4 Produktivphase Befüllung der Branchenlösung mit Produktivdaten und Leistungsverzeichnissen inklusive Klassifikation
Durchführung geplant für Juli 2007
Start 01.10.2007
Ende 15.12.2007
 |
abgeschlossen |
 |
erfolgreicher Verlauf |
 |
Zeitverzögerung |
Umstrukturierung des Unternehmens
Die Umstrukturierung der IT-Landschaft hat eine komplette Neuorganisation der Unternehmensstruktur gefordert, die nur mit großen personellen Einsatz zu bewältigen war. Es zeigen sich bereits erste Erfolge der neuen Struktur.
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Die neue ERP Software läuft und die notwendigen Grundfunktionen sind einsatzbereit. Durch die Anwendung der Software und die Schulungen haben sich viele neue Möglichkeiten und Funktionen ergeben, die nach und nach genutzt werden.
In der Produktivphase zeigt sich, dass sich die installierten Programme gegenseitig Ressourcen auf dem Server blockieren. Die Geschwindigkeit der Software ist teilweise inakzeptabel. Nach Analyse des Problems durch proclean und netcons wurde der Arbeitsspeicher im Server erweitert. Gleichzeitig wurde mit dem Umzug der nicht mehr benötigten Software auf ein anderes System begonnen. Leider zeigt sich, dass die beteiligten Dienstleister das Problem auf der jeweils anderen Seite sehen.
Die vorhandenen eCl@ss-Nummern wurden dem System und dem Internnetauftritt eingepflegt. Da noch nicht ausreichend eCl@ss-Klassifizierungen im Dienstleistungsbereich zur Verfügung stehen, ist die jetzige Lösung ein erster Schritt. Wenn alle Dienstleistungen klassifiziert sind, wird die Anwendung weiter ausgebaut.
Die ersten Schulungen wurden im Oktober 2007 an zwei vollen Tagen durchgeführt. Bereits nach dem ersten Tag war ersichtlich, dass zwei Tage nicht ausreichen um die Grundfunktionen (Auftragsbearbeitung, Buchhaltung, Lohn) zu schulen. Daher wurden mit proclean zwei zusätzliche Schulungstage im November 2007 vereinbart.
Die Dateneingabe ist abgeschlossen, das System ist arbeitsbereit. Aufgetretene Probleme konnten im Rahmen der Schulungen gelöst werden.
Das Tagesgeschäft kam wegen der Schulungen im Hause fast vollständig zum Erliegen. Service-System hatte Kunden und Mitarbeiter informiert, dass das Büro nur in Notfällen zu erreichen ist. Die Mitarbeiter wurden durch die Schulungen und die liegengebliebene Arbeit stark belastet. Die Stimmung in der Mitarbeiterschaft war sehr angespannt.
Die Schulungen waren trotzdem erfolgreich. Mit der gewonnenen Sicherheit im System steigt die Stimmung langsam wieder an.
Die Schnittstellen im System funktionieren. Nach der Stammdateneingabe wurden bestehende Probleme in der zweiten Schulung im Hause behoben. Im Probelauf der Software gab es bisher keine Schwierigkeiten mit den Schnittstellen.
Bei den Umfangreichen Funktionstests gab es immer wieder Schwierigkeiten mit der Performance des Systems. Durch die Erweiterung der Speicherkapazität konnte die Performance geringfügig verbessert werden. Dieses Problem wird aber laut netcons mit der Deinstallation der nach der Umstellung nicht mehr benötigten Programme gelöst sein.
Da das neue ERP-System nur eine Schnittstelle zur Datenübertragung an den Steuerberater (DATEV) und eine TAPI Schnittstelle zur Telefonanlage für das CRM benötigt, ist der Arbeitsaufwand überschaubar. Hier zeigt sich deutlich der Vorteil gegenüber der früheren Insellösung.
Die Grundfunktionen sind betriebsbereit. Im Dezember 2007 läuft das neue System zur Probe parallel zur alten Insellösung. Dabei gibt es sicherlich nochmals kleinere Probleme, da die neue IT erstmals alle Arbeitsabläufe komplett abwickelt.
Die zusätzlichen Funktionen, die die neue Software bietet, werden nach und nach im Unternehmen eingeführt und die Arbeitsprozesse weiter ausgebaut. Die Möglichkeiten sind so vielfältig und komplex, so dass Service-System davon ausgeht, dass bis zur Vollständigen Nutzung aller Möglichkeiten noch einige Wochen oder Monate vergehen.
Der größte Teil ist geschafft. In dieser Phase erkennt das Unternehmen aber, dass die grundlegende Neuorganisation und Verbesserung der IT-Landschaft keinesfalls abgeschlossen ist.
Durch die Erfahrungen im Verlauf dieses Projekts haben sich ständig neue Möglichkeiten eröffnet, die in den nächsten Wochen und Monaten weiter umgesetzt werden sollen.
Als Fazit bleibt die Erkenntnis, dass Service-System durch prozeus den richtigen Weg eingeschlagen hat und diesen weiter verfolgen muss.
