Praxisberichte Entwicklung eines nach eCl@ss-standardisierten Stammdatenmanagements im modernen Hausbau

Das Unternehmen

Bei der Gruber Naturholzhaus GmbH handelt es sich um einen Holzhausbaubetrieb in der zweiten Familiengeneration. Der geschäftsführende Gesellschafter des Unternehmens ist der Diplomingenieur (FH) und Baubiologe Günther Gruber. Das Unternehmen hat zurzeit ca. 50 Mitarbeiter, davon sind ca. 23 kaufmännische und technische Angestellte und ca. 27 gewerbliche Mitarbeiter. Das Leistungsspektrum des Unternehmens umfasst die Erstellung von schlüsselfertigen Einfamilienhäusern. Dabei wird besonders Wert gelegt auf die Punkte: Ökologie, Gesundheit, Individualität und Wohnkomfort.

Die Ziele

Gesamtziel des Projektes ist die umfassende und allgemeingültige Erfassung von Leistungs- und Materialstammdaten für den modernen Hausbau (Holzhausbau) und deren Zuordnung in die vorhandene ecl@ss-Struktur. Inwieweit diese Struktur durch eine aktive Mitarbeit bzw. die Einreichung von Änderungsvorschlägen im ecl@ss-Portal beeinflusst werden soll, wird sich im Laufe des Projektes noch klären.

Das Projekt

In diesem Projekt soll in der Gruber Naturholzhaus GmbH eine konsistente Datenbasis geschaffen sowie allgemeine Klassifikationsstandards in Form einer umfangreichen, branchenspezifischen Erfassung von Leistungs- und Materialstammdaten und deren Klassifikation u.a. nach ecl@ss-Standards eingeführt werden. Damit sollen nicht nur die Ablaufprozesse im Unternehmen sondern auch ein unternehmensübergreifender sowie ortsunabhängiger (Büro<>Baustelle) Datenaustausch ermöglicht und optimiert werden. Dazu ist es notwendig, die Leistungen und Materialien eindeutig zu identifizieren, zu beschreiben und zu strukturieren. Dabei soll die Möglichkeit geschaffen werden, Produkte unterschiedlicher Hersteller allerdings mit gleichen Produktmerkmalen mit Leistungsstammdaten so zu verknüpfen, dass die Leistungsstammdaten herstellerunabhängig erfasst sind und wahlweise unterschiedliche Herstellermaterialien "per Knopfdruck" für eine oder alle Leistungen eines Angebotes ausgewählt bzw. ausgetauscht werden können.

Der Nutzen

Die Auftrags- und Marktsituation im modernen Holzhausbau gerät seit Jahren immer mehr unter Preis- und Leistungsdruck und erfordert, neben eindeutiger strategischer Positionierung und betriebswirtschaftlicher Transparenz, deutliche Produktivitätssteigerungen durch Optimierung von Administrations- und insbesondere von Produktions- und Montageprozessen. Durch diese Marktsituation ist das Unternehmen an einem Punkt angelangt, an dem ein zeit- und kostenintensiver Einsatz zur Optimierung und Standardisierung der genannten Prozesse, von Schnittstellen und umfassenden Stammdaten erforderlich ist, um die Sicherung und Weiterentwicklung des Unternehmens entscheidend voranzutreiben.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.08.2010 und hat eine geplante Laufzeit von 7 Monaten.

Die Ausgangslage

Die Organisation im Unternehmen wird nachwievor entscheidend geprägt durch und ist abhängig vom Unternehmer Günther Gruber. Er ist als geschäftsführender Gesellschafter insbesondere zuständig für fast alle Entscheidungen und Aktivitäten für Veränderungen und Verbesserungen auf dem kritischen Weg im Wertschöpfungsprozess und somit der Engpass im Unternehmen. Seine primäre Arbeitskraft muss er zurzeit im Wesentlichen noch für die Akquise von Neuaufträgen einsetzen, insbesondere der Aufbau der Kalkulation und Angebotserstellung obliegt ihm, weil es keine vollständig systematisch-strukturierten Stammdaten gibt, mit denen die Mitarbeiter die Vorkalkulation und Angebotserstellung durchführen könnten. Es sind zwar "Kalkulationsdaten" vorhanden, wobei diese auf alten Datenbeständen basieren, die durch fehlende Standards und Transparenz in der Produktion und Montage bisher noch nicht verifiziert wurden. Auf Grund der fehlenden Prozessorientierung dieser "Kalkulationsstammdaten" ist es auch nicht möglich eine prozessorientierte Arbeitsvorbereitung, Mitschreibung und Auswertung durchzuführen, so dass kein Abgleich zwischen Ist- und Solldaten möglich ist. Gerade die im modernen und individuellen Holzbau jeweils auftrags- und kundenspezifische Angebotserstellung und die in der Gruber Naturholzhaus fehlenden Standards führen zu einer Unwissenheit und Unsicherheit, die bei negativen Auftragsergebnissen keine Rückschlüsse auf die Ursache und somit kein Verbesserungspotenzial zulassen. Auf Grund der Überlastung des geschäftsführenden Gesellschafters im Tagesgeschäft, kommt er auch kaum dazu, sich um Arbeiten am Unternehmen und um die Weiterentwicklung des Unternehmens zu kümmern.

Die Zielsetzung

Die Organisation im Unternehmen soll auf der Basis der im Projekt Prozeus erstellten konsistenten Stammdatenbasis so verändert werden, dass alle Aufgaben auf dem kritischen Weg des Wertschöpfungsprozesses grundsätzlich auch ohne Eingriff des Unternehmers abgearbeitet werden können. Die Stammdaten sollen so eindeutig klassifiziert und beschrieben sein, dass der fachlich versierte Sachbearbeiter in der Lage ist ohne großen Aufwand und auf Grund der Klassifizierung, eindeutige Zuordnungen für ein jeweiliges Hausbauprojekt zu treffen. Durch die im Rahmen des Projektes erstellte, systematische Stammdatenstruktur wird der Import zudem um den ecl@ss Standard erweitert. Weiterhin werden die Arbeitspakete mit Zeitinformationen über Mobilfunk auf baustellengeeignete Handys der gewerblichen Mitarbeiter übertragen. Auch die WinWorker-spezifische Lösung zur Verwaltung von Datanorm-Informationen (sprich Datanorm OTF „on-the-fly“) wird zukünftig genutzt und vereinfacht die Handhabung von herstellerbezogenen Materialstammdaten.

Das Ergebnis

Das PROZEUS-Praxisprojekt "Entwicklung eines nach eCl@ss-standardisierten Stammdatenmanagements im modernen Hausbau" in der Firma Gruber Naturholzhaus GmbH wurde erfolgreich umgesetzt und abgeschlossen. Das Unternehmen ist nun in der Lage Text-, Zeit und Material-Informationen des kompletten Wertschöpfungsprozesses in allen Phasen der Unternehmensabläufe in einer konsistenten Datenbasis zu verwalten und digital zu verarbeiten. Mit den erfassten Stammdaten und den Funktionalitäten der neu eingeführten ERPLösung WinWorker und deren Schnittstellen zu mobilen Datenerfassungs- und -informationsgeräten, stehen die notwendigen und richtigen Informationen, am richtigen Ort, dem richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit zur Verfügung. Diese Werkzeuge aber auch die systematisch strukturierte Aufarbeitung der Stammdaten in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern sorgen für:

• Signifikante Erhöhung der Informationsqualität (Text-, Sprach- und Fotodokumentation)
• Beschleunigung der Informationsflüsse („Echtzeitinfo“)
• Eliminierung von Medienbrüchen und manueller Erfassung auf Baustelle und im Büro
• Reduzierung von Eingabe-, Übertragungs- und Informationsverarbeitungsfehler
• Deutliche Verkürzung der Prozesszeiten im Wertschöpfungsprozess
• Effizientes und ergonomisches Meldewesen bei Störungen und Zusatzarbeiten (Text-, Sprach- und Fotodokumentation) mit Sofortmeldungen
• Echtzeit-Produktivitätsübersicht und –transparenz sorgt für „vollflächige“ Produktivitätssteigerung in der Produktion, Montage und Administration
• Motivation durch tägliche Zielvorgaben und Echtzeitauswertung, Erfolgserlebnisse und Arbeitszufriedenheit
• Erhöhung der Servicequalität auf Grund kürzerer Responsezeiten und qualitativ fundierte
• Reaktion (bspw. Fotodokumentation)
• Erhöhung der Lieferanten-, Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit
• Alle Informationen am richtigen Ort zur richtigen Zeit einseh- und abrufbar

Die Erfahrungen

Auf Grund der starken Einbindung der eigenen Mitarbeiter in die operative Tagesgeschäftsebene und der damit verbundenen geringen Möglichkeiten eigene Inhouse-Kapazitäten für dieses PROZEUS-Projekt freizustellen, hätte das Unternehmen die Ziele in diesem Zeitfenster und Umfang nie ohne die im Projekt involvierten externen Dienstleister erreichen können. Durch die motivierende und engagierte Begleitung des externen Beraters Michael Heil sowie die kompetente und umfassende Unterstützung des IT-Dienstleisters Sander & Partner GmbH (Branchenlösung "WinWorker") konnten die avisierten Ziele zur Unternehmensoptimierung nicht nur erfüllt, sondern darüber hinaus weitreichendere Verbesserungen im Unternehmen umgesetzt werden. Gruber möchte allen Unternehmen die eBusiness einführen wollen den Ratschlag geben, dass eine professionelle und fachgerechte Unterstützung durch einen externen Berater unabdingbar ist, weil die externe Sicht und die Erfahrungen in Bezug auf eBusiness-Anwendungen für eine erfolgreiche Umsetzung eines solchen Projektes existenziell notwendig sind.

Die Zukunft

Mehrere Arbeits- und Ablaufprozesse sind sozusagen als Insellösungen digitalisiert und als eBusinessprozesse eingeführt. Das Unternehmen will kurz- bzw. mittelfristig alle Ablaufprozesse im Unternehmen Schritt für Schritt digitaliseren und digital mit einem ereignisgesteuerten Workflow-Managementsystem effizienter gestalten. Alle mobilen Mitarbeiter sollen mit Smartphones und/oder Tablet-PCs zur digitalen Informationsübersicht und -erfassung ausgestattet werden. Alle Ablaufprozesse sollen unter dem Aspekt der eBusiness-Unterstützung neu modelliert und ereignisgesteuert effizient ablaufen. Letztendlich sollen so alle Informationen zur richtigen Zeit, beim richtigen Mitarbeiter, am richtigen Ort digital vorliegen sowie elektronisch erfasst und bearbeitet werden können. Weiterhin will sich die Gruber Naturholzhaus GmbH verstärkt darum bemühen, dass Hersteller und Lieferanten eBusiness-Standards wie Datanorm unterstützen. Vorgesehen ist auch ein verstärktes Engagement und die Zusammenarbeit mit den entsprechenden Institutionen zur Verbesserung und Erweiterung der eCl@ss-Strukturen im Baubereich. Die Firma Gruber Naturholzhaus GmbH hat mit dem Projekt PROZEUS die Einführung und Umsetzung von eBusiness im Unternehmen zur richtigen Zeit einen signifanten Schritt nach Vorne gemacht. Die Lust nach mehr eBusiness wurde geweckt. eBusiness wird im Unternehmen jetzt umso mehr engagiert vorangetrieben und wird sowohl den Stellenwert im Markt als auch die Wettbewerbsfähigkeit steigern und somit langfristig Arbeitsplätze sichern. Wir bedanken uns hiermit nochmals bei allen Beteiligten und Förderern dieses Projektes für ihre Mitarbeit und ihr Engagement.

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