eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Stammdatenmanagement: Aufbau einer standardisierten, medienneutralen Datenhaltung

STAUF Klebstoffwerk GmbH

Wilnsdorf, Nordrhein-Westfalen
Chemie/Pharma
33 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 10,7 Mio.

www.stauf.de

Jörg Landwehr, Medien und Kommunikation:

"Die medienneutrale Datenhaltung ist die Grundlage für aktuelle Datenbestände und erhebliche Einsparungen bei der Bearbeitungszeit. Dies schafft Daten- und Kommunikationsstrukturen, die allen Beteiligten zugute kommt - mehr Zeit für wirklich Wichtiges!"

Das Unternehmen

STAUF, Marktführer in Deutschland bei Parkettklebstoffen, ist Klebstoffspezialist für Bodenbelags- und Parkettklebstoffe. 40 Mitarbeiter entwickeln, produzieren und vertreiben im 2003 neu errichteten Produktionswerk Qualitätsklebstoffe auf Dispersions-, Pulver-, Polymer-, Lösemittel- und Polyurethanbasis sowie Vorstriche, Grundierungen, Spachtelmassen, Gießharze, Werkzeug und Zubehör. Das traditionsreiche Familienunternehmen blickt auf eine mehr als 175-jährige Erfolgsgeschichte im Klebstoffmarkt zurück. STAUF ist Innovationsführer bei Parkettklebstoffen und konnte dies mit vielen Produktentwicklungen bis heute immer wieder unter Beweis stellen. Im Zuge von Globalisierung und Flexibilisierung der Produktions- und Absatzmärkte ist STAUF international ausgerichtet. STAUF-Produkte sind rund um den Globus im Einsatz.
Die Kundenstruktur der STAUF Klebstoffwerk GmbH gliedert sich in Einkaufsverbände und Großhändler sowie Verlegebetriebe aus der Parkett- und Fußbodenbranche. STAUF-Produkte sind nur über den ausgewählten Fachhandel zu beziehen und nicht in Baumärkten erhältlich.

Das Projekt

Die Berücksichtigung von eBusiness-Standards (eCl@ss/BMEcat) in den Produktstammdaten des ERP-Systems und der medienneutralen Produktdatenbank zur Erfüllung von Großhandelsanforderungen und der Automatisierung von Verkaufsprozessen ist zentrales Thema des Projektes. Außerdem ist die Erweiterung der eCl@ss-Klassifikation im Bereich Klebstoffe/Bodenbelagsklebstoffe geplant.

Es soll über eine standardisierte, medienneutrale Datenhaltung aller relevanten Produktdaten eine Plattform geschaffen werden, aus deren Inhalten sich der dynamische Teil des neuen STAUF-Internetauftritts automatisch bedient, die aber zugleich Händlern und anderen Kunden Inhalte in einem bzw. mehreren Standardformaten zur Verfügung stellen kann, damit diese entsprechende Daten in ihre eigenen Systeme automatisiert einlesen können.

Kernpunkt der einzuführenden eBusiness-Anwendungen ist die Berücksichtigung von eBusiness-Standards (eCl@ss/BMEcat) in den Produktstammdaten der Produktdatenbank zur Erfüllung von Großhandelsanforderungen sowie im nächsten Schritt die Bereitstellung eines auf diesen Standards basierenden Online-Shops, der kundenspezifisch variieren muss und unterschiedliche Preis-/Mengen-/Rabattstaffeln verarbeiten kann bzw. diese standardisiert z.B. in die Onlineshops verschiedener Großhändler exportieren kann. Zukünftig soll bei Bestellungen von Seiten des Handwerks und des Großhandels über den STAUF Internetauftritt die Anforderung direkt bzw. über die Produktdatenbank Mediabase in das Blending-Warenwirtschaftssystem eingespielt werden.

Die Ziele

Vorrangige Ziele der eBusiness-Anwendungen ist die weitreichende Verringerung des Erstellungs-, Pflege- und Aktualisierungsaufwandes interner sowie für Verkauf, Produkttechnik und Produktion bestimmter Informationen und Drucksachen.
Grundsätzlich sollen auch Dokumente und Informationen verwaltet werden, die nicht nur für den Internetauftritt, sondern auch für andere Zwecke zur Verfügung stehen. Änderungen und Neuerstellungen von Dokumenten wie z.B. technische Merkblätter, Preislisten, Produktkataloge, kundenindividuelle Broschüren, Flyer, Anzeigen und Gebinde-Etiketten. Diese sollen zentral durch die Verwendung von Templates verwaltet werden. Im Gegensatz dazu werden viele Dokumente zur Zeit noch in diversen Dateiformaten separat gepflegt und erstellt. Wenn diese Daten standardisiert aufbereitet sind, lassen sich Produktinformationen und Ausgabedaten (z.B. für kundenindividuelle Printkataloge) automatisch erstellen bzw. sich selbst aktualisieren und ermöglichen darüber hinaus den Austausch dieser Daten mit Partnerunternehmen.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.07.2006 und hat eine geplante Laufzeit von 8 Monaten.

Die Ausgangslage

Kernpunkt der einzuführenden eBusiness-Anwendungen ist die Berücksichtigung von eBusiness-Standards (eCl@ss/BMEcat) in den Produktstammdaten der Produktdatenbank zur Erfüllung von Großhandelsanforderungen sowie im nächsten Schritt die Bereitstellung eines auf diesen Standards basierenden Online-Shops, der kundenspezifisch variieren muss und unterschiedliche Preis-/Mengen-/Rabattstaffeln verarbeiten kann bzw. diese standardisiert z.B. in die Onlineshops verschiedener Großhändler exportieren kann. Zukünftig soll bei Bestellungen von Seiten des Handwerks und des Großhandels über den STAUF Internetauftritt die Anforderung direkt bzw. über die Produktdatenbank Mediabase in das Blending-Warenwirtschaftssystem eingespielt werden.

Stauf Ausgangslage

Die Zielsetzung

Vorrangiges Ziel der Implementation der Produktdatenbank Mediabase ist die Verbesserung der externen und internen Kommunikationsstrukturen und möglichkeiten, insbesondere die Dynamisierung des STAUF-Internetauftritts. Dieser wird nun dynamisch mit ausführlichen, aktuellen, mehrsprachigen Produkt- und Serviceinformationen aus Mediabase versorgt und soll sich zukünftig zudem als wichtigste interne Informationsquelle dieses Informationsbereichs etablieren. Die statischen Bereiche des Internetauftritts werden über ein ebenfalls von X2 angebotenes und bei STAUF eingesetztes Content-Management-System Contentbase gepflegt.

Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
1 Planungsphase:
Ist-Analyse, Festlegung Arbeitsschritte, Pflichtenhefterstellung
Pflichtenheft erstellt - Zeit- und Kostenplanung fällt schwer
Ein Fehler mit gravierenden Auswirkungen auf die bisher installierte Systeminfrastruktur wirkt sich auf den Projektverlauf aus. mehr Info
30.09.2006
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: August 2006
Start: 01.08.2006
Ende: 30.09.2006
Stolpersteine Stolpersteine
2 Initialphase:
Bestimmung eCl@ss und BMEcat Vorgaben, Festlegung der Produktklassifikationen, Anpassen und Füllen der Artikel-/Produktstammdatenstruktur
Änderungsvorschlag bei eCl@ss eingereicht
Vorarbeiten zur Integration des eCl@ss-Standards in die STAUF-Produktdatenbank erledigt. mehr Info
31.12.2007
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: November 2006
Start: 01.09.2006
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Stolpersteine Stolpersteine
3 Implementierungsphase:
Installation Software-Tools, Anopassung der technischen Systeme, Festlegung von Feldern und Schnittstellen
Ausgabe nach BMEcat in die Produktdatenbank Mediabase integriert
Die XML-Schnittstelle zwischen der Produktdatenbank und InDesign steht. mehr Info
31.12.2007
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Januar 2007
Start: 01.03.2007
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Stolpersteine Stolpersteine
4 Produktivphase:
Erstellung Testversion, Prozessanpassungen, Schnittstellen- und Funktionstests, Liveschaltung Shop
STAUF Online-Shop steht in mehreren Sprachen zur Verfügung
Grobe Unstimmigkeiten bereinigt - Feintunig fortlaufend. mehr Info
31.12.2007
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Februar 2007
Start: 01.10.2007
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

Das Ergebnis

Im Sommer 2006 begann die Firma STAUF Klebstoffwerk GmbH im Rahmen von PROZEUS mit der Umsetzung der umfangreichen Projektvorhaben. Das Unternehmen, ein Hersteller von Bodenbelags- und Parkettklebstoffen aus dem siegerländischen Wilnsdorf, hatte sich zum Ziel gesetzt, mit Hilfe einer medienneutral gestalteten Produktdatenbank einen elektronischen Produktkatalog im BMEcat-Format erzeugen zu können. Zugleich sollte sich die zu hinterlegende Stammdatenbasis am eCl@ss- Standard orientieren. Ende 2007 konnte das Gesamtprojekt, allerdings mit vielen Verzögerungen, erfolgreich abgeschlossen werden.

Vorrangige Ziele der eBusiness-Anwendungen und des Einsatzes einer medienneutralen Produktdatenbank war die weitreichende Verringerung des Erstellungs-, Pflege- und Aktualisierungsaufwandes interner (Produktion, Anwendungstechnik) sowie externer (Verkauf, Außendienst, Kunden) Informationen und Drucksachen bzw. die elektronische Darstellung derselben in Online-Medien wie dem Internet.

Die Erfahrungen

Grundsätzlich sollten alle „wiederkehrenden“ Dokumente und Informationen zentral verwaltet werden, um Änderungen und Neuerstellungen von Dokumenten wie z.B. technische Merkblätter, Preislisten, Produktkataloge, kundenindividuelle Broschüren, Flyer, Anzeigen und Gebinde-Etiketten nicht nur dateneinheitlich, sondern auch mehrsprachig zu gewährleisten. Die Verwaltung erfolgt u.a. durch sogenannte Templates bzw. Text- und Grafikcontainer innerhalb einer klassischen Layoutsoftwareumgebung (hier Adobe InDesign), die sich über ein angepasstes Plug-In mit medienneutral und zentral in der Produktdatenbank gepflegten Informationen versorgen lassen. Durch die nun geschaffene standardisierte Stammdatenaufbereitung und -verfügbarkeit lassen sich o.g. Informationsmedien automatisiert erstellen bzw. aktualisieren und ermöglichen darüber hinaus den Austausch dieser Daten mit Partnerunternehmen.
Der Onlineshop bildet das I-Tüpfelchen dieser Entwicklung, obwohl dessen Einbindung mehr als aufwendig war, was vor allem auf interne Prozesse und deren Abbildung im eingesetzten Warenwirtschafssystem zurückzuführen ist. Dennoch wird er neben einer erhofften Erschließung jüngerer, internetaffiner Käuferschichten auch zu einer Imageverbesserung des Unternehmens beitragen, da STAUF sich mit dem Shop und der dahinter liegenden Dateninfrastruktur auf der Höhe der Zeit befinden dürfte.

Die Zukunft

Abschließend ist das PROZEUS-Projekt und die Integration der medienneutralen Produktdatenbank bei STAUF als großer Erfolg zu bewerten, da damit die Voraussetzung für weitreichende Produktivitätssteigerungen in kaufmännisch-administrativen Bereichen gegeben ist, die nicht nur durch allseitig geringen Pflegeaufwand von Stammdaten an zentraler Stelle, sondern zugleich durch deren Fehlerfreiheit, elektronische Austauschmöglichkeit und einfach zu gewährleistender Mehrsprachigkeit erreicht wird.

Kostenloser Download

Alle Details zu diesem PROZEUS-Praxisprojekt finden Sie in der Broschüre unter folgendem Download: