1 Pflichtenhefterstellung Ist-Analyse, Pflichtenhefterstellung, Erstellung Zeit- und Kostenplan
Durchführung geplant für Jun/Jul 2009
Start 01.06.2009
Ende 15.07.2009
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abgeschlossen |
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erfolgreicher Verlauf |
Projektplanung ohne Probleme
Gute Zusammenarbeit mit dem Dienstleister.
Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Arbeitspaket abgeschlossen
Juni 2009
Überblicksanalyse von Geschäftssituation und Kundenbeziehungen
Ergebnis: Trotz Krise konnte alpha seine Umsätze und Erträge in 2009 stabil halten und
Umsatzverluste z. B. im Bereich Büroeinrichtung durch Umsatzzuwächse im Bereich
Büro-Verbrauchsmaterialien und Werbeartikel voll kompensieren. Dies gelang durch Cross-Selling und Aufbau neuer Kunden.
alpha macht mit den 20 wichtigsten Kunden, das sind Mittel- und Großbetriebe, ca. 70% des Gesamtumsatzes. Derzeit werden diese Umsätze zumeist über den Webshop oder noch über Fax und Auftragsscheine abgewickelt. Die Anforderungen dieser Kunden entwickeln sich aber zunehmend in Richtung einer stärkeren elektronischen Vernetzung und der umfassenden Möglichkeiten elektronischer Beschaffung unter Einsatz von eBusiness-Standards. Diesen Anforderungen zukünftig entsprechen zu können ist für alpha von entscheidender Bedeutung.
Analyse der Organisationsstruktur
Ergebnis: Die weitgehende Trennung zwischen Vertrieb und Service hat zu einer eindeutigen Aufgabenverteilung in der Geschäftsführung und bei den Mitarbeitern geführt und wesentlich zu den Erfolgen der letzten Jahre beigetragen.
Erarbeitung des technischen Status quo und der Datenausgangslage
Ergebnis: Die internen technischen Voraussetzungen bei alpha im Allgemeinen sind gut, da hier die Vorteile der Nutzung einer integrierten Unternehmensanwendung über ASP voll zum Tragen kommen. Als großer Vorteil mit erheblichem effizienzsteigerndem Effekt hat sich die Nutzung eines angebundenen Onlineshops erwiesen. Die ebenfalls integrierte zentrale Datentransfer-Anwendung nutzt u.a. bereits openTRANS und leistet einen wichtigen Beitrag für einen effizienten Ablauf z.B. der Auftrags- und Bestellabwicklung. Der Daten-Im- und Export ist über ein entsprechendes, sehr flexibles integriertes Modul sehr gut handhabbar. Einen gewissen Bruch stellt die – aufgrund gewisser Kunden-Anforderungen im Bereich Budgetierung, Kostenstellenmanagement und Bestellüberwachung – erforderliche Nutzung eines zweiten Onlineshops dar, der auch nicht an die Warenwirtschaft abgebunden ist. Im Bereich eProcurement-Anforderungen sieht alpha daher auch im technischen Bereich noch deutlichen Bedarf und Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung. Auch zukünftig muss eine integrierten Lösung das Ziel sein.
Analyse der Personalsituation
Ergebnis: Die Identifikation mit der Arbeit und dem Unternehmen tragen ganz wesentlich zum guten Betriebsklima und der positiven Unternehmensentwicklung bei. Die Einführung von persönlichen (rohertragsabhängigen) und sozialen (gewinnabhängigen) Komponenten in der Gehaltsstruktur führten mit der regelmäßigen Information über die betriebliche Entwicklung dazu, dass die Mitarbeiter/innen ihr Handeln immer stärker an den betrieblichen Zielen ausrichten.
Analyse aktueller Stand Kundenanbindungen (Prozesse, Technik) und Herausarbeiten von Schwachstellen
Ergebnis: In immer stärkerem Maße gehen die Aufträge der Kunden über Onlineshops ein. Dabei muss alpha derzeit, wie oben bereits beschrieben, zwei Shops einsetzen. Die Kundenanbindung über den ersten, an die Warenwirtschaft angebundenen Shop ist gut, die Kundenaufträge gehen per openTRANS direkt in die Warenwirtschaft, die Stammdatenpflege erfolgt direkt im WWS. Der Schwachpunkt dieses Shops liegt in den nur rudimentär vorhandenen Möglichkeiten der elektronischen Beschaffung (Bestellüberwachung, Kostenstellen, Budgetierung). Da die wichtigsten Kunden aber gerade in diesem Bereich schon jetzt höhere Anforderungen stellen, ist die Nutzung des zweiten Shops (ohne Anbindung an das WWS) erforderlich. Hierdurch geht der effizienzsteigernde Effekt des ersten Shops für einen großen Anteil der eingehenden Aufträge verloren. Außerdem hat alpha auf die Weiterentwicklung dieses Shops keinen nennenswerten Einfluss. Der von den Kunden geforderte und von alpha angestrebte Einsatz von Standards lässt sich hier nicht realisieren.
Erarbeitung der wichtigsten von Kundenseite gestellten Anforderungen
Ergebnis: Im Vordergrund stehen hier ganz eindeutig die von den größeren Kunden gestellten Anforderungen. Als erstes zu nennen ist hier eine umfangreiche eProcurement-Funktionalität, die es ermöglicht, Beschaffungsprozesse den Organisationsstrukturen des Kunden entsprechend auf elektronischem Wege abzubilden, einhergehend mit einer weitergehenden elektronischen Vernetzung. Zunehmend gefordert wird auch der Einsatz von Standards, insbesondere die Bereitstellung von elektronischen Katalogen (BMEcat).
Da viele Großkunden SAP einsetzen, wird von diesen häufig eine entsprechende Anbindung für die elektronische Beschaffung über eine SAP-OCI-Schnittstelle verlangt.
Arbeitspaket abgeschlossen
Juli 2009
Ein wesentliches Ergebnis der Analyse der Voraussetzungen und Ziele war die Feststellung, dass die Realisierung der Ziele nur über eine integrierte, d.h. an das bisher schon im Einsatz befindliche WWS angedockte, Anwendung erreichbar sein würde. In der Konsequenz hieß dies, dass Neuerungen nicht nur hinsichtlich der neuen Anwendung „eProcurement“, sondern auch im Bereich der bestehenden und im Einsatz befindlichen Anwendungen zu vollziehen sein würden. In der Folge wurde nun also zusammengetragen und dokumentiert, welche neue Funktionalitäten und Schnittstellen wie und in welchem Anwendungsmodul und mit welchen Konsequenzen für die ggf. schon bestehende Anwendung umzusetzen sein würden. So würde beispielsweise die Einführung von eCl@ss dazu führen, dass umfangreiche Erweiterungen im Bereich „Artikelstamm“ des WWS zu implementieren sind und gleichzeitig im Im-und Export-Modul entsprechende Schnittstellen verfügbar gemacht werden müssen. Nicht von der Hand zu weisen ist hier natürlich das Problem, dass möglicherweise bestimmte „Verzahnungen“ solcher Funktionalitäten/Bereiche übersehen oder in ihrer Problematik unterschätzt werden könnten.
Die Zusammenführung aller erforderlichen Details führte schließlich zur Erstellung eines Umsetzungsplan, der Angaben zu Verantwortlichkeiten, Terminen und Abläufen umfasste. Für die Kommunikation und technische Abstimmung mit der ascara Software GmbH sowie den fachlichen Austausch mit dem Testkunden wurde ein Verantwortlicher bestimmt, die Gesamt-Projekt-Koordination und die Abstimmung der organisatorischen und Geschäftsprozesse liegt in der Verantwortung der Geschäftsführung. Da alle Arbeiten parallel zum laufenden Betrieb durchzuführen sein würden, war klar, dass hier nur in eingeschränktem Maße auf weitere Mitarbeiter zurückgegriffen werden kann.
Parallel wurden, abgeleitet aus diesen Ergebnissen, entsprechende Abstimmungen mit der ascara Software GmbH über Details zu Technik und Zeitplanung durchgeführt.
Alle genannten Aktivitäten mündeten in der Formulierung des Pflichtenheftes als Basis des Projekts.
Juni 2009
Die Ergebnisse der Analyse der Voraussetzungen bei alpha wurden zusammengefasst und für das Pflichtenheft dokumentiert. Für die Dokumentation der kundenseitigen Voraussetzungen wurden zunächst über eine Vielzahl von telefonischen und E-Mail-Kontakten mit dem potentiellen Pilotkunden Informationen zu technischen und organisatorischen Abläufen beim Kunden eingeholt und festgelegt, wie die Zusammenarbeit und die Tests verlaufen sollten/könnten. Beim Kunden selbst war gerade ein Mitarbeiter damit betraut worden, sich in das Thema elektronische Beschaffung einzuarbeiten. Dies hat den Vorteil, dass dieser Mitarbeiter selbst sehr an einer Kooperation interessiert ist, ist aber möglicherweise auch nicht ganz unproblematisch, da auf Kundenseite ein erfahrener Gesprächspartner ggf. eher in der Lage ist, Probleme zu erkennen oder hilfreiche Hinweise zu geben.
Nächster Schritt war die Erarbeitung und schriftliche Formulierung der im Projekt angestrebten Ziele und der gewünschten Verbesserung der Geschäftsprozesse. Zusammenfassend zu nennen sind hier als Hauptziele die verbesserte elektronische Anbindung des/Vernetzung mit dem Kunden und eine flexible Lösung zur Abbildung der Kundenanforderungen im Bereich „elektronische Beschaffung“, einhergehend mit einer verbesserten Effizienz der Arbeitsabläufe insbesondere im Bereich Auftragseingang.
Arbeitspaket abgeschlossen
Juli 2009
Da die notwendigen Hardware-Voraussetzungen zu Beginn des Projektes bereits bestanden, konzentrierte sich die Arbeit auf die Ermittlung des entstehenden internen Arbeitsaufwandes sowie der Überprüfung der vom externen Dienstleister per Angebot vorgelegten Arbeitschritte und Kosten.
1.) Analyse der Ergebnisse der Pflichtenhefterstellung mit der Fragestellung:
- erforderlicher Arbeitsaufwand intern, verfügbare Arbeitskräfte
Nur der Unternehmensbereich „Service“ verfügt über die notwendigen Fachkenntnisse zur Umsetzung des Projekts. Der Einsatz von Mitarbeitern wurde wie folgt festgelegt:
- ein Mitarbeiter verantwortlich für die Softwareabwicklung im Unternehmen
- ein Geschäftsführer Unternehmensbereich „Service“
- ein weiterer Mitarbeiter soll bei der Datenaufarbeitung behilflich sein
2.) Überprüfung der vom externen Dienstleister per Angebot vorgelegten Arbeitschritte und Kosten: Das Ergebnis findet sich im Pflichtenheft unter 5.1. Kostenplan wieder
