte Standardisierung der Projektfolge wurde in der "Theorie" bereits festgelegt. Nun folgt deren Umsetzung als Programm. Mit Hilfe einer ersten Programmversion kann die Funktionalität geprüft und das Projektmanagement-Tool entsprechend angepasst werden. In dieser Phase ist KoHo auf die Zuarbeit des Dienstleisters angewiesen.
Die Frage ist jedoch: Wieweit lässt sich das Projektmanagement tatsächlich standardisieren? Die von KoHo entwickelte neue "Standard-Struktur" eignet sich nicht nur für die interne Prozessoptimierung. Jedoch stößt das System dann an die Grenzen, wenn Kunden ihr eigenes Kodierungssystem vorgeben. Dann hilft nur die zusätzliche "manuelle" Vergabe der kundenspezifischen Nummer auf den Dokumenten. KoHo geht davon aus, das ca. 30% der Kunden Ihr eigenes System vorgeben. Aufgrund deren Marktbedeutung werden sie sich kaum ausschließlich auf das System von KoHo einlassen. Konkretes lässt sich erst in der konkreten Anwendung und Präsentation sagen.
Die neue Systemstruktur muss in der Praxis getestet werden. Daher plant KoHo nach zur Verfügungstellung des Programmes ein Projekt parallel zu dem normalen Betrieb in KoHo-PRO durchzuführen.
Die neue Schnittstelle der CAD ist von der Firma TOP CAD mittlerweile erstellt worden, und die Schulung und das Testen soll im November erfolgen.
Für die Umsetzung des Kodierungsvorschlages und dem damit verbundenen Projektmanagement-Tools wurde mit der Programmierung der Datenbank begonnen. Hierbei galt es zunächst die Abhängigkeiten der einzelnen Elemente (Dokumente, Dokumentarten, Korrespondenz, Mitarbeiterzuordnung) zu definieren und entsprechende Algorithmen festzulegen.
