02 Initialphase Leistungs- und Materialklassifizierung, Stammdatenpflege
Durchführung geplant für Nov 2010
Start Sep 2010
Ende Jul 2011
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abgeschlossen |
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erfolgreicher Verlauf |
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Zeitverzögerung |
Mehr als die Hälfte aller Positionen erfasst
Externe Datenerfassung abgeschlossen, intern sollen alle Daten bis Mai erfasst sein, Software ausgewählt, Definition von Stammdateneigenschaften und Feldinhalten mit Mitarbeitern geklärt
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Die vorhandenen Leistungs- und Materialstammdaten wurden überprüft und in Abstimmung mit der neu anzuschaffenden Branchenlösung/Software wurden Leistungs- und Materialbeispiele methodisch erfasst. Dazu wurden alle erforderlichen und möglichen Datenfelder der neuen Branchenlösung systematisch aufgeführt und mit den Anforderungen des PROZEUS-Projektes abgeglichen. In der momentanen Phase des Projektes ist es noch unklar inwieweit mögliche Datenfelder und Informationen von Leistungen und Materialien in den neuen Stammdaten der Gruber Naturholzhaus GmbH erforderlich sind. Das wird sich voraussichtlich im Laufe des Projektes, insbesondere im Arbeitspaket "Leistungs- und Materialklassifizierung" aufklären.
Die bisher erfassten und vorläufig festgelegten Leistungs- und Materialbeispiele wurden mit den einzelnen betroffenen Mitarbeitern (Kalkulation, Arbeitsvorbereitung, Produktion und Fertigung) besprochen und gewünschte Änderungen bzw. Ergänzungen festgelegt. Teilweise waren Feldinhalte unklar bzw. musste man Definitionen einzelner Feldinhalte aktualisieren. Auf der Grundlage der besprochenen und aktualisierten Festlegungen wurden mit der Erfassung neuer Leistungs- und Materialbeispiele zur endgültigen Klärung begonnen. Es wurde festgestellt, dass es bei unterschiedlichen Mitarbeitern Klärungsbedarf bei der Definition von Stammdateneigenschaften und Feldinhalten gab. Die Erkenntnis war wichtig denn zukünftig müssen alle relevanten bzw. betroffenen Mitarbeiter auch bei Änderungen und Aktualisierungen informiert werden.
Auf der Grundlage der vorhandenen Stammdaten wurden mehrere Besprechungen mit Abteilungsleitern, technischen Angestellten sowie gewerblichen Mitarbeitern geführt, um die Systematik der vorhandenen Leistungs- und Materialklassifizierungen zu hinterfragen, mit dem Ergebnis, dass die Klassifizierungen vollständig überarbeitet werden müssen. Vorhandene Standards (Standardleistungsbuch, Datanorm) werden zu Hilfe genommen um die Klassifizierung möglichst in Anlehnung an vorhandene Standards anzupassen. Die bisherige Leistungsklassifizierung muss überarbeitet werden, da sie nicht prozessorientiert ist. Die vorhandene Materialklassifizierung muss auch überarbeitet werden, das sie nicht aktuell und vor allen Dingen nicht vollständig ist. Zu beiden Klassifizierungen werden vorhandene Standards (Standardleistungsbuch, Datanorm) hinzugezogen.
Die vorhandene Leistungs- und Materialklassifizierung wurde im Oktober grundlegend überarbeitet. Bei der Klassifizierung ist zu berücksichtigen, dass es zukünftig sozusagen 3 "Ebenen" der Erfassung geben wird. Diese sind:
- die einzelnen Leistungspositionen verknüpft mit Zeit- und Materialvorgaben, dann
- die Sets als zusammengestellte Leistungspakete bestehend aus einer oder mehreren
Hauptpositionen mit verknüpften Unterpositionen, sowie
- die ablaufprozessorientierten Arbeitspakete
Die vorläufig endgültige Leistungs- und Materialklassifikation wurde im Dezembertermin besprochen und festgelegt (Änderungen vorbehalten). Auf Grund der Vielschichtigkeit (3 "Ebenen") der Stammdaten wurde zunächst festgelegt, sich bei der Klassifizierung auf die Leistungspositionen und Materialien zu beschränken.
Mit der elektronischen Aufbereitung und Datenerfassung wurde begonnen. Hier wurde sofort klar, dass die vorhandenen Stammdaten nur zu einem geringen Teil genutzt werden können, da diese nicht unbedingt ablaufprozessorientiert vorliegen. Nur zum Teil können uns Lieferanten standardisierte Daten (bspw. Datanormdateien oder GAEB-Leistungstexte) zur Verfügung stellen. Wir mussten feststellen, dass die Datensammlung und –analyse ein bisher unterschätzter Aufwand darstellt. Hierzu ist es erforderlich das in den Köpfen vorhandene Wissen der Mitarbeiter in Gesprächen zu ermitteln und in Form von elektronischen Daten zu erfassen. Weiterhin müssen Informationen (Texte, Beschreibungen, Materialinfos, Artikelnummern, etc.) von fremden Dritten besorgt werden, was sich auch als größeres Problem darstellt, da viele Lieferanten keine standardisierten Stammdaten (bspw. GAEB-Leistungstexte, Datanorm-Materialdaten, etc) liefern können. Auf Grund des doch erheblichen Aufwandes für die Datenerfassung wird Gruber weitere Kapazitäten zur Unterstützung des Geschäftsführers und Fachbereichsleiters zur Verfügung stellen müssen, um die Datenerfassung voranzutreiben.
Die gesammelten Daten für Material, Lohn und Fremdleistungen wurden in die Banchenlösung WinWorker eingegeben. Die Strukturen der Eingabe wurden festgelegt. So ist nun einen Eingabe der Lohn, Material und Fremdleistungsdaten nach einem genauen Schema zu erstellen. Im Eigenleistungsbereich wurden Texte und Kalkulationspositionen erfasst und auf die neuen Arbeitspakete abgestimmt, sodass eine bessere Kommunikation mit der Zeiterfassung auf der Baustelle mit den Handys möglich ist. Viele Positionen wurden eingegeben. Ebenfalls wurde der Materialstamm eingegeben, sodass sich die neue Kalkulation auf die neu über Datanorm eingelesenen Produkte bezieht. Im Fremdleistungsbereich wurde begonnen Positionen und Fremdleistungen einzugeben.
Die Erfassung läuft sehr gut und es sind nun mehr als die Hälfte der Positionen erfasst. Dies gilt vor allem für den Fremdleistungsbereich. Im Eigenleistungsbereich geht die Erfassung langsamer voran, da diese Positionen weitaus komplexer sind und eine Abstimmungen immer wieder notwendig machen. Vor allem im Materialbereich erweist sich der Einsatz der DataNorm Schnittstelle als große Hilfe. Leider können nicht alle Lieferanten Ihre Produktinformationen als DataNormDateien zur Verfügung stellen, so dass es diesbezüglich durchaus zu erhöhter Erfassungsarbeit kommen wird. Außerdem muss das Unternehmen immer nachhaken und darauf drängen die Produktinformationen im DataNorm-Format zu
erhalten.
Die Erfassung der Fremdleistungen neigt sich dem Ende zu. Das Unternehmen ist mit dem Arbeitsfortschritt sehr zufrieden. Im Eigenleistungsbereich geht die Erfassung langsamer voran. Durch die Umstellung der Leistungspositionen auf die Prozessorientierung sind viele Stammdaten zum Teil noch nicht vorhanden und müssen intern mit den jeweils Beteiligten noch abgestimmt werden. Nachwievor ist das größere Problem die Erfassung von Materialstammdaten, da von den Lieferanten keine Datanorm-Dateien zur Verfügung gestellt werden und die Materialien händisch von diversen Listen abgetippt werden müssen. Unabhängig davon ist es unser Ziel bis Ende Mai die Leistungsstammdaten mit Material- und
Zeitinformationen erfasst zu haben.
Nachwievor werden Leistungspositionen erfasst und mit Zeit- und Materialdaten verknüpft. Die prozessorientierten Arbeitsschritte werden versteckt für den Kunden in Unterpositionen zusammengestellt, kalkuliert als Sets (Kombination Haupt- mit Unterpositionen) in den Stammdaten abgespeichert. Weiterhin werden den einzelnen prozessorientierten Unterpositionen die jeweiligen Standard-Arbeitspakete für die spätere mobile Stundenmitschreibung zugewiesen.
Auf der Grundlage der im Pflichtenheft dokumentierten sowie den durch die Leistungs- und
Materialklassifizierung ergebenen Anforderungen, wurde der Markt für handwerksorientierte mobile Datenerfassungssysteme recherchiert. In Abstimmung und Zusammenarbeit mit Michael Heil (externer Berater) wurden diverse Lösungen überprüft und hinterfragt, wobei die Auswahl auf die Branchenlösung „WinWorker“ gefallen ist.
Für die digitale Zeiterfassung hat Gruber mehrere Angebote machen lassen. Das Unternehmen hat sich letztendlich für die Lösung des ERP-Systems von WinWorker entschieden. Hier werden die Stunden der Mitarbeiter auf Java-Handys erfasst. Jeder Mitarbeiter bekommt ein Java-Handy und soll seine Stunden arbeitspaketbezogen mitschreiben. Auf Grund der einheitlichen Datenbasis und der anwenderfreundlichen Handhabung der digitalen Zeiterfassungsgeräten war es einfach eine Entscheidung zu treffen.
Jeder Mitarbeiter in der Produktion und Montage wird ein baustellentaugliches Java-Handy zur
Verfügung gestellt bekommen.
