eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

1 Planungsphase Ist-Analyse, Pflichtenhefterstellung, Zeit- und Kostenplan

Durchführung geplant für August 2006
Start 01.08.2006
Ende 31.08.2006

Stand: 30.09.2006
abgeschlossen abgeschlossen
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

Meilenstein abgeschlossen

Der Zeit- und Kostenplan wurde gemeinsam mit dem Fraunhofer IAO erstellt und basiert auf bisherigen Erfahrungen bei der Konzeption, Auswahl und Einführung von PIM-Lösungen.


Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
31.08.2006: Ist-Analyse der Voraussetzungen (technisch, organisatorisch, personell)

Die Analyse der aktuellen Situation erfolgte in zwei Workshops. Der erste Workshop hatte als Zielsetzung die Aufnahme der aktuellen Probleme im Aufgabenbereich der technischen Dokumentation und die Untersuchung der bestehenden Prozesse zur Erstellung von Datenblättern, Ersatzteillisten und Papierkatalogen. Im zweiten Workshop wurde die zukünftige Ausrichtung des Unternehmens im Bereich der technischen Dokumentation erarbeitet, Optimierungspotenziale identifiziert und weitere Schritte der Realisierung festgelegt. Die Ergebnisse der Workshops sind Teil des Pflichtenhefts.

Zu Beginn des Projekts fiel die Vorstellung über den Aufbau eines geeigneten PIM schwer. So standen einige offene Fragen im Raum, wie beispielsweise:
­- Wie können die bestehenden Prozesse zur Erstellung von Veröffentlichungen optimiert werden?
­- Was sind elektronische Produktkataloge?
­- Warum werden E-Business Standards benötigt?
­- Welche Bedeutung haben neue Medien, wie E-Shop, elektronische Märkte und elektronische Produktkataloge, für das Unternehmen?
­- Wie kann durch den Einsatz der neuen Medien die eigene Wettbewerbssituation verbessert werden?
­- Welche Auswirkungen hat die Nutzung von neuen Medien auf die bestehenden Prozesse und IT-Landschaft?
­- Wo liegt der Nutzen eines PIM und wie kann dieser realisiert werden?
­- Welche Produktinformationen werden benötigt, um alle relevanten Ausgabemedien zu erstellen?

Aufgrund der geringen Größe des Unternehmens und der starken Einbindung in die operative Alltagsaktivitäten war es den Mitarbeitern der Abteilung Technische Dokumentation in der Vergangenheit nicht möglich sich tiefer gehend mit der Thematik elektronisches PIM und CMP zu beschäftigen. Obwohl offensichtlich war, dass für die Bereitstellung der verschiedenen Ausgabemedien, insbesondere der neuen Medien eine Lösung gefunden werden musste, fehlte die notwendig Zeit bzw. freie Ressourcen.

Durch die Unterstützung des Fraunhofer IAO konnte eine effiziente Einarbeitung in das Thema erfolgen. Die dringenden Fragen konnten so zügig geklärt und strukturiert angegangen werden. Die Aufnahme und Analyse erfolgte im Rahmen zweier Workshops, die von Fraunhofer IAO vorbereitet und moderiert wurden. Die Ergebnisse wurden von Fraunhofer IAO aufbereitet.

31.08.2006: Festlegung der Arbeitsschritte / Pflichtenhefterstellung

Erstellung des Pflichtenhefts durch das Fraunhofer IAO auf Basis der erarbeiteten Ergebnisse aus den beiden Workshops in der Ist-Analyse mit anschließender Prüfung durch die Renner GmbH.
Klärung der weiteren Arbeitsschritte, insbesondere der Auswahl eines geeigneten Anbieters einer PIM-Lösung.

Der vorgegebene Zeitrahmen der Fertigstellung des PIM inklusive der Pflege aller Produktinformationen erscheint sehr eng. Ziel hierfür ist es, dass vorhandene Produktinformationen im PPS komplett übernommen werden können. Dazu wird bei der Auswahl eines geeigneten PIM-Systems auf Methoden der automatisierten Merkmalsextraktion geachtet. Dennoch müssen diese Produktinformationen weiter angereichert werden und über 70 Prozent der Produkte komplett neu eingegeben werden.

Das Pflichtenheft wurde termingerecht bis Ende August fertig gestellt. Nach Fertigstellung des Pflichtenhefts fand eine telefonische Abstimmung der Inhalte des Pflichtenhefts statt. Hier ging es jedoch überwiegend um kleinere Formulierungen und Ergänzungen.
Anschließend wurde das Pflichtenheft innerhalb der Geschäftsleitung der Fa. Renner GmbH kommuniziert und genehmigt.

31.08.2006: Erstellung von Zeit- und Kostenplan

Bei der Festlegung eines geeigneten Zeit- und Kostenplans wurde auf die Erfahrungen des Fraunhofer IAO zurückgegriffen, die aufgrund der Angaben aus dem Pflichtenheft einen groben Zeit- und Kostenrahmen erstellen konnten. Der Zeit- und Kostenplan ist Bestandteil des Pflichtenhefts und dort auch dokumentiert.