eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

02 Initialphase Dienstleisterauswahl, Datenerfassung und -aufbereitung

Durchführung geplant für Nov. 2010
Start 01.02.2010
Ende 31.12.2010

Stand: 31.12.2010
abgeschlossen abgeschlossen
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

Dienstleisterauswahl abgeschlossen, Datenerfassung und -aufbereitung fast abgeschlossen

Es wurde ein IT-Dienstleistern ausgewählt, Regeln für die Datenerfassung wurden festgelegt, Datenaufbereitung wird bereits manuell durchgeführt, das PIM-System wird mit Daten befüllt, die Aufbereitung der Vertriebsstammdaten läuft derzeit


Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
30.09.2010: Auswahl PIM-Software & Dienstleistungspartner

Norka hat fünf potentielle PIM-Anbieter eingeladen. Dabei wurden der grundsätzlichen Programmaufbau, die Software-Architektur und die Systemanforderungen der jeweiligen Systeme durch die PIM-Anbieter vorgestellt. Danach wurde eine Vorauswahl getroffen und schließlich nur noch vier der fünf Unternehmen wurden zu einem zweiten Termin eingeladen. In diesem zweiten Termin erfolgt dann ein Benchmarking der Anbieter.

Es erfolgten vier weitere Präsentationen der ausgewählten PIM-Anbieter. Dabei bestand die Aufgabe darin Katalog bzw. Preislisten-Seiten mit den jew. Systemen automatisiert zu erstellen. Die Beurteilung der Demoseiten der einzelnen Anbieter erfolgte dann auf der Grundlage von NORKA-Daten, so war ein tieferer Einstieg in die Software gewährleistet. Das Benchmarking wurde über eine Bewertungsmatrix durchgeführt.

Schließlich haben es zwei PIM-Dienstleister in die nähere Auswahl geschafft. Für diese Auswahl wurde ein eintägiger Intensiv-Workshop zur Analyse der NORKA-Datenlandschaft & Identifizierung, der zu konsolidierenden Stammdaten entwickelt.

Eigentlich sollte die Auswahl der PIM Dienstleister im Juni bereits abgeschlossen sein, allerdings hatte ein Bewerber bei der Präsentation technische Probleme. In Absprache mit dem Kernteam wurde dem Dienstleister ein zweiter Präsentationstermin gewährt. Dieser findet in KW26 statt. In KW 27 erfolgt die Auswahl von zwei Dienstleistern, mit denen ein Intensiv-Workshop durchgeführt wird.

Die Vorauswahl des Dienstleisters wurde abgeschlossen. Aufgrund des nahezu identischen Funktionsumfangs der einzelnen PIM-Systeme, haben im Endeffekt die „gefühlten Faktoren“ den Ausschlag gegeben.

Inhalte der Intensiv-Workshops wurden vorbereitet. Die endgültige Entscheidung des zukünftigen PIM-Dienstleister musste allerdings aufgrund von Terminfindungsproblemen verschoben werden. Die beiden Workshops sind jedoch bereits geplant und werden in den kommenden Wochen durchgeführt.

Die Intensiv-Workshops wurden erfolgreich durchgeführt und die endgültige Entscheidung für einen IT-Dienstleister wird in KW36 gefällt.

Im September hat sich NORKA für einen IT-Dienstleister entschieden. Man wird das Projekt zukünftig gemeinsam mit "advanced concepts" durchführen.

30.09.2010: Datenerfassung Produktstammdaten

In einem ersten Schritt wurden die zu konsolidierenden Stammdaten identifiziert und ein Regelwerk zur Entwicklung von feststehenden Termini für die Ausprägungen der Produktstammdaten in Einzelmeetings erstellt. Dann wurden zwei Ziele für die Datenerfassung festgelegt:
Ziel 1: Erstellung einer verbindlichen Benennungsrichtlinie (NORKA Benennungshandbuch mit integriertem NORKA-Wörterbuch).
Ziel 2: über die einheitliche Benennung sollen später Merkmalsleisten für die intelligente Suche befüllt werden.
Die Stammdaten wurden in vorgefertigten Excel - Tabellen erfasst. Die Entwicklung von feststehenden Termini gestaltete sich hierbei allerdings schwieriger als erwartet und auch der zeitliche Rahmen wurde unterschätzt.

Es wurde mit der Klassifizierung der Standardprodukte nach eCl@ss begonnen und eine erste Testausspielung eines BMEcat für die Standardprodukte fand statt.

31.12.2010: Datenaufbereitung Produktstammdaten

Die Aufbereitung der Daten findet momentan noch mit hauseigenen Mitteln (Excel) manuell statt, hier sollte eine automatisierte Unterstützung durch die PIM-Software zukünftig jedoch möglich sein. Nach der Aufbereitung werden die konsolidierten Daten dann durch die IT in das ERP-System zurückgespielt.

Ein Konzept zur Einführungen einer eindeutigen Artikelnummer wurde intern erstellt. Dieses Konzept wird dabei maßgeblich von Seiten der IT mit entwickelt und umgesetzt, was allerdings mit Programmieraufwand einhergeht.

Die Datenaufbereitung wurde abgeschlossen und als Ergebnis das NORKA Handbuch Teilestammbenennung (QM Dokument) erstellt. Nun beginnt die Weiterführung der Klassifizierung auf LumCat (lichttechnische Datenbank)-Ebene. Hierbei werden die folgenden Arbeitsschritte durchgeführt:
- Anpassung der LumCat Struktur an den aktuellen Katalog
- Neuaufnahme von Variantenleuchten in die Datenbank
- Anlegen eines zentralen Ordners für LVK´s (Lichtverteilkurve)
- Aktualisierung der Daten im Web
Diese Arbeiten dienen alle der Vorbereitung für die Urladung des PIM-Systems. In den nächsten Schritten wird ein Abgleich mit den Stammdaten des ERP-Systems durchgeführt um dann aus der LumCat-Datenbank Importfiles für das PIM erzeugen zu können.

Die Produktklassifizierung wurde weitergeführt und die Programmierung zur Einführung einer eindeutigen Artikelnummer wieder aufgenommen, diese ist nun zu ca. 80% fertig gestellt.
Außerdem wurden den Vorarbeiten für Urladung PIM-System weitergeführt.

Die Produktklassifizierung wurde weitergeführt. Das Programm zur Vergabe der eindeutigen Artikelnummer befindet sich zurzeit im Testbetrieb. Außerdem wird aktuell die Urladung des PIM-Systems vorbereitet.

Die Klassifizierung wurde abgeschlossen und die Urladung des PIM ist vorbereitet.

31.07.2010: Datenerfassung Vertriebsstammdaten

Das Regelwerk bzw. Stammdatenkonzept für die Datenerfassung der Vertriebsstammdaten wurde erstellt. Die Umsetzung befindet sich zurzeit in Arbeit. Die Stammdatenkonsolidierung im Vertrieb wurde aufgrund des Alltagsgeschäfts und wichtiger Kundenprojekte verschoben. Ein Konzept für den Umgang mit den zu konsolidierenden Stammdaten wurde bereits erstellt.

30.11.2010: Datenaufbereitung Vertriebsstammdaten

Im September fand eine erste Überarbeitung und Kontrolle der Verkaufs-, Ausschreibungs-, und Angebotstexte statt.

Leider kam es in den letzten eineinhalb Monaten zu erheblichen Verzögerungen im Projekt. Grund ist eine bevorstehende ISO-Zertifizierung im Unternehmen bei der alle Abteilungen eingespannt sind. Zusätzlicher Zeitdruck ist durch den vorzeitigen Abgang des QMB entstanden.

Die Überarbeitung und Kontrolle der Verkaufs-, Ausschreibungs-, und Angebotstexte wurde auch im Oktober und November fortgesetzt.

31.12.2010: Datenerfassung und aufbereitung Einkaufsstammdaten

Das Regelwerk bzw. Stammdatenkonzept für die Datenerfassung der Einkaufsstammdaten wurde erstellt. Hier befindet sich die Erfassung der Daten kurz vor Fertigstellung. Die Einkaufstammdaten (Lieferanten, Mindestbestände, Losgrößen usw.) wurden konsolidiert und der Prozess für die Erhaltung der Stammdatenqualität eingeführt.

31.12.2010: Datenerfassung und -aufbereitung Sonstige Stammdaten

Die Datenerfassung und -aufbereitung der sonstigen Stammdaten wurde durchgeführt, diese Stammdaten betreffen hauptsächlich die Abteilungen Buchhaltung & Controlling. Zudem fand die Konsolidierung der Bereiche Stammdaten Kreditoren und Sachkonten statt.