1 Erstellung Pflichtenheft Gestaltung interner Prozesse und neuer Abläufe, interne und externe Abstimmung
Durchführung geplant für Apr 2011
Start Jul 2010
Ende Jun 2011
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abgeschlossen |
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erfolgreicher Verlauf |
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Zeitverzögerung |
Interne Abstimmung in den Abteilungen, Projektvorstellung beim externen Partner
Projekt wird sowohl intern als auch extern positiv angenommen, Thermo-Drucker wurden installiert
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Analyse der aktuellen organisatorischen und EDV-technischen Abläufe. Um aus der Grobplanung die Feinplanung herauszubilden wurden die Prozessabläufe in den einzelnen Abteilungen und die Schnittstellen durchleuchtet. Nur mit klar definierten, bekannten Abläufen kann eine saubere Integration und Anpassung erfolgen. Um nur die Abteilungen mit Planungsaufwand zu belasten, die auch wirklich am Beginn des Einführungs-Prozesses beteiligt sind, wurden diese nach der Analyse definiert und mit ihrem jeweiligen Projektanteil vertraut gemacht. Die zu diesem Zeitpunkt benannten Funktionsbereiche waren:
- EDV / IT-Abteilung
- Qualitätssicherung und Testbereich
- Customizing und Verpackung
- Produktionsleitung
- Logistik: Versand und Wareneingang
Um das Ziel und den bisher geplanten Weg dorthin aufzuzeigen, wurde den Abteilungs- und Gruppenleitern jeder Abteilung der Soll-Zustand, nach Projekt-Abschluss, dargestellt. In Form eines Brainstormings wurden diverse Ideen und Abläufe diskutiert und in die Ausformung des Projektes aufgenommen. Die Frage: "Müssen wir personell Aufstocken um den Soll-Zustand in den einzelnen Abteilungen zu realisieren?" wurde erörtert. Durch die aus dem Projekt zu gewinnenden Optimierungsmöglichkeiten ist keine personelle Veränderung notwendig. Durch die Realisierung werden die Abläufe so optimiert, dass ein eventueller Mehraufwand durch die Vereinfachung im Prozess der Qualitätssicherung und im weiterführenden Ablauf der Verarbeitung der Produkte mehr als aufgewogen wird. In der Beratungsrunde wurde über die Rolle bzw Einbeziehung der Lieferanten gesprochen. Um den Prozess durchgängig zu gestalten ist vom Einkauf die Frage zu klären, ob unsere Lieferanten das System für die an uns zu liefernde Ware übernehmen können. Dabei stellt sich die Frage wie die Informationen bis zu uns weitergetragen werden. Drei Ideen stehen als mögliche Lösung zur Auswahl. Der Einkaufsleiter kläre mit unseren Lieferanten die Machbarkeit:
- Lieferant erhält über einen Downloadbereich auf unserer Homepage eine Seriennummer und liefert elektronisch die zu dieser Nummer zugehörigen Daten (Lot-Nummer, Herstellungsdatum, Lieferantennummer, evtl. Haltbarkeitsdatum)
- Lieferant druckt die notwendigen Daten auf seinen Lieferscheinen an, sodass die Erfassung in unserem Wareneingang erfolgt
- Lieferant stattet seine Produkte mit einer eigenen Seriennummer aus und liefert vorab elektronisch
Die Abteilungs- und Gruppenleiter prüfen die Umsetzbarkeit der Maßnahmen um den Soll-Zustand zu erreichen. Ein Termin eine Woche später wurde vereinbart um die Ergebnisse auszutauschen.
Die IT-Abteilung hat die notwendigen Analysen vorgenommen um einen genauen Ablaufplan zu entwickeln. Beeinträchtigungen im Tagesgeschäft der User durch EDV Ausfälle wurde nicht erwartet. Gravierende Umstellungsarbeiten wurden in die Abendstunden verlegt. Keine Neuverlegung von Leitungen ist erforderlich. Die Serverracks können weiterverwendet werden und bieten noch genug Platz. Die Leistung der Kühlgeräte im Serverraum ist ausreichend dimensioniert und bedarf keiner Erweiterung.
IT-Leiter und EDV-Abteilung haben sich auf Standards für die Programmierung und Dokumentation geeinigt um Transparenz zu gewährleisten. Es fand eine Analyse der Auswirkungen der Hardware-Umstellung auf den laufenden Betrieb im Unternehmen und Bewertung des Risikos statt. Nach der Analyse wurde keine Beeinträchtigung des Tagesgeschäfts erwartet. Für den User treten hinsichlich der Hard- und Softwareergonomie keine Änderungen auf. Somit bleibt die vorhandene und bekannte Softwareergonomie erhalten. Durch die neue Möglichkeit der Auswertung von Daten über die SQL Datenbank soll eine Schulung für einige Key User stattfinden um das Abrufen und die Zusammenhänge zu erklären.
Der Produktionsleiter, Leiter Finanzen, Personal & IT und Herr Lichtenstein (Projektleiter) haben Multimomentaufnahmen in der Produktion vorgenommen um die Häufigkeit der ablaufenden, betroffenen Prozesse zu definieren.
Im Zuge des Gesprächs entstand die Idee zu einem Projekt das sich mit der Zusammenfassung von Produkten zu Verpackungseinheiten beschäftigt. Vorteil wäre eine Steigerung des Verpackvolumens im einzelnen Auftrag und die Senkung der Anzahl der zu verpackenden Fertigungsaufträge. Somit errechnet sich eine Steigerung der Effizienz im Verpackbereich. UCN findet auch auf der Verpackungseinheit seine Anwendung und wird integriert. Das Projekt wurde angenommen und mit der Bezeichnung "BoB" (Box-in-Box) verabschiedet. Die Realisierung wird zwischengeschoben, da aus UCN und BoB Synergieeffekte entstehen. Zeitrahmen bis zur Einführung: Januar 2011.
Im Dezember wurde die Besprechung aus November (s.o.) fortgesetzt.
Die Arbeitsabläufe wurden nach Abschluss der Projekte BoB und Optimierung Verpackstrasse erneut neu betrachtet. Durch die Realisierung der beiden Projekte kann das Hauptprojekt effizienter umgesetzt und in die Abläufe integriert werden. Bei der Neubetrachtung wurden keine Mängel die zu beseitigen wären entdeckt. Die Umsetzung kann wie geplant weiter voranschreiten.
Durch die Realisierung der Projekte BoB und Optimierung Verpackstraße werden die Arbeitsprozesse des Projekts mit den Gegebenheiten abgeglichen um eine Anpassung an die veränderten Bedingungen vorzunehmen. Das Layout der Verpackstraße wurde bei der Umsetzung der Nebenprojekte so gewählt, dass es zu einem Synergieeffekt kommt und auch die Umsetzung von UCN/KIR davon profitiert.
Umsetzung, soweit mit aktuellem Softwarestand ERP Microsoft Dynamics möglich, erfolgt.
Das "Kick Off" dient als Startschuss und Informationsveranstaltung um das Projekt allgemein vorzustellen und den Nutzen an der Umsetzung aufzuzeigen. Die Teilnehmer zeigten sich durchweg positiv eingestellt - eine wichtige Voraussetzung um das Projekt erfolgreich durchzuführen. Aus Sicht der Abteilungsleiter erfolgte eine Bewertung des aktuellen Know-How der Mitarbeiter um den erforderlichen Schulungsbedarf software- und prozesstechnisch zu planen. Dabei hat sich gezeigt, dass eine Vorstellungsveranstaltung in den jeweiligen Abteilungen durch Abteilungsleiter und Projektmanagement gewünscht wird. Im Zuge der Realisierung sollte eine separate EDV-Schulung erfolgen.
Um die Arbeitsweise korrekt einschätzen zu können, begutachteten die Mitarbeiter des Unternehmen die Prozesse und Abläufe vor Ort. Die gewonnenen Erkenntnissewurden im Anschluss analysiert und ausgewertet. Dabei hat sich gezeigt, dass die aktuelle Abwicklung an einigen Stellen durch gesteigerten Einsatz der EDV bzw. geringfügigen Anpassungen vereinfacht werden kann. Die neuen, durch das Projekt bedingten, Abläufe sind problemlos integrierbar.
Es fand Begutachtung der möglichen Aufstellungsorte der Thermo-Drucker statt. Diese sollen optimal in den Produktionsfluss integriert werden. Geeignete Punkte wurden gefunden und fixiert. Nach erfolgreichem Test und einrichten werden die Drucker an sechs Stellen in der Produktion und im Wareneingang positioniert. Bei der Detailbetrachtung der Qualitätssicherung wurde im Zuge der Besprechung angemerkt, dass die Seriennummer nach der Verpackung des Produkts nicht mehr von außen erkennbar ist. Im Falle eines evtl. Rückrufs sollte jedoch aus dem Regal heraus verpackte Ware identifizierbar sein. Daher wäre einer Belabelung der Kartonage mit einer Seriennummer bereits auf dem Kartonlabel sinnvoll. An der Verpackstrasse sollte eine Verheiratung der Seriennummer der Kartonage und der Kartusche vorgenommen werden. Die Datenbank muss IT-technisch entsprechend ausgelegt werden.
Es fand eine detaillierte Erläuterung des Projektumfangs und Besprechung des Soll-Zustands mit der Gruppenleiterin Qualitätssicherung statt. In der Qualitätssicherung finden anteilig die meisten Anpassungen statt. Positive Resonanz aus dieser Abteilung, da der Bedarf an neuen Prozessen und Strukturen innerhalb der Arbeitsabläufe bereits erkannt wurden. Daher erfährt die Einführung ein Höchstmaß an Unterstützung. Verabschiedung von Planungsmaßnahmen innerhalb der Abteilung.
Nach Abschluss der Nebenprojekte BoB und Optimierung Verpackstrasse wurde die Wiederaufnahme des Hauptprojektes im Unternehmen besprochen und den Status Quo erneut ermittelt um alle Mitarbeiter wieder auf einen Kurs zu bringen.
Die durch die Umsetzung der Projekte BoB und Optimierung Verpackstraße veränderten Rahmenbedingungen werden besprochen. Das Layout der Verpackstraße wurde besprochen und die Auswirkungen auf das Gesamtprojekt diskutiert. Alles in allem ergeben sich jedoch Synergieeffekte die die Effizienz des Projekts UCN/KIR steigern. Im Rahmen der Besprechungen mit den Abteilungsleitern wurden keine Bedenken hinsichtlich der Umsetzung geäußert. Im Bereich der Qualitätssicherung / Reklamationsbearbeitung wurden die Änderungen der Arbeitsprozesse nach Einführung der Datamatrix-Codes besprochen. Neue Erkenntnisse aufgrund von eventuell veränderten Rahmenbedingungen konnten nicht gewonnen werden. Daher erfolgt die Umsetzung nach Plan.
Bei einem ausführlichen Vorstellungstermin werden die Änderungen in den Abläufen und an den Produkten Punkt für Punkt vorgestellt um alle beteiligten auf einen Stand zu bringen. Alle Funktionsbereiche die am Materialfluss direkt beteiligt sind und mit den Änderungen durch das Projekt in Berührung kommen sind an diesem Termin vertreten. Es wurden keine Bedenken hinsichtlich der dauerhaften Implementierung des Projekts geäußert. Der umsetzbare Stand bis zur Einführung der neuen MS Dynamics NAV Version wurde kommuniziert und ein Ausblick auf die Umstellungen nach dem Update gegeben um alle auf einen Stand zu bringen.
Um den externen Partner auf den neuesten Stand zu bringen, hat K+U eine Projektvorstellung mit Ideenaustausch und Austausch von Erfahrungswerten der Field-Techniker organisiert. Hierbei wurden nach der Vorstellung der Detailplanung im Rahmen eines Brain-Storming Ideen gesammelt und neue Erkenntnisse der Field Techniker aufgenommen. Das Feedback auf das Projekt war durchgehend positiv.
In einer Telefonkonferenz wurde der aktuelle Stand des Projekts besprochen und über die Änderung der Produkt-Verpackung und die Einführung des Datamatrix-Codes auf der Tonerkartusche hingewiesen, sowie die Funktionsweise ausführlich besprochen.
Es wurde ein Zugang zum Datenbereich der K+U-Homepage eingerichtet, sodass die Datenabfrage erfolgen kann. Nach erfolgtem Update von MS Dynamics NAV und Implementierung der bereits programmierten Punkte wird ein Werkstermin vereinbart um das Projekt in seiner endgültigen Form vorzustellen und Schulungstermine für die Techniker zu vereinbaren.
