Praxisberichte Workflow, Online-Shop, CRM


"Vom Wegfall mehrerer kostenträchtiger Schnittstellen erwarten wir uns eine deutliche Beschleunigung unserer Vertriebsprozesse. Unser völlig neu aufgebauter Shop soll zu einem weiteren Standbein unseres Umsatzes werden."
Das Projekt
Geplant war die Einführung von unternehmensübergreifenden Arbeitsabläufen für die medienbruchlose Anbindung der bestehenden Online-Vertriebslösung (Online-Shop) an das eigene ERP-System und den Aufbau eines CRM-Systems. Dabei werden als Standards eCl@ss für die Klassifizierung der Produkte, openTRANS zur Bestellabwicklung sowie BMEcat für die Katalogerstellung verwendet.
Der Zeitrahmen
Das Projekt startete im April 2003 und wurde im Dezember 2004 abgeschlossen.

Die Zielerreichung wurde vom Unternehmen nur mit akzeptabel bewertet. Das Unternehmen hatte mit großem Aufwand und vielen Hemmnissen zu kämpfen. Durch große Verzögerungen im Projekt kann der Projektablauf nur mit schlecht bewertet werden. Zum einen belasteten krankheitsbedingte Ausfälle von Mitarbeitern des Unternehmens die Kapazitäten des Projekts und zum anderen fielen auch Mitarbeiter des IT-Dienstleisters krankheitsbedingt aus, so dass Arbeiten zusätzlich verzögert wurden. Zudem wurde der Schulungsaufwand erheblich unterschätzt. Schneller als geplant verlief dagegen die Implementierung eines Online-Shops: der gefundene IT-Dienstleister hatte schnell die Bedürfnisse des Unternehmens erkannt und konnte das Unternehmen entsprechend beraten, so dass mit der Umsetzung schnell begonnen konnte.
Die Informationsbeschaffung und Auswahl des geeigneten eBusiness-Standards (hier eCl@ss und BMEcat) ist dem Unternehmen nicht leicht gefallen. Als Informationsquellen wurden Veranstaltungen besucht und gemeinsame Recherchen mit dem IT-Dienstleister durchgeführt. Das Unternehmen wollte mit seinen Mitbewerbern einen gemeinsamen eCl@ss-Änderungsvorschlag erarbeiten, konnte seine Mitbewerber jedoch nicht zur Kooperation bewegen, so dass der Änderungsvorschlag allein erarbeitet und erfolgreich bei eCl@ss eingereicht wurde. Für den Austausch von elektronischen Geschäftsdokumenten auf der Basis von openTRANS hat das Unternehmen bisher keine Geschäftspartner gefunden.
Das Ergebnis
Durch die eCl@ss-gerechte Aufbereitung der internen Produktmerkmalsleiste des Unternehmens und die Notwendigkeit, einheitliche Standardmerkmale zu definieren, hat Firma Dr. Frenkel Ordnung in sein Produktprogramm gebracht und zum Teil neue, klarere Zuordnungen/Verknüpfungen geschaffen. Das Unternehmen erhofft sich, durch die Einführung von eCl@ss, die weltweite Suchbarkeit der Merkmale der Hauptprodukte sicher zu stellen, um auf diesem Wege weltweit neue Absatzmittler für seine Produkte gewinnen. Durch die Anbindung des Online-Shops und der Buchhaltung fallen mehrere kostenträchtige und Fehler verursachende Schnittstellen und Medienbrüche weg. Hier erwartet Dr. Frenkel nach der Anlaufphase deutliche Einsparungen an Zeit und Geld auf der einen Seite und eine bessere Prozessqualität auf der anderen Seite.
Die Zukunft
Bei einem nächsten eBusiness-Projekt würde Dr. Frenkel die Projektmitarbeiter vom Tagesgeschäft freistellen und mehr zeitliche Puffer im Vorfeld planen, um ungeplante Ausfälle besser kompensieren zu können. Eine klare Projektplanung und ein Vorgehen in kleineren Schritten ließen sich dann auch mit einem kleinen Team besser bewältigen.
Broschüre: "eBusiness-Standards - Umsetzung in der Praxis"
In dieser Broschüre sind die Ergebnisse der eBusiness-Projekte von 12 Industrieunternehmen zusammenfasst. Dazu wird die vollständige Berichterstattung auf einer CD-ROM mitgeliefert. Lesen Sie auch den vollständigen Erfahrungsbericht von Dr. Frenkel in dieser Broschüre.
Die Ausgangslage
Das Unternehmen besteht aus den der Geschäftsführung untergeordneten Geschäftsbereichen Technik, Verwaltung und Verkauf. Die Geschäftsbereich selbst sind funktional organisiert. Die aktuellen Prozesse in Auftragsabwicklung und Kundenmanagement bilden eine Mischung aus veralteten Systemen und viel Handarbeit, weil sehr oft Medienbrüche zu überwinden sind. Nicht integrierte Client-Server-Struktur: Das Warenwirtschaftssystem läuft auf Basis der mittleren Datentechnik auf einem UNIX-Server. Die Arbeits-Rechner werden mit Microsoft-Produkten betrieben und sind per Telnet mit dem Server verbunden.
Die Zielsetzung
Eine Veränderung der Organisationsstruktur ist nicht geplant. An den Prozessveränderungen wird internes und externes Personal beteiligt sein. Prozessvereinfachung durch den Einsatz von Standards: Online-Shop und Bestellungen werden durch openTRANS und BMEcat unterstützt. Die Klassifikation der Produkte ist mit eCl@ss geplant. Systemintegration: moderne Netzwerk-Architektur mit HUB als Schaltzentrale für die gesamte elektronische Kommunikation.

Arbeitspakete und Meilensteine | Erfahrungen und Ergebnisse | Status geplant |
Arbeitspaket 1: Pflichtenheft abgeschlossen |
Pflichtenheft abgeschlossen Bei Dr. Frenkel wird mit der Implementierung der eBusiness-Anwendungen das 10 Jahre alte ERP-System ersetzt. mehr Info |
15.06.2003![]() ![]() ![]() ![]() |
Arbeitspaket 2: Ersatz des Warenwirtschaftssystems gegen ein ERP-System |
CRM-Cockpit implementiert Dies erleichert die Vielzahl an Verkaufsaktionen bei Dr. Frenkel. mehr Info |
29.10.2004![]() ![]() ![]() ![]() |
Arbeitspaket 3: Implementierung eines Shopssystems |
Der Shop ist online Die ersten Schritte in Richtung eines deutlich ausgeweiteten Dienstleistungsangebotes wurden eingeleitet; der Shop wird schrittweise aufgefüllt. mehr Info |
30.11.2004![]() ![]() ![]() ![]() |
Meilenstein 1: Ersatz Warenwirtschaft und Implementierung Shopsystem |
Meilenstein abgeschlossen |
019900![]() ![]() ![]() ![]() |
Arbeitspaket 4: Implementierung der BMEcat und openTRANS-Schnittstelle des eShops |
SGP integriert BMEcat in Canias BMEcat ist im Canias-System integriert und muss demnächst geschult werden, damit ein Datenaustausch aus dem System heraus möglich wird. mehr Info |
29.10.2004![]() ![]() ![]() ![]() ![]() |
Arbeitspaket 5: eCl@ss-Implementierung |
Integration von eCl@ss in Canias Die Standards eCl@ss 5.1 und BMEcat sind in das neue System integriert. mehr Info |
30.11.2004![]() ![]() ![]() ![]() |
Meilenstein 2: Standardeinsatz |
Meilenstein erreicht |
30.11.2004![]() ![]() ![]() ![]() |
Arbeitspaket 6: Implementierung des ERP-Konnektors für Bestell-/ Rechnungsdaten und Materialstamm |
Arbeitspaket gestrichen Durch die Auswahl des ERP-Systems ist ein Konnektor nicht notwendig, da bereits im System integriert. |
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Arbeitspaket 7: Implementierung einer Katalogplattform |
Durch die veränderte Planung entfällt das Arbeitspaket. |
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Meilenstein 3: Katalogplattform |
Meilenstein erreicht Durch die veränderte Planung kann dieser Meilenstein dem Online-Shop zugeordnet werden. |
30.10.2004![]() ![]() ![]() ![]() ![]() |
Arbeitspaket 8: Implementierung eines Business-Konnektors |
Arbeitpaket entfällt, da Konnektor im ERP-System integriert. |
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Arbeitspaket 9: Implementierung des CRM-Systems |
Installation des Moduls ist erfolgt Das ausgewählte ERP-System beinhaltet ein CRM-Modul - ein extra CRM-System ist nicht notwendig. mehr Info |
30.11.2004![]() ![]() ![]() ![]() |
Arbeitspaket 10: Testbetrieb und Evaluierung der Szenarien |
Arbeitspaket abgeschlossen Testbetrieb ist erst möglich, wenn auf breiter Front eine kritische Mindestanzahl von Stammdaten erfasst ist. |
31.12.2004![]() ![]() ![]() ![]() ![]() |
Meilenstein 4: CRM-System und Test |
CRM-Installation erfolgreich wenn auch verzögert. Abgesehen von der projektimmanenten Verzögerung, die sich durch alle Arbeitspakete und Meilensteine hindurch zieht, wurde das CRM-System und sein erheblich verbessertes Update für unsere Zwecke fristgerecht installiert. |
31.12.2004![]() ![]() ![]() ![]() |
Arbeitspaket 11: Datenerfassung |
Vorerst Verzicht auf Erfassung der Stücklisten Alle Schwierigkeiten, die bislang die Stammdatenerfassung behindert hatten, konnten beseitigt werden. mehr Info |
20.12.2004![]() ![]() ![]() ![]() |
Arbeitspaket 12: Schulungen und Dokumentation |
Produktschulungen erfolgt Die Schulung erfolgt Step By Step analog des Projektfortschrittes. Shop und Webpromotion laufen rund. mehr Info |
20.12.2004![]() ![]() ![]() ![]() |
Meilenstein 5: Datenerfassung und Schulungen |
Datenerfassung nur unzureichend abgeschlossen Bedingt durch die zu kurze Personaldecke und die allgemeine Verzögerung unseres Projektes aus den bekannten Gründen ist der Erreichungsgrad für das Arbeitspaket Datenerfassung besonders schlecht. |
31.12.2004![]() ![]() ![]() ![]() |