Praxisberichte Einführung eines Stammdatenmanagements unter Einsatz der Standards BMEcat, ETIM und eCl@ss

Das Unternehmen

Die 1948 gegründete Firma NORKA - Norddeutsche Kunststoff- und Elektrogesellschaft Stäcker mbH & Co. KG hat sich auf Lichttechnik für wasser- und staubdichte Leuchten spezialisiert. Mit Stolz blickt das Unternehmen heute auf das umfangreichste Sortiment an technischen Leuchten für Leuchtstoff- und Hochdrucklampen in Europa zurück. Mit rund 244 Mitarbeitern arbeitet NORKA ständig an Innovationen und zukunftsgerechten Lösungen. Qualität ist dabei das Gütesiegel des Unternehmens, mit der langlebige Funktionalität gewährleistet wird und die sich durch das gesamtes Unternehmen zieht. NORKA wird durch 21 Vertretungen im Inland sowie Agenturen in fast allen europäischen Staaten vertreten.

Die Ziele

Vermehrt fordert der Markt von NORKA, dass Produktdaten in standardisierten Formaten bereitgestellt werden. In der derzeitigen Situation des Unternehmens gestaltet sich die Zusammenstellung der benötigten Daten jedoch als äußerst schwierig. Die Daten werden händisch unter hohem Aufwand zusammengetragen und dem Kunden manuell zur Verfügung gestellt. Gründe für diese Vorgehensweise sind in mangelhaften Prozessen der Stammdatenanlage und Stammdatenpflege zu suchen sowie fehlende Klassifizierung der Produkte. Um NORKA langfristig wirtschaftlich zu festigen, wurde durch die Geschäftsführung das Projekt im Rahmen von PROZEUS initiiert. Ziel soll eine konsolidierte Sicht auf alle Stammdaten unter Klassifizierung nach branchenüblichen Standards wie BMEcat und ETIM sein.

Das Projekt

Im Unternehmen soll ein Produktinformationsmanagement (PIM) System aufgesetzt werden. Dieses System soll dann in erster Hinsicht als Instrument zur Erstellung von Printmedien genutzt werden. Weiterhin soll das PIM-System den Vertrieb bei der Beratung von Kunden unterstützen. Da immer mehr Kunden Daten in standardisierten Austauschformaten erwarten, sollen auch diese automatisch aus dem PIM erzeugt werden. Voraussetzung hierfür sind klassifizierte Produktdaten im ETIM und eCl@ss-Standard. Die Produktdaten aus dem ERP-System werden in das PIM-System übertragen und mit weiteren Daten angereichert. Dazu gehören neben den Klassifizierungsmerkmale auch Produktfotos, Objektsfotos und weitere lichttechnische Daten.

Der Nutzen

NORKA geht es darum die Daten aus den verschiedensten Quellen im Unternehmen zukünftig durch Standardisierung an einer vorgegebenen Stelle zu finden. Dadurch sollen Redundanzen vermieden werden und die Aktualität der Daten wäre gewährleistet. So sollen keine zeitaufwendigen und kostenaufwendigen Medienbrüche mehr stattfinden.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.01.2010 und hat eine geplante Laufzeit von 18 Monaten.

Die Ausgangslage

Die Pflege der abteilungsspezifischen Daten erfolgt über so genannte Postkörbe im ERP-System. Die Zuordnung erfolgt durch den Mitarbeiter, der die Identnummer vergibt. Allerdings kann man hier nicht von einem Workflow sprechen, da der Teilestamm gleichzeitig in die entsprechenden Abteilungen gesendet wird. Leider bietet das ERP – System keinen Benachrichtigungsassistenten, der einen neuen Arbeitsvorrat meldet. Folge sind unbearbeitete Teilestämme in den einzelnen Postkörben.

Die Zielsetzung

Die Teilestämme werden nicht wie bisher per E-Mail oder Zuruf sondern zentral in eine Excel-Liste eingetragen. Der MA trägt in die Liste ein, welchen Stammdatensatz er angelegt haben möchte. Dazu werden die ihm zur Verfügung stehenden Grundinformation in die einzelnen Spalten der Excel-Tabelle eingetragen. Im zweiten Schritt wird durch die Normung die Eingabe überprüft und der Datensatz wird in das ERP-System übertragen. Der Datensatz erscheint dann in den verschiedenen Abteilungspostkörben. Die Entscheidung welche Abteilung den Datensatz zur Pflege erhält, entscheidet die Normung. Die Stammdatenverantwortlichen pflegen dann die abteilungsspezifischen Daten. Nach der Pflege wird der Datensatz durch die Normung erneut überprüft und dann freigegeben. Dieser Prozess wird den Jetzigen zunächst ablösen, später ist eine homogene Lösung auf Ebene des "neuen" ERP-Systems geplant.

Das Ergebnis

18 Monate harter und intensiver Arbeit liegen hinter Norka. Das Ergebnis dieser Arbeit kann sich sehen lassen.

In den vergangenen Monaten wurden alle im Unternehmen vorhandenen Stammdaten kritisch analysiert und nach festgelegten Vorgaben überarbeitet.

Das Hauptaugenmerk lag dabei auf den Produktstammdaten und dem damit verbundenen Aufbau einer medienneutralen Produktdatenbank. Doch nicht nur Produktstammdaten standen im Fokus des Projekts sondern auch die Überarbeitung von produktionsrelevanten Stammdaten, Einkaufsstammdaten und Vertriebsstammdaten wurde durch die einzelnen Fachabteilungen durchgeführt.

Durch den Aufbau der Produktdatenbank ist Norka heute in der Lage schnell und zuverlässig elektronische Kataloge nach branchenüblichen Standards zu erzeugen um aktiv am e-Business teilzunehmen. Ein weiterer Benefit des Projekts, ist die automatisierte Erzeugung von Printmedien jeglicher Art mit verifizierten Stammdaten aus der Datenbank. Im Zuge des Aufbaus der neuen Produktdatenbank konnte die Anzahl der vorhandenen Stammdatenquellen reduziert werden. Die Datenbank für lichttechnische Daten wurde auf die eigentliche Kernaufgabe des Programms reduziert, sie verwaltet nun ausschließlich beleuchtungsrelevante Daten.

Ein wichtiger Meilenstein für die Norka war und ist die Erkenntnis, dass Stammdaten das Fundament eines Unternehmens sind und diese auch dementsprechend gepflegt werden müssen. Das PROZEUS-Projekt half dabei, eine Sensibilisierung für Stammdaten in der Geschäftsleitung und den einzelnen Abteilungen zu schaffen. Für die Umsetzung wurden Stammdatenverantwortliche in den einzelnen Abteilungen eingesetzt und strukturierte Abläufe für die Anlage und Pflege eingeführt.

Die Erfahrungen

Während der Durchführung dieses Projekts konnten viele wertvolle Erfahrungen für zukünftige Projekte gewonnen werden.

Es hat sich gezeigt, dass die grundsätzliche Dauer des Projektes realistisch eingeschätzt wurde, während der Aufwand für einzelne Teilprojekte bzw. Arbeitspakete teilweise zu optimistisch bzw. pessimistisch gesehen wurde. Um den Abschluss des Projektes nicht zu gefährden, musste eine externe Arbeitskraft eingesetzt werden, was die geplanten Kosten geringfügig erhöhte.

Im Laufe des Projekts kam die Vorbereitung und Durchführung eines Zertifizierungsaudits erschwerend hinzu, was für eine starke Bindung von Manpower sorgte. Praktisch lag das PROZEUS-Projekt für einen kompletten Monat still. Positiv jedoch wirkten sich die Zusicherung von Manpower und die gute Zusammenarbeit mit den einzelnen Abteilungen auf den weiteren Verlauf des Projekts aus, so dass der Rückstand aufgeholt werden konnte.

Zwei Aspekte sollten hier noch erwähnt werden: Die Auswahl einer geeigneten Software bzw. eines geeigneten Dienstleisters sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Eine sorgfältige und gründliche Auswahl sollte von Anfang an im Vordergrund stehen. Dabei empfiehlt es sich im ersten Schritt mindestens drei Kandidaten, nach einem vorher erstellten Kriterienkatalog, zu prüfen. Im zweiten Schritt werden dann die beiden Besten mit Echtdaten in einer zweiten Runde auf Herz und Nieren getestet. Im Teamgespräch sollte dann nach harten und weichen Faktoren eine Entscheidung getroffen werden. Wichtig beim Benchmarking ist ein ausreichend großes Zeitfenster um tief in die einzelnen Programme einsteigen zu können um nicht später ein böses Erwachen zu erleben.

Ein sehr wichtiger Punkt für das Gelingen solcher Projekte, ist die unbedingte Unterstützung durch die Geschäftsleitung. Ist diese nicht vorhanden, kann ein so Ressourcen-bindendes Projekt nicht realisiert werden. Eine klare Bekennung zum Projekt und dem damit verbundenen Rückhalt ist eine Grundvorrausetzung für einen erfolgreichen Abschluss.

Die Zukunft

Die Zukunft der Norka sieht eine automatisierte Erstellung des neuen Produktkatalogs mit Befüllung aus der Produktdatenbank für Messen, wie die Light + Building im April 2012, vor. In weiteren Schritten werden für die Umsetzung Layouts und Templates definiert und erstellt. Die neu erstellten Prozesse sollen gelebt und kontinuierlich verbessert werden. Als nächsten großen Schritt plant Norka die Klassifizierung von produktionsrelevanten Stammdaten (Fabrikationsteile) nach hauseigenen Gesichtspunkten, in Vorbereitung auf die Einführung eines neuen ERP-Systems.