Alles zum Thema Stammdatenmanagement
Verbesserung von eBusiness-basierten Unternehmensprozessen
Stammdaten - Kern aller Prozesse
Die Optimierung von Unternehmensabläufen bzw. -prozessen ist bei der Umsetzung von eBusiness-Projekten eine der wichtigsten Aufgaben in Unternehmen. Diese Optimierung kann durch den Einsatz von eBusiness-Standards effizienter gestaltet werden. Wichtigstes Einsatzgebiet für Standards sind wiederum die Unternehmensstammdaten. Nur auf der Grundlage strukturierter Stammdaten können Unternehmensprozesse nachhaltig optimiert werden. Stammdaten sind die wesentlichen Grunddaten eines Unternehmens (z.B. Artikelnummern, Benennungen, Maßeinheiten), die über einen gewissen Zeitraum unverändert bleiben und hängen von verschiedenen Sichten ab, so z.B. Kunde, Lieferant, Mitarbeiter, o.ä. Sie bilden die Basis für Echtzeitprozesse.
Die "Stammdatenproblematik"
Häufig kommen aber heute noch in den meisten kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) unternehmensspezifische und somit individuell erstellte Artikelstammdaten zum Einsatz. Diese Daten, die zum Teil über Jahrzehnte angelegt wurden (historisch gewachsene Datenbestände), liegen in den einzelnen Unternehmen nicht integriert, sondern auf unterschiedlichen Medien und in unterschiedlichsten Qualitäten vor und werden den jeweiligen Kundenanforderungen entsprechend immer wieder neu angepasst.
Das führt zur sog. "Stammdatenproblematik": Für eine effiziente Nutzung im eBusiness müssen Artikelstammdaten standardisiert aufbereitet und z.B. nach eCl@ss klassifiziert sein. Häufig ist aber die Ablösung bzw. Erweiterung alter, individueller Stammdaten durch standardisierte Daten einer der aufwendigsten und schwierigsten Teile eines eBusiness-Projektes. Dabei sind nicht nur die Datenmengen ein Problem, sondern in der Regel auch das fehlende Know-how, Unkenntnisse über die zu erwartenden Vorteile bis hin zu ganz emotionalen Problemen, dass „Altbewährtes“ durch „Standardisiertes“ ersetzt werden soll.
Erfahrungen aus PROZEUS-Projekten
Dies bestätigen auch bisherige Erfahrungen aus PROZEUS: Die in den Industrie-Praxisprojekten aufgetretenen Schwierigkeiten bei der Erfassung von Material-/Artikelstammdaten haben gezeigt, wie wichtig eine konsistente Datenbasis für die Umsetzung von eBusiness-Anwendungen ist. Die meisten Unternehmen hatten zu Projektbeginn darauf verzichtet, ihre Daten zu sichten, zusammenzufassen oder neu zu erheben. Die Klassifizierung ihrer Produkte wurde meistens an das Ende des Projektes geschoben. Daraus ergaben sich zum Teil so massive Probleme, dass bei einigen Projekten bereits abgeschlossene Arbeitspakete nochmals bearbeitet werden mussten. Dies führte zu erheblichen Aufwandssteigerungen. Die Unternehmen, die bereits am Anfang der Projektumsetzung mit der Sichtung und Pflege ihres Stammdatenbestandes begonnen hatten, taten sich in der Folge wesentlich leichter bei der „richtigen“ Umsetzung der Prozesse und Anwendungen.
Generell ist gerade der Mehrheit der kleinen Unternehmen unbekannt, wie standardisierte Stammdaten für die internen und externen Prozesse genutzt werden können. Das fehlende Bewusstsein, dass nur standardisiert aufbereitete Stammdaten in nachgelagerten eBusiness-Anwendungen effizient einzusetzen sind, stellt ein bedeutendes Hindernis für die Umsetzung dar. Zudem waren bis vor kurzem nur wenige Praxiserfahrungen unter der Berücksichtigung spezifischer Unternehmens- bzw. Branchensituationen verfügbar.
"Prozessoptimierung durch Stammdatenmanagement"
PROZEUS hat an diesem wichtigen Basisschritt angesetzt. Durch die Schaffung eines Problembewusstseins, durch das Aufzeigen des Nutzens, durch den Abbau der Hemmnisse und letztendlich durch die Verbreitung und Anwendung von eBusiness-Standards kann durch die "Prozessoptimierung durch Stammdatenmanagement" ein bedeutender Schritt zur Verbesserung der Wettbewerbssituation der Unternehmen getätigt werden. Dazu dienen unter anderem 12 Praxisprojekte in kleinen und mittleren Industrieunternehmen unterschiedlicher Größe und verschiedener Branchen, die von 2006 bis 2008 durchgeführt und von PROZEUS begeleitet wurden. Dabei stand vor allem der prozessorientierte Einsatz von strukturierten, nach eCl@ss klassifizierten Stammdaten im Vordergrund.
Die Unternehmen stellten dabei ihre ausführliche Dokumentation der Umsetzungsschritte sowohl bei Einzelanwendungen als auch bei unternehmensübergreifenden Anwendungen zu Verfügung und zeigten damit praxiserprobte Lösungsansätze für die prozessübergreifende Nutzung von strukturierten Stammdaten auf. So konnte auch die Wirtschaftlichkeit sowie der Nutzen betrachtet werden; dabei liegt der Fokus auf Prozesskostenreduzierung durch den Einsatz von eBusiness-Standards.
Neue Broschüre im Januar 2009
Alle Erfahrungen der Unternehmen, die eine "Prozessoptimierung durch Stammdatenmanagement" erreichen konnten, können Sie im Bereich Praxisberichte bei www.prozeus.de nachlesen. Außerdem wird im Januar 2009 eine neue PROZEUS-Broschüre mit gleichem Titel erscheinen.
