Arbeitspaket 13 Produktdatenmanagement
Durchführung geplant für September 2003
Start 01.07.2003
Ende 30.04.2004
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Abschluss der Datenerfassung Ende April
Export der Daten abgeschlossen - nun erfolgen Ergänzungen.
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Nach dem Export aller Daten inklusiver aller Verknüpfungen erfolgte die Ergänzung der Datenfelder über EXCEL-Tabellen. Dieser Zwischenschritt wurde gewählt, um effizienter in kürzerer Zeit die Datenbearbeitung durchzuführen. Da die Anzahl der Verknüpfungen zu einzelnen Merkmalen der Artikel mittlerweile so groß ist, würde die Pflege innerhalb des Systems nur durch das einzelne Aufrufen der verschiedenen Tables gehen. Durch eine Import/Export-Routine werden nun die Daten in leicht zu bearbeitenden EXCEL-Tabellen uns zur Verfügung gestellt und abgearbeitet. Die komplette Datenerfassung ist jedoch noch nicht vollständig im März abgeschlossen worden. JOKE plant dies für KW 17.
Dieser Bereich kann noch nicht abschließend bearbeitet werden. Hintergrund: Aufgrund der gravierenden Änderungen im Produktportfolio und neuen Anforderungen innerbetrieblich an den Bereich Reparatur, wird das Ersatzteilmanagement neu organisiert. Daher musste die eigentlich bereits erfolgte Auswahl der Ersatzteil- und Stücklisten für den Online-Betrieb zunächst gestoppt werden. Die weitere Erfassung wird daher auf April verschoben.
Die bisher online stehenden Artikel sind aktualisiert und eingepflegt. Die in 2004 neu hinzugekommenen Artikel wurden kategorisiert in Produktgruppen gepackt und für die Datenbankpflege vorbereitet. Aufgrund von Krankheiten gab es jedoch einen Engpass bei der Datenpflege, so dass die vollständige Datenerfassung erst im März abgeschlossen sein wird.
Da auch dem Vertrieb der Gesamtkontext der Restrukturierung immer klarer wird, wurde auch auf die Klassifizierung und Standardisierung eingegangen. Dabei stellte sich heraus, dass viele Mitarbeiter mit dieser Thematik seitens der Kunden noch nicht konfrontiert wurden. Gerade die Masse der Kunden kleinere Unternehmen müssen zunächst generell auf den Onlineweg geführt werden. In diesem Zusammenhang wurde eine weitere Optimierung der Website beschlossen, die den Zugang zu den Produkten und den Hinweis auf den möglichen Datenaustausch vereinfacht.
Im Rahmen der Produktaktualisierung für 2004 werden die Arbeiten fortgesetzt. Ende Januar waren 4.000 Artikel aktualisiert. Im Februar werden weitere 1.000 Artikel geändert online zur Verfügung stehen. Da die in 2004 neu hinzugekommenen Artikel erst im Januar offiziell hinsichtlich Preisbildung und Informationsdaten zur Verfügung stehen, kann deren Integration erst ab Februar erfolgen.
Die gesamte Zeitplanung des Projektes unterliegt derzeit der Abstimmung mit der für JOKE wichtigsten Messe Anfang Dezember der EUROMOLD. Zu diesem Termin soll das neu überarbeitete Produktprogramm präsentiert werden. Hier gab es einige Änderungen in kompletten Produktgruppen, Lieferanten und Aufteilungen.
Im Einzelnen:
- Neue Lieferanten dies führt zu Änderungen bei Preisen und Merkmalen
- Umstellung der Gruppen dies führt zu einer neuen Struktur des eCommerce-Schlüssels
- Neue Produkte dies führt zur kompletten Neuerfassung
Alle Änderungen müssen zunächst für die Printversion des Kataloges bis Mitte November abgeschlossen und dann sukzessive für die Online-Datenbank übernommen werden. Aufgrund von weiteren Restrukturierungen im Unternehmen sind die Kapazitäten für das Datenmanagement begrenzt. Als weiteres Hemmnis bei der Einhaltung der Zeitplanung ist die derzeitige Unzuverlässigkeit der potentiellen Kunden/Lieferanten für den Datenaustausch zu sehen. Hier hat JOKE bislang nur Absagen erhalten, bzw. individualisierte Wünsche bzgl. des Datenaustauschformates, was jeden Standard natürlich konterkariert. Aufgrund der enormen Veränderung im Produktportfolio stellt sich zudem die Frage, ob die komplette Integration nicht direkt in der jeweils neuesten Version von BMEcat, eCl@ss und openTRANS erfolgen sollte. Zumindest ein Kunde verlangt bereits die entsprechend neueste Version.
Die beschriebenen zusätzlichen Arbeiten in Hinblick auf die kurzfristige Neupositionierung der Produktpalette erfordern eigentlich weitere Kapazitäten, die derzeit nicht zur Verfügung stehen. Die Produktmanager verantwortlich für die Bestimmung der Produktgruppenmerkmale und das Produktdatenmanagement sind derzeit mit der Fülle der Aufgabe überlastet. Aufgrund dieses Engpasses muss die Zeitplanung der einzelnen Meilensteine verschoben werden.
Organisation der zukünftigen Datenerhebung. Da schon derzeit die benötigten Informationen pro Produktdatensatz bei verschiedenen Stellen abgefragt werden müssen, gilt es diesen Informationsfluß zu standardisieren und zu optimieren. Derzeit werden die Daten zentral erfaßt und von dieser Stelle auch vorab "eingesammelt". Dies führt zu Verzögerungen und oft zu fehler- bzw. lückenhaften Eingaben. Da die Datenmenge gemäß der Merkmalsfelder noch zunehmen wird, bedarf es einer neuen Verwaltungsorganisation. In einem ersten Schritt werden erste Produktgruppen vollständig vom Datenmanagement erfaßt und die relevanten Datenquellen und die damit verbundenen Probleme protokolliert. Danach erfolgt die Erstellung eines verbindlichen Leitfadens.
