Arbeitspaket 20 Testlauf und Echtbetrieb
Durchführung geplant für Oktober 2003
Start 01.09.2003
Ende 29.02.2003
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abgeschlossen |
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Zeitverzögerung |
Arbeitspaket abgeschlossen
Auch wenn im Laufe der praktischen Arbeit sicherlich noch mehr Ergänzungen durch die Anwender kommen, kann der Baustein als abgeschlossen betrachtet werden.
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Die Überarbeitung der Ansprechpartnerdaten wurde abgeschlossen. Dabei sind weitere Programmergänzungen gesammelt und auch durch den Dienstleister wie die weiteren Optimierungen - bereits umgesetzt worden. Auch wenn im Laufe der praktischen Arbeit sicherlich noch mehr Ergänzungen durch die Anwender kommen, kann der Baustein als abgeschlossen betrachtet werden. Das System hat sich bereits so durchgesetzt, dass eine Tochterfirma Bereich Folienschweisstechnik die Lösung mit ihren spezifischen Anforderungen übernehmen will.
Hauptproblem ist die Integration aller Arbeiten in das Tagesgeschäft. Mit ourJOKE ist jedoch intern der größte Schritt getan, da nun alle Mitarbeiter mit dem neuen System arbeiten und das gesamte Projekt den Status der Theorie verlassen hat. Dies soll zu einer höheren Akzeptanz für die weiteren noch ausstehenden Arbeiten führen.
Einige Anwendungsoptimierungen werden erst durch die tägliche Arbeit offensichtlich. Neue Programmelemente gerade im Bereich der Datenstrukturierung und Selektion, sowie für Datenpflege und management wurden besprochen. Diese Optimierungen sind notwendig, um langwierige Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten, Redundanzen zu vermeiden und eindeutigere Informationen zu bekommen. Die meisten Punkte betreffen dabei den Vertriebsaußendienst und das Datenmanagement. Um die Praxistauglichkeit im zunächst letzten Ausbauschritt sicher zu stellen, fand die Abstimmung der Elemente im Rahmen eines Vertriebsmeetings statt. So konnten alle relevanten Punkte detailliert besprochen werden. Dabei wurde auch die Problematik der noch fehlenden Produktgruppenmerkmale angesprochen, die mit als nächstes zeitnah eingepflegt werden sollen. Die gesammelten Änderungen werden nun von kennziffer.com zeitnah programmiert und JOKE für die weitere praktische Arbeit zu Verfügung gestellt. Da auch dem Vertrieb der Gesamtkontext der Restrukturierung immer klarer wird, wurde auch auf die Klassifizierung und Standardisierung eingegangen. Dabei stellte sich heraus, dass viele Mitarbeiter mit dieser Thematik seitens der Kunden noch nicht konfrontiert wurden. Gerade die Masse der Kunden kleinere Unternehmen müssen zunächst generell auf den Onlineweg geführt werden. In diesem Zusammenhang wurde eine weitere Optimierung der Website beschlossen, die den Zugang zu den Produkten und den Hinweis auf den möglichen Datenaustausch vereinfacht.
Seit Januar ist das System im Echtbetrieb und wird von allen Mitarbeitern im Innen- und Außendienst genutzt. Aufgrund einer nicht kategorisierbaren Datenstruktur auf der AS400 lagen einige Kundendaten nicht in der passenden Form (selektierbare Rubriken) vor. Hierfür mussten von dem Dienstleister spezielle Pflegetools geschrieben werden, die die Datenpflege wesentlich vereinfachten. Mit Hilfe dieser Tools konnte Ende Januar mit der Datenüberarbeitung begonnen werden. Diese Arbeiten (Pflege von zunächst 9.000 Ansprechpartnern) sollen im Februar durch zusätzliche Mitarbeiter und dem Vertrieb abgeschlossen werden. Im Echtbetrieb sind weitere Anforderungen an das System aufgefallen. Vor allem die Verknüpfung von Artikeldaten, Angebote und Aufträge. Alle Ergänzungen wurden im Laufe des Monats gesammelt. Die Programmierung und Einbindung findet im Februar statt. Die Akzeptanz des neuen Systems ist erstaunlich gut, wenngleich die Umstellung auf ein neues System auch in diesem Fall mit den üblichen Anpassungs- und Veränderungssymptomen verbunden ist. Die erweiterten Möglichkeiten bieten jedoch einige Vorteile in der täglichen Arbeit, so dass der Umstellungsprozess von allen Mitarbeitern akzeptiert wird. Die im Dezember erfolgten Schulungen werden durch ein noch zu aktualisierendes Handbuch unterstützt. Diese Bedienungsanleitung soll selbsterklärend auch Dritten den Einstieg in ourJOKE ermöglichen.
Programmtest und Korrekturen innerhalb des gesamten Intranetzes
ourJOKE wurde freigegeben und sollte zunächst 4 Wochen parallel zum alten System laufen und von allen betroffenen Mitarbeitern getestet werden. Basis für den Test bildeten die abgehaltenen Schulungen und Dokumentationen. Aufgrund mangelnder Zeitressourcen konnte jedoch ein idealer Testbetrieb nicht durchgeführt werden. Daher folgte die Freischaltung ohne ausreichende Probezeit. Dies im vollen Bewusstsein das auftretende Änderungen, Ergänzungen und Fehler im Echtbetrieb behoben werden müssen.
Aufgrund mangelnder Zeit konnte das System nicht zeitnah getestet werden. Diese führte zu Verzögerungen im weiteren Ablauf und in der Terminierung der Freischaltung.
ourJOKE befindet sich im Echtbetrieb. Die Korrekturen im Produktportfolio sind fast abgeschlossen. Sie werden voraussichtlich Ende Januar fertig sein. Die standardbasierten Module wie Suchfunktionen über eCl@ss-Schlüssel sind seitens der Bedienung selbsterklärend und bedürfen keiner weiteren Schulung. Zudem werden alle noch offenen Elemente in einem Handbuch festgehalten, das ständig modifiziert zum Download allen Mitarbeitern zur Verfügung steht.
Alle Mitarbeiter Innen- und Außendienst wurden in ourJOKE geschult. Ab Januar beginnt der Echtbetrieb. Dabei erfolgt auch die Umstellung auf Exchange und Outlook. Die Anbindung der externen Rechner an das System verlief dank Ferninstallation nahezu problemlos. Lediglich ein Rechner musste in die Zentrale gesandt und physisch vor Ort installiert werden. Bei der Anwendung tauchten noch kleinere Schwierigkeiten hinsichtlich der Browserkonfiguration auf. Diese müssen auf die webbasierte Anwendung vereinheitlicht werden.
ourJOKE ist fertig installiert und lauffähig. Aufgrund von Terminengpässen hinsichtlich der Messvorbereitung findet die eigentliche Implementierung erst im Dezember statt. Die Korrekturen im Produktportfolio schreiten voran, werden dennoch erst Anfang des nächsten Jahres abgeschlossen sein. Der dafür enorme Zeitaufwand führte zu einer Rückstellung der übrigen Projekte ins neue Jahr.
ourJOKE wird voraussichtlich in KW 47 in den Echtbetrieb gehen. Die zuletzt beschriebenen Arbeiten zur vollständigen Implementierung des Systems werden in KW 45 abgeschlossen sein. Schulungen in das System sind für KW 45/46 geplant. Eine entsprechende Bedienungsanleitung wurde bereits erstellt. Ziel ist die komplette Nutzung durch alle Mitarbeiter bis zur Messe "EUROMOLD" im Dezember.
Effektives Arbeiten mit ourJOKE ist nur mit vollständigen und aktualisierten Daten möglich. Einige Informationen lassen sich aus technischen Gründen nicht aus dem alten System transferieren, andere Daten müssen komplett neu erfasst werden. Um diese Arbeiten zu rationalisieren wird nun ein Arbeitskatalog erstellt der die anstehenden Pflegejobs erfasst und Vorschläge für die Umsetzung aufzeigt, da einige Daten ohne vorherige Fachkenntnisse zu ermitteln sind.
ourJOKE steht kurz vor der Einführung. Nach weiteren internen Tests wird nun die Implementierung des Systems im Unternehmen organisiert. Dabei muss vor allem ein logistisches Problem gelöst werden. Aus diesem Grund werden zwei Gruppen für die Schulung in ourJOKE gebildet. Zunächst soll der Vertriebsinnendienst, anschließend die übrigen hausinternen Mitarbeiter geschult werden. Zum Schluss folgen die Außendienstmitarbeiter die im Rahmen des letzten Vertriebstreffens des Jahres gemeinsam eingewiesen werden. Bis dahin müssen noch alle Voraussetzungen für eine reibungslosen Systemnutzung geschaffen werden. Aufgrund der bis zum Jahresende anstehenden Arbeiten der Produktbereinigung, wird sich die Systemeinführung als äußerst schwierig und zeitkritisch darstellen.
Einige Daten in ourJOKE werden aufgrund falscher oder fehlender Datenfelddefinitionen aus der AS400 falsch angezeigt. Gemeinsam mit dem Dienstleister wurden mögliche Fehlerursachen erläutert und Lösungsvorschläge erarbeitet. Das Problem tritt vor allem bei der Anzeige der offenen und erledigten Aufträge sowie Angebote auf. Ebenso fehlen noch bestimmte Schlüsselwerte, wie z.B. Ablehnungsgründe, die noch hinterlegt werden müssen. Vorlagen aus Gedy's (Messeberichte, Kontaktberichte, Faxe, Einzelbriefe, Kataloganforderungen, Einladungen-Telefonnotiz) müssen gesammelt und in die neue WORD-Vorlagenstruktur von ourJOKE integriert werden.
