eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Ausbau einer Online-Plattform für Geschäftspartner mit eCl@ss, BMEcat und OpenTrans

Sera Herr Frank K _hneweg Web
Seybert & Rahier GmbH + Co. Betriebs-KG

Immenhausen, Hessen
Pumpen & Dosieranlagen
203 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 15,6 Mio.

www.sera-web.de

Sera Herr Frank K _hneweg Web
Frank Kühneweg, Leiter Logistik + DV /IT:

"Wir möchten unseren Service für Kunden und Partner mit den eBusiness-Anwendungen erhöhen. Die Bereitstellung von Kataloginformation soll den Datenaustausch zwischen unseren Kunden und Partnern erleichtern."

Das Unternehmen

Das inhabergeführte Familienunternehmen Seybert und Rahier (Sera) wird heute in dritter Generation von Dipl.-Wirtsch.-Ing. Carsten Rahier geleitet. Sera entwickelt innovative, exakt auf die Markterfordernisse zugeschnittene Produkte für die verschiedensten Industriezweige. Als führender Hersteller von Dosierpumpen, Dosieranlagen und Membrankompressoren ist sera weltweit mit Repräsentanzen und einer Tochtergesellschaft in Großbritannien vertreten.

Die Ziele

Im Rahmen von unternehmensweiten Prozessoptimierungen ist es das Ziel, Standardabläufe im Vertrieb zu vereinfachen und zu automatisieren. Hierzu sollen E-Businessanwendungen im Ersatzteil- und Standardartikelverkauf eingeführt werden. Zusätzlich soll Kunden und Partnern, mit Hilfe eines Webportals, Zugriff auf Angebots-, Auftrags-, und Rechnungs-, und Artikelinformationen ermöglicht werden. Nachfolgend soll die Möglichkeit geschaffen werden, diese Informationen in elektronischer Form, Dritten zur Verfügung zu stellen. Dabei sollen derzeit gültigen Datenaustauschstandards zum Einsatz kommen.

Das Projekt

Durch das Projektes sollen ausgewählte Kunden/Partner über die Website die Statusinformationen zu ihre laufenden VK-Aufträgen, Artikelbestände (Ersatzteile) sowie Anfragen oder Bestellungen zu Ersatzteilen über das Web an sera zu übermitteln. Diese werden dann per Standard/Schnittstelle an das ERP System des Unternehmens übergeben.

Der Nutzen

Sera will durch das Projekt eine Reduzierung der Rückfragen vom Kunden zu Statusinformationen Ihrer Aufträge, sowie eine Minimierung der Aufwände bei Ersatzteilanfragen bzw. -aufträgen erreichen. Durch die automatische Generierung von Angeboten und Aufträgen über das ERP-System ist zudem eine schnellere Abgabe von Aufträgen und Angeboten möglich. Durch die Entwicklung der genormten Veröffentlichung von Produktdaten, besteht zudem die Möglichkeit die Produktdaten für Webportalen zur Verfügung zu stellen. So können Änderungen und Produktneuerscheinungen zukünftig schneller und detaillierter auf den Internetseiten von externen Anwendern präsentiert werden. Durch das umzusetzende Projekt soll außerdem der Bekanntheitsgrad des Unternehmens gesteigert werden.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.07.2009 und hat eine geplante Laufzeit von 12 Monaten.

Die Ausgangslage

Angebote, Bestellungen und Auskünfte zu laufenden Aufträgen und Artikel laufen immer vom Kunde über den Vertrieb. Bei Kontakt zwischen Kunde und Vertriebsaußendienst findet intern ein Informationsaustausch zwischen Außen- und Innendienst statt. Nur der Innendienst lastet Angebote und Bestellungen im ERP-System ein und sendet diese für die weitere Verwendung direkt an den Kunden bzw. Vertriebsaußendienst und dieser an den Kunden. Artikel auf der Webseite werden durch die IT-Abteilung nach Anweisung von den Abteilungen Marketing und Produktmanagement gepflegt. Eine bestehende Exportschnittstelle in dem CMP-System ist vorhanden. Diese muss in Zusammenarbeit mit dem Anbieter Infolox konfiguriert werden. Eine Schnittstelle auf dem Webserver zum Import der BMEcat-Datei muss neu entwickelt werden.

Grafik01 Sera Auz

Die Zielsetzung

Bestellungen und Auskünfte zu laufenden Aufträgen können nach Einrichtung eines Logins direkt über die E-Businessanwendung "e-customer-Service" ausgeführt werden. Über die Produktdarstellung können Anfragen generiert werden. Je nach Berechtigungsstufe, besteht zusätzlich noch der Zugriff auf eine Ersatzteilsuche über eine eindeutige Werknummer und die Verfügbarkeitsprüfung von Artikel. Automatische und manuelle Bereitstellung der Produktdaten aus dem CMP-System. Übermittlung der Daten an den Webserver. Import der Daten in die Webanwendung.

Grafik02 Sera Auz
Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
3 Implementierungsphase:
Software-Installation, Schnittstellen und Anpassungsprogrammierung
Schnittstelle wurde fertig programmiert
Grundsätze zur Schnittstellen-Umsetzung wurden festgelegt, Abläufe des Publikationsprozesses wurden angepasst mehr Info
30.06.2011
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Mai 2010
Start: Apr 2011
Zeitverzögerung Ende: Jun 2011
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
4 Produktivphase:
Schulungen, Tests und Nachbesserungen
Mitarbeiter wurden geschult und die Systeme getestet
Veröffentlichungsprozess wurde mehrfach getestet, Optimierung der Datenbank mehr Info
30.06.2011
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Jun 2010
Start: Mai 2011
Zeitverzögerung Ende: Jun 2011
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
2 Initialphase:
Erfassung von Produktbeispielen, Produktklassifizierung und Datenerfassung und –bereinigung
BMEcat-Daten wurden erstellt und getestet
Wissen über mögliche Standards, Webanwendungen und Datenbankkenntnisse wird aufgebaut, Workshop zur Produktklassifizierung sowie Datenanalysen wurden durchgeführt mehr Info
31.05.2011
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Jan. 2010
Start: Okt. 2009
Zeitverzögerung Ende: Mai 2011
Stolpersteine Stolpersteine
1 Planungsphase:
Ist-Analyse der Prozesse und Pflichtenhefterstellung
Istanalyse durchgeführt, Pflichtenheft sowie Arbeits- und Zeitplan erstellt
Die zukünftig zur Verfügung gestellten Eckdaten wurden ermittelt, alle gewünschten Anforderungen, seitens der sera-IT wurden im Pflichtenheft aufgenommen, ein Kosten- und Zeitplan wurde erstellt und dokumentiert. mehr Info
28.02.2010
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Nov. 2009
Start: Sep 2009
Zeitverzögerung Ende: Feb 2010
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

Das Ergebnis

Infolge der Realisierung des Projekts "e-Customer Products" ist die Firma Seybert & Rahier GmbH & Co. Betriebs-KG (sera) in der Lage, ihre Produktdaten der Dosiertechnik aus dem bestehenden CMP-System (Cross-Media-Publishing Fa.viamedici) im BMEcat-Format auszugeben und mit Hilfe eines automatisierten Prozesses in das bestehende CMS-System (Content-Management-System) auf einem externen Webserver zu veröffentlichen.

Die Einrichtung der Schnittstelle zwischen dem CMP und CMS-System, lässt die Produktdaten der Dosiertechnik schneller und flexibler durch die Marketingabteilung bereitstellen. Durch Wegfall der manuellen Produktdatenerfassung im CMS, konnten die Qualität der Daten verbessert und interner Bearbeitungsaufwand erheblich reduziert werden.

Des Weiteren kann sera seine Produktdaten nun in einem standardisierten Format seinen Kunden und Partner zur Verfügung stellen.

Die Erfahrungen

Die für das Projekte „e-Customer Products“ gesteckten Ziele konnten trotz der Laufzeitverschiebung und nachträglichen Anpassung des Projektumfangs erfolgreich umgesetzt werden.

Die technische Umsetzung erfolgte durch die Mitarbeiter der IT-Abteilung. Mit Unterstützung externer Partner mittels Beratung/Schulung wurde der Umgang mit XML und den BMEcat Standards in Verbindung der Microsoft SQL-Server Integration Services vermittelt und im Projekt angewendet.

Die in dem CMP-System bestehenden Daten, konnten zu einem großen Teil verwendet werden. Kleinere Anpassungen und Ergänzungen, wurden durch Mitarbeiter der Marketing- und Produktmanagement-Abteilung ausgeführt. Bisher werden die Produktdaten zu Standardartikeln der Dosiertechnik per Standardformat zur Verfügung gestellt.

Die Zukunft

Das neugewonnene Know-how im Bereich der standardisierten auf XML- und BMEcat –basierender Datenkommunikation, konnte bereits in einem anderen Projekt erfolgreich eingesetzt werden.

Die Prüfung bestehender Möglichkeiten zur Veröffentlichung unserer Produktdaten in Onlineproduktportalen ist zurzeit durch unsere Marketingabteilung in Arbeit.

Aufgrund einer hohen Produktvariants und wechselnder Produktstrukturen in den Produktlinien konnten noch nicht alle Produkte (-Ausprägungen) im CMP integriert und in der Folge nicht per Standardformat bereitgestellt werden. Dies soll in Zukunft konsequent ausgebaut und gemäß den neuen Prozessen bereitgestellt werden.
Das im Projekt erworbene Know-how mit der Möglichkeit Produktdaten klassifiziert und standardisiert zu übermitteln, hat bereits zur Verbesserung der Datenqualität und zur Reduzierung der Aufwände beigetragen. Auch wenn bei sera seitens der Kunden und Partner z.Z. noch keine konkreten Anforderungen für eine Produktdatenübermittlung per Standardformat (BMEcat, …) vorliegen, so gibt uns die Möglichkeit dies zu können, die nötige Sicherheit auf zukünftige Anforderungen zu reagieren.

Aus den vorgenannten Gründen sollen die neuen Prozesse und Datenstrukturen wie begonnen weiter ausgebaut werden.

Kostenloser Download

Alle Details zu diesem PROZEUS-Praxisprojekt finden Sie in der Broschüre unter folgendem Download: