Praxisberichte Materialklassifizierung und Produktdatenmanagement in SAP R/3

Die Ausgangslage

Ausgehend von den Anforderungen seitens Kunden und Lieferanten am elektronischen Datenaustausch hinsichtlich Produktinformationen sowie elektronischer Geschäftsdokuments teilzunehmen, soll durch die Einführung einer standardisierten Produktklassifikation die Basis gelegt werden, kundenspezifische Anfragen sowie Anfragen auf Basis von Produktdatenstandards (z.B. eCl@ss) nach Produkten effizient beantworten zu können.

Die Zielsetzung

Da der Einsatz einer Produktklassifikation ihren Vorteil erst im Rahmen korrellierender Geschäftsprozesse entfalten kann, soll ihm Rahmen des Projektes insbesondere der Auftragsbearbeitungsprozess untersucht, analysiert und in Richtung des Einsatzes der standardisierten Produktklassifikation und des elektronischen Datenaustauschs (siehe unten) optimiert werden. Dabei soll untersucht werden, inwieweit der Einsatz von Prozessstandards bzw. Prozessframeworks möglich und sinnvoll ist.

Zur Unterstützung des elektronischen Datenaustauschs mit Kunden und Lieferanten und der damit einhergehenden Sicherung des Kundenbestandes soll untersucht werden, welche Anforderungen Kunden und Lieferanten hinsichtlich des Datenaustausch haben und wie diese optimal unter Nutzung der standardisierten Produktklassifikation sowie des vorhandenen ERP-Systems abgedeckt werden können.

„Stammdaten in der Aluminiumbearbeitung mit Leichtigkeit managen“

Das Projekt wurde mit geringer Zeitverzögerung erfolgreich abgeschlossen.

Das Ergebnis

Durch die Einführung des Stammdatenmanagements in SAP R/3 und die Verwendung von eCl@ss zur Klassifizierung der Produkte im Rahmen des PROZEUS-Projektes, kann die Firma KS Metallbearbeitung ihren Gesamtprozess integriert, automatisiert und in digitaler Form leben. Optimierungspotential in den internen Unternehmensprozessen sowie in der Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten wurden genutzt, um mit besserer Datenqualität transparente und effiziente Prozesse zu realisieren.

Im Stammdatenbereich wurden alle Materialien (Produkte/Rohmaterial) überarbeitet und im Hinblick auf den Klassifizierungsstandard eCl@ss gepflegt. Weiterhin wurden die produktbezogenen Dokumente wie Fertigungs- und Kundenzeichnungen, Reklamationen oder Werkszeugnisse digital im System hinterlegt. Auch in den Bereichen Kunden- und Lieferantenstamm wurden die prozessrelevanten Daten wie z.B. Lieferhinweise interlegt. Die Konditionspflege ist zeitlich abgegrenzt und im Kreditoren- wie auch im Debitorenbereich lückenlos dokumentiert. Der Gesamtprozess vom Auftragseingang bis zum Controlling wurde im Rahmen des Projektes mit einem hohen Automatisierungsgrad und Standardprozessen abgebildet. Außerdem wurden weitere interne aber zeitaufwändige Nebenprozesse wie Zeiterfassung und Messergebniserfassung durchleuchtet und mit eBusiness-Technologien neu gestaltet.

Das Projekt konnte mit einem Verzug von einem Monat im Rahmen der budgetierten Kosten produktiv gesetzt werden.

Die Erfahrungen

Durch die Unterstützung der externen Beratung war der Einstieg in integrierte Prozesse und die dafür notwendigen und relevanten Stammdaten strukturiert und einfach. Die Definition des Pflichtenhefts sowie des Zeit- und Kostenplans nahm allerdings mehr Zeit in Anspruch als ursprünglich gedacht. Bei der Aufnahme und Überarbeitung der Prozesse entstanden weitere Anforderungen, die im Rahmen des Projektes direkt mit realisiert wurden. Die erfolgreichen Ergebnisse waren während des Projektes bereits sichtbar und spürbar. Für alle Mitarbeiter ist die Umstellung auf integrierte und digitale Prozesse ein großer Schritt, es wurde deshalb in kleinen Paketen und mehrmals geschult.

Die Abstimmung der Klassifizierung nach dem Klassifizierungsstandard eCl@ss war aufwändiger als geplant. In den Produktbereichen der KS Metallbearbeitung ist die Klassifizierung nach eCl@ss nur rudimentär vorhanden und musste mit neuen Merkmalen und Merkmalswerten ergänzt werden. Die Anträge bei eCl@ss zur Erweiterung der vorhandenen Klassendaten wurden gestellt und werden nach aktuellem Stand auch in der nächsten Version berücksichtigt.

Der geplante Terminrahmen für das PROZEUS-Projekt führte zu einer straffen Arbeitsweise, so dass sehr schnell produktiv nutzbare Teilergebnisse entstanden sind. Während der gesamten Projektlaufzeit hatte das Projekt einen festen Platz im Tagesgeschäft der Mitarbeiter und wurde somit auch von allen in seiner Entwicklung beobachtet.

Die Zukunft

Für die Zukunft plant KS Metallbearbeitung weitere eBusiness-Szenarien:

• Einführung von EDI zu Kunden und Lieferanten
Direkte Anbindung der Hauptkunden und –lieferanten für Datenaustausch.

• Scannen von Eingangsrechnungen für die Rechnungsprüfung
Ablage der „Papierrechnungen“ im digitalen Archiv und somit immer Online-Zugriffsmöglichkeit.

• Elektronischer Urlaubsantrag
Antragsstellung der Mitarbeiter direkt im System mit Genehmigungsszenario.

• Digitale Personalakte