Praxisberichte Aufbereitung der Artikelstammdaten und Einführung von eCl@ss zur Erschließung neuer Absatzmärkte auf Basis von abas-ERP

Das Unternehmen

Geramöbel wurde 1948 gegründet und entwickelt und produziert seit 1996 ausschließlich Büromöbel. Das Kerngeschäft stellen neben einigen Tischprogrammen, zwei Schrankprogramme und eine Reihe von Funktionsmöbelprogrammen dar, welches sich durch ein reichhaltiges Zubehörsortiment und den Vertrieb von Bürodrehstühlen abrundet. Aufgeteilt auf die zwei Marken High Speed Office und Office Class bietet Geramöbel somit neben allen notwendigen Serviceleistungen zur Planung, den vollen Umfang an Produkten, die auch für Objekteinrichtungen eine große Auswahlmöglichkeit bieten.
Ein Alleinstellungsmerkmal ist die Lieferung von Büromöbeln in 48 Stunden deutschlandweit, in 72 Stunden nach Österreich, Schweiz und Benelux und in 4 bzw. 5 Tagen nach Frankreich oder Italien und Spanien. Nicht zuletzt diese schnellsten Büromöbel Europas konnten Geramöbel in den letzten Jahren ein rasches Wachstum attestieren.

Die Ziele

Die derzeitige Artikelanlage erfolgt ohne eindeutige Kriterien (Sachmerkmale) und klare Klassifizierung. Die Aufbereitung von Artikel-Daten erfolgt für jeden Kunden einzeln, was einen sehr hoher Zeitaufwand, erhöhte Fehlerquote und im Ergebnis das nicht vollständige Erreichen der gesetzten Ziele des Kunden hat. Zudem können Daten nur eingeschränkt verarbeitet werden.
Geramöbel setzt mit der Erweiterung des ERP-Systems und der damit verbundenen Implementierung einer durch eCl@ss standardisierten Artikelanlage auf einen zukunftsfähigen Klassifizierungsstandard, mit dessen Hilfe und mit Unterstützung des angebundenen BMEcat, ist ein schneller Austausch zu Kunden und zu Lieferanten möglich, wie er bereits kundenseitig angefordert wird.
Mit dem Ziel der Neukundengewinnung und einer stärkeren Bindung der Bestandskunden, ist für kommende Planungsphasen ein eigener Web-Shop für Fachhändlerbestellungen und Produktinformationen verfügbar.

Das Projekt

Ein Datenaustausch findet derzeit stets in Verbindung mit personellem Aufwand statt. Daten müssen selektiert und bereit gestellt werden, bevor sie über Mailportale und meist in Tabellenform übergeben werden können. Dieses Vorgehen macht Datenaustausch teuer, schwer nachvollziehbar und manipulierbar.
Durch die Möglichkeit der Selektion über klassifizierte Artikeleigenschaften sollen Artikel schneller und bedarfsrichtig gefunden und abgerufen werden können. In Verbindung mit einer Verfügbarkeitsprüfung, dem Bestellstatus und den sofort zur Verfügung stehenden Debitoren-/Kreditorendaten soll die Grundlage für einen Online-Shop gelegt werden. Zudem wird durch den Vorgang der Klassifizierung eine Artikelstammdaten-Aktualisierung, Bereinigung und Fehlerbeseitigung vorgenommen. Die Anbindung durch BMEcat an unsere Kunden und Lieferanten soll zudem ein engeres Netzwerk schaffen, dass es uns ermöglicht gemeinsame Synergien zu nutzen und Optimierungsprozesse an Produkten und Prozessen voran zu treiben.

Der Nutzen

Durch die Schaffung dieser neuen Datenbank erwartet Geramöbel neben der Erschließung neuer Vertriebskanäle eine klarere Datenstruktur in unserem Artikelstamm und eine damit verbundene Effizienzverbesserung bei internen Abläufen. Hinzu kommen die bessere Erfassung der Kundenwünsche und eine bedarfsgerechte Artikelfindung für den Kunden selbst.
Kumuliert verspricht sich Geramöbel eine Steigerung der Leistungsfähigkeit im gesamten eBusiness-Sektor mit einer gleichzeitigen Senkung des Aufwandes in der Artikelanlage, Verwaltung. Hinzu kommen eine kundennähere Produktenwicklung und ein schnelleres Feedback durch den Kunden bei neuen Produktlinien.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.08.2010 und hat eine geplante Laufzeit von 8 Monaten.

Die Ausgangslage

Bis Dato kommen keinerlei eBusiness-Standards zum Einsatz. Die Artikelbenennung orientiert sich an Sachmerkmalen. Neue Artikelnummern werden fortlaufend weitergeschrieben. eCl@ss soll hier die notwendigen Standards liefern, um eine entsprechende Klassifizierung erreichen zu können.

Die momentane Hardware ist für die Einführung von eBusiness (im Speziellen eCl@ss) ausreichend. Es wird lediglich das ERP-System ABAS an die Neuerungen angepasst und eine weitere Software für die Erstellung von BMEcat angeschafft.

Die Zielsetzung

Nach der Strukturierung und Klassifizierung unseres Artikelstamms, wird es im Bereich der Artikelsuche zu einer erheblichen Zeitersparnis kommen. Zur Zeit hat Geramöbel für die Suche nach Artikeln einen Aufwand von ca. 1280 Std. im Jahr. Dieser Kosten- und Zeitaufwand soll durch die Klassifizierung und die Strukturierung unseres Artikelstamms um mind. 65% reduziert werden. Dies betrifft im selben Zug auch die Auftragsabwicklung wie Angebots- und Auftragsbestätigungserstellung. Hier kann dann wesentlich schneller reagiert und somit dem Kunden ein noch besserer Service geboten werden.

Das Ergebnis

Im Rahmen des durchgeführten elf monatigen Projektes zur Stammdatenerneuerung und Produktklassifizierung ist die Firma Geramöbel nun in der Lage, seinen immer anspruchsvoller werdenden Kunden ein breites Artikel-Informationsspektrum zu bieten und die Zugriffs- und Datentransferzeiten gleichzeitig zu senken.
Einmal angelegt können artikelstrukturabhängig gezielt Eigenschaften von gesuchten Produkten selektiert werden und damit die Suchzeit entscheidend gesenkt werden. Dieser Vorteil lässt sich nicht nur für die Datenaufbereitung des Kunden nutzen, dessen Aufnahme in Preislisten und Kataloge mittlerweile maßgeblich von solchen Systemen abhängt, sondern stellt auch die interne Suche nach Artikelbeziehungen schneller und verständlicher dar. Dieser Vorteil der Vereinheitlichung und Standardisierung lässt sich vom Tagesgeschäft, über Sonderanfertigungen und Objekteinrichtungen bis hin zur Artikelentwicklung nutzen. Die Artikelklassifizierung durch eCl@ss 5.1 bietet somit einen idealen Nährboden für verwaltungsarme und schnelle Artikelanlage-Prozesse, was nicht zuletzt auch für ein nachhaltiges Wachstum von großer Bedeutung ist.
Die Bereitstellung von standardisierten Artikelinformationen ermöglicht zudem eine rasche Erfassung von Artikeln in anders sprachige Systeme und erleichtert somit die Informationsbereitstellung für die zunehmend ausländischen Kunden.
Mit der Klassifizierung der 48h-Lieferartikel der Kernmarke High Speed Office wird ein zeitgemäßes und aufwandsarmes Handling der Artikel sichergestellt, was den Zugriff auf die Produkte erleichtert und damit einen Wettbewerbsvorteil verschaffen kann.

Die Erfahrungen

Mit dem Projekteinstieg der Klassifizierung über PROZEUS wurde es notwendig, die zu diesem Zeitpunkt vorliegende Stammdatenqualität genau zu erfassen. Hier wurde geramöbel auf einige Potenziale aufmerksam und musste im Zuge dessen mit der Bereinigung und der Aufbereitung der Daten innerhalb der Artikel beginnen. Dieses „Schaffen der Grundlagen“, um später aktuelle und sinngemäße Merkmale bestimmen zu können, gestaltete sich als ein aufwändiger, jedoch nützlicher und notwendiger Prozess, den geramöbel ohne das Projekt PROZEUS voraussichtlich nicht in der hier erreichten Qualität und Ausführlichkeit hätte durchführen können. Angesichts der Menge der zu vergebenden Merkmale wurde der Aufwand der die Klassifizierung selbst betraf weit unterschätzt. Von Bedeutung war hierbei nicht die Anzahl der Artikel an sich, sondern die Menge der Merkmale je Artikel, die vergeben wurden. Durch das teilweise zögerliche Verhalten der Kunden und das daraus resultierenden zweite „Angreifen“ bereits klassifizierter Artikel mit geringeren Merkmalsmengen, wuchs der Aufwand nochmals.

Mit den erkannten Schwierigkeiten beim Wiedereinlesen der klassifizierten Artikel in das PPS mit einer kumulierten Zeichenanzahl größer 300 bei spaltenweiser Betrachtung, wurde eine weiter Aufgabe gestellt deren Lösung zu finden einen hohen Zeitaufwand verlangte. Somit lässt sich resümieren, dass der Zeitrahmen in diesem Fall zu knapp bemessen war und daher verlängert werden musste.
Mit dem Abschluss der Klassifizierung ist ein weiterer wichtiger Schritt für die zukunftsorientierte Ausrichtung des Unternehmens getan. Die Datenqualität wurde erheblich verbessert, was ohne den Rahmen eines Projektes wie PROZEUS vermutlich nicht geschehen wäre. Zusätzlich wurde durch das Einführen des Standards eCl@ss 5.1 ein wichtiges und nachhaltiges Argument für die Neukundenakquise geschaffen.

Die Zukunft

Im Fokus eines erfolgreichen Unternehmens sollten dessen Produkte stehen, nicht deren Verwaltungsaufwand. Durch das Vererben von Artikelinformationen und Merkmalsleisten bei der Artikelneuanlage kann das Unternehmen auch in komplexeren Systemen als derzeit notwendig arbeiten, was einen wichtigen Aspekt für ein geplantes Wachstum darstellt. Die Klassifizierung der Artikelstammdaten macht nicht nur deren Eigenschaften transparenter, sondern es sind auch wichtige Grundlagen für den Aufbau des eigenen geplanten Onlineshops geschaffen. Vorstellbar ist auch bereits existierende standardisierte Artikeleigenschaften zu nutzen, um bei der Kalkulation von Neuentwicklungen den mit der Eigenschaft des Artikels verknüpften Aufwand einfließen zu lassen.
In Betracht zur Kundenakquise steht mit einem breiten Spektrum an klassifizierten Artikeln, dessen Fortschritt mit der Klassifizierung der Marke Office Class weiter voran schreitet, eine Möglichkeit zur Verfügung, Artikeldaten schnell, unkompliziert und aufwandsarm zur Verfügung zu stellen. In einem hart umkämpften Markt mit verhältnismäßig kleinem Volumen und vielen Mitbewerbern ist damit ein wichtiger Wettbewerbsvorteil erzielt und ein Alleinstellungsmerkmal gewonnen.