2 Initialphase
Produktklassifizierung, Datenerfassung
Durchführung geplant für Sep-Feb 2011
Start Sep 2010
Ende Feb 2011
 |
abgeschlossen |
 |
erfolgreicher Verlauf |
Abschluß Datenerfassung
Historisch gewachsene Artikelbezeichnungen der Drehstühle wurden angeglichen und vereinheitlicht.
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Arbeitspaket abgeschlossen
November 2010
Nach der Projektfeinplanung und dem Bearbeiten erster Artikeltabellen wird am 04.11.2010 eine Informationsveranstaltung durchgeführt, die PROZEUS vorstellen und die gesteckten Ziele benennen soll. Außerdem sollen die zukünftige Ausrichtung bei der Datenerfassung und Stammdatenpflege argumentativ dargelegt werden und die Basis für eine spätere reibungsarme Umsetzung gebildet werden. Daher werden auch nicht direkt beteiligte Mitarbeiter involviert, womit die Zuarbeit (Informationsbeschaffung) vereinfacht und die Akzeptanz gesteigert werden soll. Erörtert werden die aktuelle Marktlage und die Wettbewerbssituation als Ausgangspunkt für die Erklärung der Notwendigkeit einer Artikel-Klassifizierung. Analogien zu aktuellen Online-Shops werden dargestellt und als eines der verfolgten Ziele von Geramöbel kommuniziert. Im Vordergrund steht die Kundenorientierung in Form von Akquise und Stammkundenbindung. Am 25.11.2010 wird ein Coaching der Projektbeteiligten durchgeführt, welche für die Artikelanlage und Klassifizierung bestimmt sind. Dabei wird auf die Beziehung Artikel-SML eingegangen und die Einbettung der neuen Daten in den bestehenden Artikel dargestellt, so wie der spätere Verlauf der Artikelanlage erfolgen soll. Zudem werden die SMLs und die Merkmale sachlich voneinander getrennt und anhand von einigen Beispielen aus der letzten Planungsphase mit Merkmalen versehen. Das Coaching wird von Herrn Thews geleitet, Hr. Korf (FL), Hr. Rohleder (EKL) und Hr. Danowski (VID), sowie die Geschäftsleitung sind Teilnehmer. Um eine kundenorientierte Merkmalsvergabe sicher zu stellen, werden die zuvor definierten Eigenschaften aus den Kundenanfragen verwendet. Die Merkmalsvergabe geschieht in 2 Stufen: zuerst die Sachmerkmalsleiste bestimmen und anschließend die darin enthaltenen Merkmale definieren.
Am 29.11.2010 wird nach Absprache von Hr. Danowski und Hr. Kupka die Planung einer zusätzlichen Veranstaltung zur kundengerechten Interpretation von Artikeleigenschaften verworfen. Bisher fehlen weitere Feedbacks von Kunden, weshalb die bisherigen Informationen der Kunden als nicht vollzählig betrachtet werden können.
Für die Präsentation des Unternehmens Geramöbel auf prozeus.de werden ausformulierte Texte angefordert und erstellt.
Seitens des ERP existieren in den Stammdaten der Artikel Referenzdaten, welche spezifisch für Schlüsselkunden angelegt und gepflegt werden. Diese Referenzdaten müssen zukünftig in die Merkmalsvergabe mit eingebzogen werden, bzw. werden Merkmale entsprechend der vergebenen Referenz eingeordnet/gewählt.
Aufgetretene Probleme und Lösungen:
Die Sensibilisierung auch nicht direkt beteiligter Mitarbeiter erfordert ein hohes Maß an Vorbereitung und entsprechend strukturierter Vorgehensweise bei der Kommunikation. Dennoch steht in der Bilanz der Barriereabbau und das Verständnis für den entstehenden Aufwand bei der Artikelneuanlage vor dem Aufwand durch die Veranstaltung.
- Die Erklärung der grundlegenden Aufbauweise und Unterschiede von Merkmalen und deren SMLs führt dazu, dass Kunden gezielter angefragt werden müssen. Dazu werden Tabelle mit im September definierten Artikeln an Kunden versendet bzw. werden Artikel direkt als Beispiel bei Kunden angefragt (noch nicht von jedem Kunden Feedback erhalten).
- Weiter ist systemseitig zu Prüfen, ob die Möglichkeit besteht, einige Merkmale direkt aus dem Artikelstamm zu gewinnen und automatisiert einzufügen. Vorteil: Fehlerquellen minimiert, Zuordnung eindeutig (Artikelstamm wird vorerst nicht erweitert) – Problem: Es müssten auch Merkmale aus händisch gefüllten Feldern übernommen werden, deren Aufbau sich häufig an benötigten Informationen von Artikeln orientiert. Somit müssten alle Artikel nochmals nachgeprüft werden, was den Vorteil einer Automatisierung verzehrt.
Arbeitspaket abgeschlossen
Dezember 2010
Die Artikeldatenaktualisierung wird fortgesetzt – Frau Bademann erfasst und vergibt neue und fehlende EAN Codes, welche für die Übernahme in die entsprechenden Artikel zur Klassifizierung vorgesehen sind. Weiter werden die neue Sortimentsbestandteile, welche das Portfolio erweitern sollen (Korpusmöbel im Bereich HSO) zur Klassifizierung übernommen und in separaten Tabellen erfasst (Betrachtung wie eigenständige Serien). Es handelt sich hierbei um Schiebetürenschränke und Querrollladenschränke, die das High Speed Office Sortiment weiter komplettieren und breiter aufstellen sollen. Auch hiervon werden einige Artikel in das bestehende Schnellliefersortiment übernommen.
Am 14.12.2010 treffen die ersten Feedbacks der Kunden BÄR und Otto Office ein. Hier wird vor allem von der Firma BÄR eine umfassende Schilderung und Zuordnung der Attribute dargestellt, sodass diese als Orientierungshilfe genutzt werden kann. Rückmeldungen weiterer Kunden bleiben vorerst aus. Um die Trefferwahrscheinlichkeit der Kunden dennoch zu steigern, wird während einer Absprache beschlossen, die Anzahl der zu vergebenden Merkmale zu erhöhen.
Am 15.12.2010 werden erneut Artikeltabellen ausgelesen, welche die Serien Mailand(Schränke), Rollcontainer und die Schreibtische der Serie Stockholm beinhalten. Die Klassifizierung mit der geringeren Anzahl an Merkmalen (wie zuvor von BÄR vorgeschlagen) startet an diesem Tag und wird am 29.12.2010 abgeschlossen. Dabei soll die aufwandsmäßige Machbarkeit für eine Erweiterung der Attributemenge ermittelt werden. Aufgrund des zügigen Abschlusses der Klassifizierung dieser Serien und der recht strikten Bindung der Firma UDO BÄR an die Sichtweise der Endkunden, sieht Geramöbel ein Informationsdefizit der verbleibenden Kunden betreffend. Vor allem Kunden wie Otto Office und eine Vielzahl von Fachhändlern und Objekteinrichtern benötigen speziellere Informationen über die angebotenen Artikel, wie beispielsweise die Art der Höhenverstellung oder die genaue Bezeichnung der verwendeten Spanplatte. Mit der Entscheidung selbstständig eine Vielzahl von Eigenschaften zu bedienen, würden weitere zeitaufwendige Recherchen bei vielen Kunden entfallen der Klassifizierungsaufwand jedoch enorm steigen. Bisher werden acht bis neun Eigenschaften je Artikel im Artikel hinterlegt. Zukünftig soll der Artikel sofern es möglich ist, vollständig befüllt werden. Damit kann sich der Klassifizierungsaufwand mehr als verdoppeln. Einige der Geramöbel Lieferanten zeigen indes an, dass sie selbst noch nicht Klassifizieren und dem entsprechend keine BMEcat Daten zur Verfügung stellen werden. Zudem muss über die Eigenschaftsvergabe auch von Einkaufsartikeln sinniert werden, denn ein großes Portfolio dieser Artikel bildet die Grundlage für verkaufsfähige Geramöbel Produkte.
Aufgetretene Probleme und Lösungen:
Mit dem Abschluss in Excel für die Tischserie Stockholm ist der Bereich Schreibtische nach SML S24-31-01-01 noch nicht abgeschlossen – zwei weitere Serien (Lissabon, Madrid) gehören ebenfalls zur Marke High Speed Office und umfassen ca. 1500 Artikel.
Arbeitspaket abgeschlossen
Januar 2011
Mit dem 03.01.11 kann die Ende Dezember 2010 begonnene Klassifizierung kleinerer Produktgruppen, wie Rollcontainer (S24-31-05-02), Rollschränke (S24-31-07-04) und Verkettungselemente (S24-31-01-07) abgeschlossen werden. Die zugeordneten SMLs werden aufgrund der Artikelanzahl manuell in die einzelnen Artikel eingegeben und im Anschluss wieder ausgelagert.
Zugleich wird die Klassifizierung der Schreibtisch-Serien Lissabon und Madrid begonnen. Hier handelt es sich um hochdrehende und wichtige Artikelgruppen der Marke High Speed Office, welche ein Kernelement und eine maßgeblichen Teil des Gesamterfolges von Geramöbel ausmachen. Die Klassifizierung erfolgt daher in vollem Umfang der Merkmalsmöglichkeiten, wie sie bereits in die Überlegungen aus dem Vorjahr eingeflossen sind.
Die bisherige Zuordnungsmöglichkeit für Merkmale bei Schiebetürschränken fehlt. Es wird zunächst davon ausgegangen, dass es eine Zuordnungsmöglichkeit für derartige Schränke oder untergeordneten Serien nicht gibt und diese an die Gruppe der Flügeltürenschränke oder Regale eingegliedert werden müssen.
Am 10.01.11 muss nach Rücksprache mit Hr. Thews das Dateiformat einiger bereits abgeschlossener Artikeltabellen angepasst werden. Beim Abspeichern der bearbeiteten Tabellen im Ausgabeformat .csv übernimmt Excel nicht jede Änderung in der Tabelle. Das bedeutet, dass eingetragene Merkmale unter Umständen verworfen werden, sobald die Tabelle im csv.-Format geschlossen wird. Daher werden die als .csv ausgelagerten Tabellen in Kopie als xls. abgelegt und anschließend bearbeitet. Betroffen sind Rollcontainer, Rollschränke und Verkettungselemente, bei denen im Zuge der erneuten Bearbeitung die Merkmale vollumfänglich in die Artikel eingetragen werden. Am 17.01.11 sind die Überprüfungen der noch im .csv-Format abgespeicherten Dateien abgeschlossen. Die Tabellen werden an Hr. Thews übermittelt. Am 21.01.11 beginnt zudem die Merkmalsvergabe für die Flügeltürschränke. Auch hier wird artikelgruppenorientiert vorgegangen. Da im HSO Programm die Anzahl der direkt als Flügeltürschränke erfassten Artikel mit 26 Stück sehr gering ist, wird wiederum jedem Schnelllieferartikel und jedem 3-Wochen-Lieferartikel die entsprechende SML zugeteilt (S24-31-07-01) und anschließend die resultierende Tabelle ausgelesen. Im Anschluss muss eine Möglichkeit geschaffen werden, Zubehör und Komplementär-Artikel in die Merkmalsvergabe aufzunehmen, um somit alle Attribute eines Vollsortiments erfassen zu können.
Aufgetretene Probleme und Lösungen:
Die bisherige Anordnung und Formatierung für das Einlesen der Merkmale zu den jeweiligen SMLs musste angepasst und abgeändert werden – die Merkmalstabelle in eCl@ss 5.1 führt die Merkmale nacheinander auf, so dass es erforderlich ist, auch leere Spalten mit der entsprechenden Merkmals ID zu versehen, um sie später blanko Einlesen zu können.
Zudem wurden die zur Klassifizierung geplanten Artikel tabellarisch in Zusammenhang mit der jeweiligen Merkmals ID (SML) gebracht und gegenübergestellt – somit können sie eingelesen werden, um anschließend über die Auslagerung in einer definierten Übersicht mit allen Merkmalen der entsprechenden SML ausgelagert werden zu können.
Die Möglichkeit des sinnvollen Einbinden von Komplementär-Artikeln und Zubehör gestastaltet sich aus den bisher zur Verfügung stehenden Mitteln bestenfalls als Zwischenlösung. Regalzwischenböden können sowohl für Regale als auch für Flügeltürschränke oder Rollladentürenschränke (S24-31-07-04) genutzt werden. Daher ist es sinnvoll eine eigene SML für Artikel dieser Art zu nutzen. Diese ist bisher nicht gefunden.
Das Auslesen der leeren Artikeltabellen mit den entsprechenden Spaltenüberschriften erfolgt im .csv-Format – Verweise und logische Funktionen, welche genutzt werden, um z.B. Dekore zuzuordnen können nach dem Abspeichern nicht mehr genutzt werden – alle Tabellen müssen später ins .XLS-Format übernommen werden und gesondert abgelegt werden
Arbeitspaket abgeschlossen
Februar 2011
Die Ende Januar festgestellten Zuordnungsschwierigkeiten für die Artikelgruppen Schiebetürenschränke und der Komplementärartikel veranlassen am 02.02.11 zur Nachfrage bei Hr. Esser. Ziel ist es, zu erfahren in wie weit noch weitere SMLs existieren oder ggf. die Möglichkeit der Erstellung neuer und Erweiterung bestehender SMLs existiert. Verständlicherweise soll das doppelte Vergeben von SMLs zu einem Artikel vermieden werden. Inhaltlich stellt sich auf Nachfrage bei Hr. Thews heraus, dass lediglich eine 1-zu-1 Zuordnung möglich ist. Das bedeutet, dass wenn ein und derselbe Artikel in zwei oder mehr Tabellen bearbeitet und klassifiziert wird, immer die zuletzt eingelesene Zuordnungsvariante gesichert wird. Vorherige Merkmale werden überschrieben. Nachdem die bisher als HW (Handelsware) bezeichneten Dreh- und Besucherstühle entsprechend ihrer Lieferzugehörigkeit mit S- (Schnelllieferartikel) und N-(Normal-3-Wochenartikel) im System erfasst sind, wird eine weitere SML benötigt und eine Anfrage hierfür an Herrn Thews gestellt. Über den von Hr. Esser übermittelten Link (http://www.eclass.eu/system/suche/index.html?eversion=5.1.3&lang=de&ssuche_x=x&su=24310703) wird die entsprechende SML selektiert.
KW6 und 7 Feedback und Übermittlung der neuen SMLs für die Klassifizierung und Umstrukturierung vom IT- Dienstleister, nochmalige Überprüfung des aktuellen Standes und ggf. weiterer einzufügender Artikel in die neuen SMLs, im Zuge der Klassifizierung. Hr Rohleder und Fr. Bademann werden verstärkt in die Klassifizierung eingebunden und Bereinigen die neue Artikelstruktur der Stühle.
Aufgetretene Probleme und Lösungen:
Da Artikel nicht mit mehreren SMLs belegt werden können, muss ein Weg gefunden werden, andere SMLs sinnvoll zuzuteilen. Zuvor steht die Frage der Zuteilung von Schiebetürenschränken, deren SMLs noch nicht angelegt waren – durch einen Tipp von Herrn Esser wurden im Nachgang einige SMLs im eigenen ERP-System vergeben und konnten nun definiert werden. Dem folgte ein aufwändiges Zerlegen und nochmaliges Prüfen aller Artikeltabellen.
Für kleine Artikelgruppen, wie Schiebetürenschränke, Bürostühle, Querrolladenschränke der Marke HSO werden Artikel-SMLs eigenhändig in die Artikel eingetragen und die entsprechende SML danach ausgelagert, die Bürostühle wurden zugleich vollständig als verkaufsfähige Artikel angelegt, erfasst (Optimierung interner Prozesse) und ebenfalls klassifiziert. Die zukünftige Artikelanlage gestaltet sich wesentlich aufwändiger, als es bisher der Fall ist, weshalb die Abläufe bei der Artikelanlage und Pflege überdacht werden. So muss zu Beginn einer Geschäftsbeziehung bereits nach bevorzugten Merkmalen für die Kunden der Partner geforscht werden. Dies beinhaltet zum Beispiel Fragenkataloge, welche der dem Artikel zugehörigen SML entsprechende Frage enthält. Ziel ist es nun, direkt bei der Anlage neuer Serienartikel die Ergebnisse der Auskünfte der Partner einfließen zu lassen. Aufgrund der Varianz der Merkmale, welche den Artikeln zugeordnet werden können, ist eine Checkliste zur Artikelanlage ein wichtiges Hilfsmittel. Neben der Anpassung bei der Vorgehensweise neuer Artikel und Partner muss auch der Verkaufstext bestehender Artikel überdacht werden. So ist eine einheitliche Erscheinungsform aller Verkaufstext zwingend notwendig. Die Anpassung dieser Texte wird angestoßen und sich nach Projektende sukzessive fortsetzen.
