Praxisbericht der Service-System GmbH
Aufbau eines elektronischen Kunden- und Auftragsmanagements
Die Service-System GmbH
Das Unternehmen Service System GmbH ist ein Meisterbetrieb für professionelle Serviceleistungen im Bereich Reinigung und Instandhaltung für Firmenkunden. Das Unternehmen mit Sitz in Freiburg beschäftigt aktuell 100 Mitarbeiter (Vollzeitkräfte sowie Mitarbeiter auf Teilzeitbasis). Zu den Serviceleistungen des Unternehmens zählen Unterhaltsreinigung, Teppich- und Polsterreinigung, Glasreinigung, Baureinigung, Hygieneservice, Hausmeisterdienst, Pflege von Außenanlagen sowie Sonderdienstleistungen.
Ziele des Unternehmens
Zielsetzung des Unternehmens war es, im Rahmen des geplanten Projektes die Prozessorganisation gegenüber Kunden durch Einsatz geeigneter IT-Systeme und Prozessstandards zu unterstützen. Gegenüber größeren Firmenkunden sollten Dienstleistungen nach Industriestandards klassifiziert angeboten werden, um Kundenanfragen qualifizierter und zugleich effizienter bearbeiten zu können.
Die Erwartungen an das Projekt
Das Unternehmen rechnete mit deutlichen Zeitersparnissen bei der Angebotserstellung und der Reaktion auf Reklamationen und Kundenanfragen. Durch standardisierte Leistungsgruppen und -verzeichnisse sollten Abläufe mit Großkunden effizienter umgesetzt werden. Gegenüber Kunden sollte die Servicequalität erhöht und dem Wettbewerb gegenüber die Position gestärkt werden.
Deutliche Verbesserung der Arbeitsprozesse
Da das Unternehmen den Projektaufwand insgesamt unterschätzt hatte, wurde das Projekt mit vier Monaten Verzögerung abgeschlossen.
Jedoch alleine durch die Einführung der neuen Software und die grundlegende Neuorganisation der Arbeitsabläufe sieht Service System bereits zum Zeitpunkt des Projektabschlusses, dass die Arbeitsqualität und die Effizienz deutlich gestiegen sind. Wenn mit der Zeit alle Funktionen und Möglichkeiten des neuen IT-Systems genutzt werden, erwartet das Unternehmen weitere nachhaltige Verbesserungen der Arbeitsprozesse.
