eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Entwicklung eines Online-Shops mit OCI-Schnittstelle zur Anbindung an die Plattform elemica unter Einsatz des Transaktionsstandards openTRANS

Martin Sattler
BAUM KUNSTSTOFFE GMBH

Birkenfeld-Gräfenhausen, Baden-Württemberg
Kunststoffe
102 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 14,7 Mio.

www.baumkunststoffe.com

Martin Sattler
Martin Sattler, CFO:

"Dank eBusiness konnten wir unsere Produktivität steigern. Die Prozesse sind stabiler, schneller und fehlerfrei. Damit sind eBusiness-Anwendungen auch ein wichtiger Schritt zur Steigerung der Kundenzufriedenheit. Unsere Kunden und Partner schätzen dieses Mehr an Wertschöpfung."

Das Unternehmen

Die BAUM KUNSTSTOFFE GMBH wurde 1986 von Roland Baum gegründet und gehört seit dem zu den führenden Herstellern von ausgekleideten Rohrleitungssystemen. Durch die Zertifizierungen in den verschiedensten Bereichen verfügt man über die entsprechenden Lieferzulassungen der deutschen und europäischen Chemie sowie des Anlagenbaues. Im eigenen Stahlbau einschließlich Schweißfachbetrieb können Normteile, Varianten oder Sonderlösungen in DIN und ANSI-Ausführung kurzfristig hergestellt werden. Ausgereifte Verarbeitungstechniken und die umfassende Kenntnis innovativer Materialien sowie nicht zuletzt langjährige Zusammenarbeit mit qualifizierten Zulieferern macht die BAUM KUNSTSTOFFE GMBH zu einem kompetenten Partner, wenn es um ausgekleidete Rohrleitungssysteme geht.

Die Ziele

Die Abläufe in der Organisation der BAUM KUNSTSTOFFE GMBH sollen im Rahmen des Projektes mit PROZEUS in eine einheitliche Struktur gebracht werden, um den Ablauf bei der Bestellabwicklung zu beschleunigen und die Qualität der Daten zu erhöhen. Durch die Vereinheitlichung und Optimierung des Wertschöpfungsprozesses werden verkürzte Lieferzeiten und dadurch eine bessere und nachhaltigere Kundenbindung erreicht. Durch den geplanten Webshop verfolgt das Unternehmen das Ziel, neue Käuferschichten zu erschließen.

Das Projekt

Im Rahmen des Projektes soll bei der BAUM KUNSTSTOFFE GMBH die Organisation im Bereich des Wertschöpfungsprozess bei der Bestellabwicklung sowie eine schnellere Durchlaufzeit der Aufträge erreicht werden. Im Moment müssen Aufträge die über das Hubwoo-Portal bei der BAUM KUNSTSTOFFE GMBH als XML-Dateien (Austauschformat QxCBL) eingehen und in das ERP-System InforCom importiert werden manuell über das Webportal von Hubwoo mit der Auftragsnummer bestätigt werden. Hier besteht derzeit also ein Bruch und eine Abweichung vom angestrebten Ideal einer weitgehend integrierten Struktur. Zudem wünschen die Kunden des Unternehmens den automatisierten Austausch von weiteren Dokument-Formaten wie Lieferavis (ASN) und Rechnung (INVOICE).
In Zusammenhang mit dem Aufbau eines Web-Shops mit OCI-Schnittstelle sollen auch der Klassifizierungsstandard eCl@ss aktualisiert werden.

Der Nutzen

Die elektronische Anbindung der Kunden soll unter Verwendung von Standards erfolgen, indem Transaktionen, insbesondere der Austausch von Aufträgen und Rechnungen/Gutschriften über openTRANS abgebildet und nach eCl@ss klassifizierte Katalogdaten über einen Onlineshop mit OCI-Schnittstelle bereitgestellt werden. Durch den neuen Webshop verspricht sich das Unternehmen einen Online-Umsatz, da viele Bestellungen so zukünftig übers Internet abgewickelt werden. Zudem ist durch den Webshop mit einer Neukundengewinnung zu rechnen. Daneben werden die Transaktionskosten im Optimalfall um ca. 40% gesenkt und die Durchlaufzeit um 20% reduziert. Zudem wird der Online-Shop die Kundenbindung (insbesondere der Stammkunden) erhöhen und deutliche Serviceverbesserungen für die Kunden mit sich bringen. Die führt schließlich zu einem Imagegewinn für die BAUM KUNSTSTOFFE GmbH.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.10.2010 und hat eine geplante Laufzeit von 7 Monaten.

Die Ausgangslage

Kataloge werden im CSV Format erstellt, gepflegt und in das Portal hochgeladen.
Aufträge die in das ERP-System InforCom importiert worden sind müssen manuell über das Webportal von Hubwoo mit der Auftragsnummer und mit dem Liefertermin bestätigt werden.

Grafik1 Baum Auz

Die Zielsetzung

Durch die geplante Erstellung eines Webshops mit OCI-Schnittstelle (Open-Catalog-Inferface) sollen manuelle Eingriffe in standardisierte Abläufe unterbunden und so effektiver werden.

Grafik2 Baum Auz
Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
01 Planungsphase:
Ist-Analyse und Pflichtenhefterstellung
Pflichtenheft abgeschlossen und eingereicht
IST-Analyse nicht sonderlich aufwendig, Zahlreiche Gespräche mit IT-Dienstleistern durchgeführt, genaue Definition der Projektfortschitte mehr Info
30.11.2010
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Nov 2010
Start: Okt 2010
Ende: Nov 2010
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
04 Produktivphase:
Schulungen, Funktionstests und Nachbesserungen
Schulungen auf April verschoben, Anpassungen erfolgreich durchgeführt
Verzögerung aufgrund personeller Engpässe, erste Tests erfolgreich durchgeführt, Umsetzung für die ASN-Übertragung wurde durch einen alternativen Dienstleister durchgeführt mehr Info
31.05.2011
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Apr 2011
Start: Mrz 2011
Ende: Mai 2011
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
02. Initialphase:
Leistungs- und Materialklassifizierung, Stammdatenpflege
IT-Dienstleister beauftragt
Katalogdaten nach eCl@ss klassifiziert und für OCI-Shop konvertiert, Katalogdaten für die ersten Kunden erfasst mehr Info
31.01.2011
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Jan 2011
Start: Dez 2010
Ende: Jan 2011
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
03 Implementierungsphase:
Installation, Anpassungs- und Schnittstellenprogrammierung
Erste Testdaten erfolgreich übermittelt
Installation der Hard- und Software erfolgreich abgeschlossen, zusätzliche Schnittstellen werden programmmiert, Info-Veranstaltung für Mitarbeiter ist geplant mehr Info
31.03.2011
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Mrz 2011
Start: Feb 2011
Ende: Mrz 2011
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

Das Ergebnis

Das Projekt zur Erweiterung des elektronischens Datenaustausch über openTRANS zum Austausch von Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen/Gutschriften wurde erfolgreich umgesetzt. Die Katalogdaten wurden klassifiziert und werden den Kunden seitdem im Onlineshop mit OCI-Schnittstelle bereitgestellt. Die Umsetzung des Projekts trägt entscheindend zur Sicherung bestehender Geschäftsbeziehungen mit aktuellen Kunden bei und eröffnet zusätzliche Möglichkeiten bei der Gewinnung neuer Kunden.

Die Erfahrungen

Bei der Erstellung des Pflichtenheftes hat das Unternehmen feststellen müssen, dass es im Einzelfall sehr schwierig ist, für konkrete technische Fragestellungen einen kompetenten Ansprechpartner bei bestehenden Partnern zu finden. Bei der Umstetzung der im Pflichtenheft geplanten Terminen gab es immer wieder Verzögerungen durch nicht Einhaltung von Terminen die durch personelle Veränderungen bei den Dienstleistern hervorgerufen wurden. Die Abhängigkeit von Dienstleistern wurde von BAUM etwas unterschätzt. Teilweise war die Belastung der am Projekt beteiligten Mitarbeiter durch die zusätzliche Projektarbeit zum Tagesgeschäft sehr hoch.

Die Zukunft

Mit der Umsetzung des eBusiness-Projekts erfüllt die BAUM KUNSTSTOFFE GMBH die wachsenden Anforderungen der Kunden und hat gleichzeitig einen großen Schritt in Sachen Zukunftssicherung getan. Die Erweiterungen die während des Projektes umgesetzt wurden versetzten die BAUM KUNSTSTOFFE GMBH in die Lage weitere Kundenanforderungen in kürzester Zeit umzusetzen.

Kostenloser Download

Alle Details zu diesem PROZEUS-Praxisprojekt finden Sie in der Broschüre unter folgendem Download: