Praxisberichte Standardisierung aller Unternehmensdaten für den elektronischer Datenaustausch
Buchholz-Mendt, Nordrhein-Westfalen
Gummi und Kunststoff
60 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 15 Mio.
Nordwest Handel AG
"Für die weiteren eBusiness-Vorhaben muss zunächst eine zentrale standardisierte Datenbasis geschaffen werden. Dafür setzen wir auf Standards wie eCl@ss und EANCOM."
Das Unternehmen
Das 1997 gegründete Unternehmen ist Hersteller von Materialien für die Heizungstechnik. Das Unternehmen kann auf 25 Jahre Erfahrung in der Fußbodenheizungstechnik zurückblicken, die von den Gründern eingebracht wurde. Das Produktspektrum des Unternehmens umfasst DIN-geprüfte Wärme- und Trittschalldämmung, DIN-geprüfte Heizrohre, Verteiler- und Regeltechnik sowie Produkte für den Trockenbau.
Die Ziele
Im Rahmen des geplanten Projektes sollte die Prozessorganisation gegenüber Kunden durch Einsatz geeigneter IT-Systeme und Prozessstandards unterstützt werden. Gegenüber größeren Firmenkunden sollten Dienstleistungen nach Industriestandards klassifiziert angeboten werden können. Kundenanfragen sollten qualifizierter und zugleich effizienter bearbeitet werden können.
Das Projekt
Geplant war die Erstellung eines elektronischen Katalogs im BMEcat-Format. Dafür sollte ein zentraler Datenbestand für ERP/CRM geschaffen werden, in dem die Produkte nach eCl@ss klassifiziert werden.
Der Austausch von elektronischen Nachrichten sollte durch EANCOM® erfolgen. Dabei wurden die EANCOM®-Nachrichten ORDERS (Bestellung), DESADV (Lieferavis) und INVOIC (Rechnung) in Verbindung mit der Implementierung des GS1-128 Transportettiketts eingeführt.
Der Nutzen
Bei der Angebotserstellung sollten deutliche Zeit- und Kostenersparnisse realisiert werden. Die Reaktionszeit auf Kundenanfragen sollte erheblich verkürzt werden und mit weniger Personal zu bewältigen sein. Standardisierte Leistungsverzeichnisse sollten Abläufe mit Großkunden effizienter gestalten. Langfristig wurde mit einer Steigerung der Servicequalität und der Wettbewerbsposition gerechnet.
Der Zeitrahmen
Das Projekt startete im Juli 2006 und wurde im Dezember 2007 abgeschlossen.
Die Ausgangslage
Vor Projektbeginn existierten bei dem Unternehmen Empur verschiedene Datenbanken und Softwaretools, in denen Daten gepflegt und bereitgestellt wurden. Aufgrund der unterschiedlichen Systeme ließ es sich nicht verhindern, dass viele Daten doppelt gepflegt werden mussten. Mit der zunehmenden Größe des Unternehmen und Anzahl zu bedienender Kunden war dieser Lösungsansatz an seine Grenzen gestoßen.
Die Zielsetzung
Grundlage des Projektes war die Zusammenführung und Standardisierung aller Unternehmensdaten, um eine Grundlage für die Anbindung des ERP/PPS-Systems sowie des technischen Berechnungsprogramms zu schaffen. Dafür sollten standardisierte Leistungsbeschreibungen und Leistungsgruppen nach eCl@ss klassifziert werden. Außerdem sollte das zur Zeit nur intern für die Produktion, den Warenausgang und die Kommissionierung genutzte Code 128-Etikett in ein EAN 128 Etikett überführt werden, um ein auch vom Kunden nutzbares Transportetikett zu schaffen.
| Arbeitspakete und Meilensteine | Erfahrungen und Ergebnisse | Status geplant |
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1 Planungsphase: Vorüberlegungen, Festlegen der Arbeitsschritte und Erstellung des Pflichtenhefts |
Auswahl IT-Dienstleister fiel schwer Die Angebote verschiedener Software-Anbieter ließen sich schlecht von einander abgrenzen und erschwerten damit die Auswahl der geeigneten Software. mehr Info |
05.12.2006 Status: abgeschlossen geplant für: September 2006 Start: Juli 2006 Ende: Dez. 2006 Stolpersteine
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2 Initialphase: Methodisches Erfassen von Fallbeispielen, Festlegen von Testpartnern, Datenaufbereitung und Klassifizierung nach eCl@ss sowie Auswahl von Hard- und Software |
Software ausgewählt - Stammdatenbereinigung hoher Aufwand Die benötigte Produktdatenbank wurde integriert und läuft gut. Seit August 2007 werden elektronische Nachrichten mit dem EDI-Partner ausgetauscht. mehr Info |
31.12.2007 Status: abgeschlossen geplant für: November 2006 Start: Jan. 2007 Ende: Dez. 2007 Stolpersteine
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3 Implementierungsphase: Installation von Hard-/Software, Anpassungsprogrammierung und Umstrukturierung bestehender Prozesse |
Altdatenübernahme abgeschlossen Nach Installation der Software werden zunächst sämtliche Altdaten aus anderen Systemen übernommen und im zweiten Schritt bereinigt. mehr Info |
31.12.2007 Status: abgeschlossen geplant für: Februar 2007 Start: 01.03.2007 Ende: 31.12.2007 erfolgreicher Verlauf |
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4 Produktivphase: Funktionstests, Erstellen und Verarbeiten elektronischer Kataloge, Testbetrieb, Fehlerbehebung und Echtbetrieb |
Erste Schulungen im April durchgeführt Um die Kenntnisse über eCl@ss im Unternehmen weit zu streuen, wurden mit mehreren Abteilungen Schulungen durchgeführt. mehr Info |
31.12.2007 Status: abgeschlossen geplant für: Mai 2007 Start: 01.04.2007 Ende: 31.12.2007 erfolgreicher Verlauf |
Das Ergebnis
Das Projekt wurde erfolgreich abgeschlossen. Seit Oktober 2007 verfügt das Unternehmen Empur über die Möglichkeit, mit seinen Kunden und Lieferanten die komplette Auftrags- und Bestellabwicklung mittels EDI Nachrichten abzuwickeln. Seit Dezember 2007 kann das Unternehmen aus einer eCl@ss Datenbank heraus BMEcat-Produktkataloge erstellen.
Nach Gewinnung eines externen Partners für den Austausch elektronischer Nachrichten konnte dieses im Echtbetrieb getestet und vorhandene Mängel kurzfristig beseitigt werden. Der Nutzen machte sich schnell bemerkbar – die Auftragsübergabe erfolgte innerhalb von 15 Minuten, auf dem herkömmlichen Weg musste mit Übergangszeiten von bis zu 2 Tagen gerechnet werden.
Durch die Implementierung der ASIM Produktdatenbank konnte eine zentrale Datenbank geschaffen werden, die alle erforderlichen Daten zur Kataloggenerierung autark verwaltet und aktualisiert, ohne eine Datenredundanz im Unternehmen zu schaffen. Über die standardisierte XML-Ausgabe konnten von der ASIM Datenbank die Produktinformationen für die Katalogerstellung mittels BMEcat exportiert werden.
Die Erfahrungen
Die außergewöhnlich lange Projektlaufzeit (16 Monate) ist nicht nur auf die verspätete Gewinnung unseres externen Partners zurückzuführen. Vielmehr lassen interner Zeitmangel und unerwartete Hindernisse innerhalb des Projektes die Zeit dahinfliegen. Das Projekt entsprach dem Betreten von Neuland, wodurch erheblicher Kommunikationsbedarf zwischen den beteiligten Unternehmen Tangram IT West, DHW, Tigges & Zepke und Empur entstand. Vielerorts ließen Informationsverzögerungen eines Beteiligten die anderen Partner ins Stockengeraten.
Die Zukunft
Die Empur GmbH hat sich einem in naher Zukunft wichtigem Bereich – der Zentralisierung von Informationen und schnellstmöglichen Bereitstellung von Nachrichten mittels EDI – geöffnet. Nächstes Ziel des Unternehmens ist es nun, den Kunden und Lieferanten diesen Bereich näher zu bringen, um dadurch langfristig eine effiziente und sichere Partnerschaft zu erhalten.
Alle Details zu diesem PROZEUS-Praxisprojekt finden Sie in der Broschüre unter folgendem Download:
