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Anwenderbericht Simonswerk GmbH

Simonswerk GmbH beschleunigt C-Teile-Beschaffung
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Türöffner für schnelle Freigaben

Bei Bestellfreigaben wird in Unternehmen viel Potential und Geld verschenkt. Die Zeitspanne vom Feststellen des Bedarfs über die Recherche und Genehmigung bis hin zur Lieferung des gewünschten Produkts ist oft viel zu lang und erzeugt unnötig Kosten. Abhilfe kann geschaffen werden, indem Anfragen vereinfacht, Abläufe gestrafft und Prozesse beschleunigt werden. Auf der Suche nach einer effizienteren Gestaltung des Einkaufs fand das Traditionsunternehmen Simonswerk aus Rheda-Wiedenbrück eine Plattform, die den gesamten Geschäftsbedarf abdeckt, das Einbinden von eigenen Lieferantenkatalogen erlaubt und den Freigabeprozess erheblich beschleunigt.

Mercateo

Benötigte ein Mitarbeiter ein bestimmtes Produkt, schrieb er bisher eine Bedarfsanforderung an den Einkauf. Diese landete dann meist auf dem Postweg auf dem Schreibtisch des Kollegen, der sich anschließend darum kümmerte, die gewünschte Ware zu bestellen. Doch dafür musste er erst einmal recherchieren, Angebote einholen, Preise vergleichen und wenn möglich nachverhandeln. Bis das gewünschte Produkt dann endlich bestellt war, kam es noch zu Rückfragen und unnötigen Abstimmungen.

Um den Einkauf sogenannter C-Teile in den produktionsnahen Bereichen am Hauptstandort zu optimieren, untersuchte man bei SIMONSWERK zuerst die Option, ein Konsignationslager aufzubauen. Ein elektronisches Schranksystem sollte die Bereitstellung und Wiederbeschaffung von C-Teilen deutlich vereinfachen und automatisieren. Doch diese Lösung scheiterte letztendlich an den Investitionskosten und der langen Amortisationsdauer der erforderlichen Schranksysteme.

Sw Torsten Feldmann

Als Torsten Feldmann, Einkaufsleiter von SIMONSWERK, im November 2011 während einer BME-Veranstaltung auf Mercateo aufmerksam wurde, war seine Neugier geweckt. Nach eingehender Recherche entschieden sich die Beschaffungsverantwortlichen im April 2012 für eine Zusammenarbeit. „Ausschlaggebend war die Möglichkeit, eigene Kataloge auf der Plattform zu integrieren“, so Torsten Feldmann. Langjährig gepflegte Lieferantenbeziehungen und verhandelte Preise können auf diese Weise beibehalten werden. Nach dem Start mit drei Katalogen sind mittlerweile fünf eigene Kataloge auf der Plattform integriert. Damit entfällt für SIMONSWERK die Notwendigkeit eines eigenen Katalogmanagements. Das Bereitstellen der elektronischen Kataloge im Format BMEcat und die Bestellübermittlung an den Lieferanten übernimmt Mercateo. Außerdem lassen sich die Sortimente der eigenen Lieferanten kennzeichnen oder für bestimmte Nutzer ein- oder ausblenden, z.B. auf Basis von eCl@ss.

Das alles spielt sich auf nur einer Plattform ab. Zudem können Artikel, für die keine Rahmenverträge vorliegen, über das riesige Mercateo-Sortiment bestellt werden. Dem wilden Einkaufen im Markt wird entgegengewirkt und Freitextbestellungen haben ein Ende. „Mercateo hat uns nach eingehender Recherche überzeugt. Wir können jetzt ohne Zusatzkosten unsere eigenen Lieferanten auf der Plattform abbilden und über das Mercateo-Sortiment unseren Randbedarf einkaufen“, so der SIMONSWERK-Einkaufsleiter.

Freigaben schnell gemacht

Ein weiteres entscheidendes Kriterium für den Hersteller von Bandsystemen war die elektronische Freigabe von Bedarfsanforderungen. Das Besondere hierbei: Der gesamte Einkauf von C-Teilen des Unternehmens erfolgt über eine Kundennummer. Die Mitarbeiter suchen ihre gewünschten Produkte selbst aus, Rückfragen mit dem Einkauf, Fehlbestellungen und Mehrfacharbeiten werden so deutlich reduziert. Die Bedarfsanforderung wird anschließend vom Vorgesetzten oder dem Einkauf digital freigeben, kann aber auch abgelehnt oder geändert werden.

Transparent und anpassbar

„Die elektronische Freigabe hat sich bewährt. Die Durchlaufzeiten sind seitdem deutlich gesunken. Während damals die Bedarfsanforderung erst nach drei bis vier Tagen von der Einkaufsabteilung bearbeitet werden konnte, ist die Ware jetzt schon längst geliefert“, so Torsten Feldmann. „Im Vergleich sparen wir bei der Beschaffung eine Woche mit Sicherheit ein. Das bedeutet für uns mehr Zeit für andere Projekte im Einkauf.“

SIMONSWERK nutzt einen Freigabeprozess, bei dem sich für jeden Mitarbeiter individuelle Bedingungen festlegen lassen und die jederzeit vom Vorgesetzten geändert werden können. Definiert werden kann, ob Bedarfsanforderungen manuell oder automatisch freigegeben werden sollen. Außerdem gibt es noch Einkaufsbudgets zum Beispiel pro Bestellung oder Monat. Das heißt: Liegt eine Bedarfsanforderung innerhalb des Budgets von 300 Euro, wird die Bestellung ausgelöst. Wird der Wert überschritten, erhält der nächsthöhere Genehmiger eine E-Mail mit der Bitte um Freigabe. „Kontrolle und Transparenz sind jederzeit gegeben. Wir haben immer Zeit zum Prüfen und die Möglichkeit, einzugreifen“, ergänzt Feldmann. Auch wenn der Kollege mal im Urlaub ist, können Bedarfsanforderungen durch den nächst höheren Genehmiger freigegeben werden.

Eine Funktion zum Erkennen weiterer Einsparpotentiale ist das Hinterlegen von Kostenstellen. Als Standardfeld definiert müssen sie bei jeder Bedarfsanforderung mit angegeben werden. „Ein großer Vorteil gegenüber der früheren Handhabung“, freut sich Feldmann, „denn bei Bestellungen auf Papier gibt es keine Pflichtfelder“. Durch diese Angabe und weitere Daten zum Beispiel Nettopreis, Besteller und nach eCl@ss klassifizierten Warengruppen kann das Unternehmen jederzeit Auswertungen vornehmen und analysieren, welche Optimierungsmöglichkeiten bestehen.

Bis es zur Umstellung kam, wurde intensiv im Unternehmen getestet. „Während einer Testphase wurden Bestell- und Freigabeszenarien entwickelt und die ersten Mitarbeiter geschult. Wir haben die Plattform auf Herz und Nieren geprüft. Auf unsere Anregungen und Wünsche ist Mercateo dabei eingegangen.“ Und auch bei der praktischen Anwendung ist man zufrieden: „Die Plattform wird von unseren Mitarbeitern gut genutzt, ist sozusagen zum Selbstläufer geworden. Durchschnittlich gibt es pro Tag drei Bestellungen, Tendenz steigend.“

Bandtechnik Made in Germany: SIMONSWERK GmbH
Gebaeude

Als führender Hersteller von hochwertigen Bändern und Bandsystemen für Türen und Fenster ist SIMONSWERK in über 60 Märkten mit seinen 500 Mitarbeitern weltweit aktiv. Das Unternehmen fertigt und vermarktet seit fast 125 Jahren innovative Bandtechnik für Wohnraum-, Objekt- und Haustüren für den Einsatz bei verschiedenen Werkstoffen wie Holz, Stahl, Aluminium und Glas. Die Produkte der Marke SIMONSWERK werden international für die hohe Qualität, technische Innovationen, ausgezeichnetes Design und große Zuverlässigkeit von Architekten, Bauherren und Handelspartnern geschätzt. Am Unternehmensstandort Rheda-Wiedenbrück in Ostwestfalen und in Bad Heiligenstadt in Thüringen werden mit modernster Fertigungstechnik, flexiblen Produktionsabläufen, hochwertigen Rohstoffen und einer zertifizierten Produktionsüberwachung die Qualitätsprodukte in Deutschland hergestellt. Die Türbänder haben bereits für die Qualität und das Design zahlreiche Auszeichnungen erhalten und wurden in vielen namhaften Referenzobjekten auf der ganzen Welt eingebaut.

Über Mercateo

Mercateo ist Europas führende Beschaffungsplattform für Geschäftskunden im Internet. Unter www.mercateo.com können Unternehmen in Deutschland aus einem mehr als neun Millionen Artikel umfassenden Sortiment bestellen, wie z. B. Büromaterial, IT- sowie Industriebedarf oder Betriebs- und Lagerausstattung. Das Angebot deckt sowohl den allgemeinen Geschäftsbedarf als auch den spezialisierten Fachbedarf bis hin zu exotischen Produktkategorien ab. Zu den über eine Million Kunden zählen Unternehmen aller Größenordnungen, vom Dax-Konzern und Mittelständler bis zum Freiberufler ebenso wie zahlreiche öffentliche Auftraggeber.

Über das Standardsortiment hinaus können Unternehmen ihre eigenen Rahmenvertragslieferanten maßgeschneidert anbinden und ein modulares System von E-Procurement-Funktionen nutzen, die ohne Installations-, Lizenz- oder Wartungskosten verfügbar sind. Dazu gehören Kataloghosting, personalisierte Sichten und Produktkennzeichnungen, der digitale Freigabeprozess ApproveNow sowie elektronische Schnittstellen zu kundeninternen Systemen.

Mercateo ist neben Deutschland in über zehn europäischen Ländern präsent und beschäftigt mehr als 300 Mitarbeiter, darunter 19 Auszubildende. Der Umsatz im Jahr 2012 betrug 130 Millionen Euro, eine Steigerung um 18 Prozent gegenüber dem Vorjahr.

Täglich aktuelle Informationen und Einblicke unter www.mercateo.com/einkaeufer.

Kontakt:
Mercateo AG
Kathrin Bauer
Postfach 1460
06354 Köthen
Telefon: 0 34 96/512 159
E-Mail: presse@mercateo.com
Internet: www.mercateo.com

INTERNETLINKS

SIMONSWERK GmbH, Rheda-Wiedenbrück

Alle weiteren Informationen über das Unternehmen und die Übersicht der Produkte und deren Anwendungsmöglichkeiten unter:

www.simonswerk.de

Mercateo AG

Aktuelle Informationen und Einblicke unter:

www.mercateo.com/einkaeufer

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