Praxisberichte Produktinformationsmanagement: Optimierung der Stammdaten für elektronische Produktkataloge

Das Unternehmen

Das 1981 gegründete Unternehmen Renner GmbH entwickelt und produziert magnetisch gekuppelte Kreiselpumpen, Tauchkreiselpumpen und Filtergeräte. Die Produkte werden nicht auf Lager produziert, sondern nur auf Kundenanfrage. Hierfür hat das Unternehmen ein Baukastenprinzip entwickelt, mit dem die Produkte
aus (bestehenden) Einzelteilen angepasst, zusammengestellt und gefertigt werden können. Der Großteil der Produkte wird für den jeweiligen Kunden neu dimensioniert und kundenindividuell gefertigt. Nur ein geringer Anteil an Anfragen kann über das schon bestehende Sortiment abgedeckt werden.
Mittlerweile sind 30 Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt. Die Fertigung des Unternehmens erfolgt überwiegend an zwei Standorten in Maulbronn, während der Vertrieb im wesentlichen über Vertriebspartner weltweit in den einzelnen Zielmärkten durchgeführt wird.

Das Projekt

Optimierung der Kundenberatung, der Erstellung von Papierkatalogen und der Aufbereitung von Stammdaten für elektronische Produktkataloge durch ein integriertes Produktinformationsmanagement unter Nutzung von eCl@ss und BMEcat.

Die Bearbeitung von Kundenanfragen erfolgt jeweils manuell und fallbezogen. Dadurch entsteht für jede einzelne Kundenanfrage für die Renner GmbH interner Aufwand. Die Aufbereitung der notwendigen Produktdaten bildet die Grundlage für die Umsetzung weiterer eBusiness-Lösungen mit der Zielsetzung, den Aufwand zu reduzieren und damit Mitarbeiter (Ressourcen) für weitere Tätigkeiten zu entlasten.

Die Einführung einer PIM-Lösung und die damit verbundene Bereinigung und Aufbereitung von Produktdaten zur Darstellung in verschiedenen Ausgabemedien, wie z.B. Datenblättern, Ersatzteillisten, elektronischen und papierbasierten Katalogen. In dieser Projektphase werden die Grundlagen geschaffen für weitere eBusiness-Aktivitäten, wie der Aufbau eines Konfigurators oder die Bereitstellung elektronischer Produktkataloge für Zwischenhändler und elektronische Märkte.

Die Ziele

Die folgenden Zielsetzungen werden mit der Umsetzung der Lösung verfolgt:
- Intensivierung der Marketingaktivitäten und damit Verbesserung der Wettbewerbsposition durch effizientere Präsentation von Produktdaten;
- Unterstützung des Direktkontakts mit Händlern und Kunden zur schnelleren und automatisierten Abwicklung ausgewählter Anfragen;
- Erreichen neuer Interessenten- und Kundengruppen durch die Nutzung innovativer Technologien und Lösungsansätze, wie z.B. eShop,
elektronische Märkte, elektronische Produktkataloge für eProcurementsysteme;
- Mehrsprachige Aufbereitung und Darstellung von Produktdaten für eine Unterstützung der landesspezifischen Abwicklung von Marketing- und
Vertriebsaktivitäten.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.07.2006 und hat eine geplante Laufzeit von 8 Monaten.

Die Ausgangslage

Der Großteil der Produkte der Renner GmbH entsteht auf Kundenanfrage und wird für den jeweiligen Kunden neu dimensioniert und kundenindividuell gefertigt. Nur ein geringer Anteil an Anfragen kann über das schon bestehende Sortiment abgedeckt werden. Renner erstellt vorab ein Datenblatt mit den zukünftigen Leistungskurven der zu konzipierenden Pumpe. Die Leistungskurven der Pumpen werden dann bestmöglich im Rahmen der Konstruktion nachgebildet.

Marketing- und Vertriebsaktivitäten, wie z.B. die Erstellung von Produktkatalogen auf Papier, werden von den jeweiligen Vertriebspartnern selbst initiiert und durchgeführt. Die Firma Renner GmbH unterstützt jedoch u.a. mit der Bereitstellung von Produktdaten zu einzelnen Artikeln und Produktgruppen diese Aktivitäten. Des Weiteren erstellen Mitarbeiter aus der Konstruktion Ersatzteillisten und Datenblätter auf Kundenanfrage.

Die Bearbeitung der Kundenanfragen erfolgt jeweils manuell und fallbezogen. Dadurch entsteht für jede einzelne Kundenanfrage für die Renner GmbH interner Aufwand. Die Aufbereitung der notwendigen Produktdaten bildet die Grundlage für die Umsetzung weiterer eBusiness-Lösungen mit der Zielsetzung, den soeben beschriebenen Aufwand zu reduzieren und damit Mitarbeiter (Ressourcen) für weitere Tätigkeiten zu entlasten.

Die Zielsetzung

Die Renner GmbH plant die Einführung mehrer eBusiness-Anwendungen in zwei zeitlich getrennten Phasen:

Erste Phase: Die Einführung einer PIM-Lösung und die damit verbundene Bereinigung und Aufbereitung von Produktdaten zur Darstellung in verschiedenen Ausgabemedien, wie z.B. Datenblättern, Ersatzteillisten, elektronischen und papierbasierten Katalogen. In dieser Phase werden die Grundlagen geschaffen für weitere eBusiness-Aktivitäten.

Zweite Phase: In dieser Phase ist der Aufbau mehrerer eBusiness Anwendungen/Aktivitäten geplant, wie nachfolgend aufgeführt:
1. Aufbau eines Konfigurators im Rahmen eines Extranets zur Unterstützung bei der Produktberatung für Zwischenhändler;
2. Umsetzung eines eShops im Rahmen eines Extranets u.a. zur elektronischen Bereitstellung von Produktdaten in Form von Datenblättern, Ersatzteillisten, etc.;
3. Bereitstellung elektronischer Produktkataloge für Zwischenhändler und elektronische Märkte.

"Wir sind auf dem richtigen Weg!"

Das Projekt wurde mit geringer Zeitverzögerung erfolgreich abgeschlossen.

Das Ergebnis

Durch die Einführung der eBusiness-Anwendung im Rahmen des 9 monatigen PROZEUS-Praxisprojekts „Prozessoptimierung durch Stammdatenmanagement“, ist die Firma Renner nach Ablauf der Projektphase in der Lage, Ersatzteillisten und Datenblätter für ca. 6000 Produkte (22.000 Artikel) und Produktvarianten auf Knopfdruck „on-the-fly“ mehrsprachig zu erzeugen. Flexibilität in Umfang und Darstellung von Produktdaten konnte durch den Einsatz des Layout-Programm XSLfast (jCatalog) erzielt werden. Die Layouts können im Unternehmen selbst, schnell und flexibel erstellt werden.

Es konnte nicht nur eine Reduzierung des manuellen Aufwands, sowie der Bearbeitungszeit erzielt werden, sondern eben auch die damit verbundene Steigerung der Servicequalität für alle Kunden rund um den Globus.
Das eingeführte PIM-System (jCatalog) ermöglicht den Vertriebs-Mitarbeitern intern, welche die entsprechenden Produktdaten z.B. zur Angebotserstellung benötigen, von jedem Arbeitsplatz den Zugriff auf die zentralen, konsistenten und aktuellen Daten.

Parallel zu der bereits bestehenden Renner-Klassifikation wurden alle Produkte zusätzlich noch nach eCl@ss 5.1.3 klassifiziert. Durch die Einführung dieses Klassifikationsstandards sowie des Standard-Katalogformats BMEcat 1.2 ist die Firma Renner nun auch in der Lage ihre Produkte in die elektronischen Beschaffungssysteme ihrer Kunden einzubringen und Neukunden über Marktplätze und Beschaffungsportale zu erreichen. Die Möglichkeit der Bereitstellung von Produktdaten klassifiziert nach eCl@ss 5.3.1, im BMEcat 1.2 Format war bisher noch keine direkte Kundenforderung – „gibt aber ein gutes Gefühl für die Zukunft“.

Der vorgesehene Zeit- und Kostenrahmen war äußerst knapp und wurde nur geringfügig überschritten

Die Erfahrungen

Durch die Unterstützung des Fraunhofer IAO konnte eine effiziente Einarbeitung in das Thema PIM erfolgen. Auch bei der Erstellung des Pflichtenhefts, sowie des Zeit- und Kostenplans war es sehr hilfreich, von den bisherigen Erfahrungen des Fraunhofer IAO bei der Konzeption, Auswahl und Einführung von PIM-Lösungen zu profitieren. Aufgrund der geringen Größe des Unternehmens und der starken Einbindung in die operative Alltagsaktivitäten war es den Mitarbeitern der Abteilung Technische Dokumentation bislang nicht möglich sich tiefer gehend mit der Thematik elektronisches PIM und CMP zu beschäftigen. Obwohl offensichtlich war, dass für die Bereitstellung der verschiedenen Ausgabemedien, insbesondere der neuen Medien eine Lösung gefunden werden musste, fehlte die notwendige Zeit bzw. freie Ressourcen. Ohne die Beauftragung externer Dienstleister, wäre die Durchführung eines solchen Projektes, schon gar nicht in diesem Zeitfenster, möglich gewesen.

Trotzdem erschien der vorgegebene Zeitrahmen für die Einführung des PIM inklusive der Pflege aller Produktinformationen zunächst noch sehr eng, dies hat sich aber im Verlauf des Projekts zur Zielerreichung eher als positiv herausgestellt.

Feste Terminabsprachen und Einhaltungen sind ebenso wichtig wie kurze Wege, schnelles Handeln und eine klare Zielführung. Ein solches Projekt darf nicht nur als ein „Nebenher“ zum Tagesgeschäft gesehen werden, sonder muss einen festen Platz im Alltag einnehmen und Unterstützung aller am Projekt beteiligten Personen erhalten.

Die Unterstützung durch PROZEUS hat sich ebenfalls sehr positiv auf die erfolgreiche Projektdurchführung ausgewirkt.

Die Zukunft

Zukünftig plant das Unternehmen Renner den Ausbau und Aufbau weiterer eBusiness-Anwendungen wie:
- Aufbau eines Konfigurators (Pumpenauswahl)
- Bereitstellung elektronischer Produktkataloge für Zwischenhändler und elektronische Märkte.
- Mehrsprachige Aufbereitung und Darstellung von Produktdaten für eine Unterstützung der landesspezifischen Abwicklung von Marketing- und Vertriebsaktivitäten.
- Erreichen neuer Interessenten- und Kundengruppen durch die Nutzung innovativer Technologien und Lösungsansätze, wie z.B. eShop, elektronische Märkte, elektronische Produktkataloge für eProcurement-Systeme.

Es wird sicherlich noch einige Monate / Jahre in Anspruch nehmen diese weiterführenden Ziele zu erreichen, die Weichen bzw. der Grundstein dafür sind jedenfalls mit der Einführung dieser PIM-Lösung jetzt bereits gestellt.