Praxisberichte Implementierung der EANCOM®-Nachrichten INVOIC und REMADV
Würzburg, Bayern
Bodentreppenhersteller
55 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 6,9 Mio.
EUROBAUSTOFF Handelsgesellschaft mbH & Co. KG
"Mit Einsatz der EANCOM®-Nachrichten INVOIC und REMADV optimieren wir gemeinsam mit unserem Partner die Prozesse und steigern damit die Kundenzufriedenheit."
Die Projektpartner
Seit über 50 Jahren stellt die Wellhöfer Treppen GmbH & Co. KG Bodentreppen, Raumspartreppen und Kniestocktüren her. Der Name Wellhöfer steht für höchste Qualität, geprüfte Sicherheit und innovative Produkte. Im Bereich Bodentreppen und Kniestocktüren ist Wellhöfer führend in den Bereichen Normung, Baurecht und Sicherheitsvorschriften.
Die Eurobaustoff ist Europas größte Fachhandelskooperation für Baustoffe, Fliesen und Holz und gehört zu den 100 umsatzstärksten Unternehmen Deutschlands. 2008 verbuchte die Kooperation mit ihren Gesellschaftern einen Außenumsatz von mehr als 9 Mrd. Euro. Davon wurden mehr als 3,5 Mrd. Euro zentral fakturiert.
Das Projekt
Im Rahmen des geplanten Projektes möchte die Firma Wellhöfer die Rechnungsstellung, die bisher in Papierform manuell erfolgt, in automatisierter Form elektronisch abwickeln. Dazu wird auf Basis des EDI-Standards von GS1 EANCOM® der Nachrichtentyp INVOIC implementiert und von der Firma Wellhöfer an die Eurobaustoff gesendet. Im Gegenzug ist geplant, dass der Kunde elektronische Zahlungsavise (REMADV – Remittance Advice) zurücksendet, so dass diese von Wellhöfer automatisch an die Buchhaltungssysteme weitergeleitet werden können. Nach Abschluss des Projekts soll diese Methodik auf zusätzliche Kunden erweitert werden.
Der Nutzen
In Zukunft sollen Rechnungen und Zahlungsavise (Belege) elektronisch verarbeitet werden. Die erforderliche Rechtssicherheit in diesem Projekt wird für beide Partner durch die Unterzeichnung der GS1 Germany Mustervereinbarung für die EDI-INVOIC erzielt.
Der Zeitrahmen
Das Projekt startete im Juli 2009. Die geplante Projektlaufzeit betrug ursprünglich ca. 7 Monate bis zum Januar 2010. Das Projekt verzögerte sich u. a. aufgrund zunächst nicht eingeplanter Stammdatenergänzungen bis zum Juni 2010.
Die Ausgangslage
Als Lieferant von Eurobaustoff möchte Wellhöfer seine Prozesse durch Anwendung von GS1-Standards weiter optimieren. Durch dieses Projekt verbessert die Firma Wellhöfer den Kundenservice und verspricht sich eine erhöhte Kundenbindung.
Bisher erfolgt die Rechnungsstellung klassisch in Papierform. Pro Jahr werden mehrere tausend Belege (Rechnungen und Gutschriften) an die Eurobaustoff Zentralfakturierung gesendet. Die Bearbeitung dieser Belege ist zeitaufwendig und fehleranfällig.
Die Zielsetzung
Nach erfolgreicher Umsetzung erfolgt der Versand der Rechnungen an Eurobaustoff per EDI mittels EANCOM® INVOIC. Darüber hinaus werden Zahlungsavise per EANCOM® REMADV (Remittance Advice) von dem Kunden an Wellhöfer gesendet und automatisch in die Buchhaltung eingelesen.
Im Rahmen des Projekts sollen die Grundlagen für die Anbindung weiterer Verbände geschaffen werden. Die Rechnungsstellung an Kunden, die nicht an einer Zentralregulierung teilnehmen, soll per E-Mail mit einem PDF-Dokument inklusive qualifizierter digitaler Signatur erfolgen.
Die Bestellungen der Kunden erfolgen weiterhin per Telefon, E-Mail oder Fax.
Das Nutzenpotenzial
Durch dieses Projekt verbessert Wellhöfer den Kundenservice und verspricht sich eine erhöhte Kundenbindung. Ferner erwartet Wellhöfer eine Optimierung der Prozesse für beide Projektpartner bei der Rechnungslegung und Zahlungsabwicklung.
| Arbeitspakete und Meilensteine | Erfahrungen und Ergebnisse | Status geplant |
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Arbeitspaket 1: Detaillierte Ist-Analyse der Unternehmensstruktur |
Detaillierte Ist-Analyse Für den erfolgreichen Projektverlauf alle Rahmenbedingungen und Prozesse im Rahmen einer umfassenden IST-Analyse erfassen. mehr Info |
16.09.2009 Status: abgeschlossen geplant für: 01.08.2009 Start: 01.07.2009 Ende: 01.08.2009 erfolgreicher Verlauf |
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Arbeitspaket 4: Umsetzung der Projektinhalte |
Realisierung der Umsetzung der Projektinhalte Im Rahmen dieses Arbeitspaketes ist die praktische Umsetzung der Projektinhalte zu realisieren. Konkret bedeutet dies, dass die EANCOM® INVOIC (Rechnung) und REMADV (Zahlungsavis) elektronisch kommuniziert werden sollen. Die Umsetzung dieses Arbeitspaketes war ein fortwährender Prozess, der unmittelbar nach dem Kick-off-Meeting startete. mehr Info |
30.06.2010 Status: abgeschlossen geplant für: 01.11.2009 Start: 01.09.2009 Ende: 30.06.2010 Stolpersteine
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Arbeitspaket 5: Schulung der Mitarbeiter |
Qualifikation der Mitarbeiter Die Schulung der betroffenen Mitarbeiter erfolgte noch während laufenden, umfangreichen Testphase. mehr Info |
31.03.2010 Status: abgeschlossen geplant für: 15.11.2009 Start: 01.01.2010 Ende: 31.03.2010 erfolgreicher Verlauf |
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Arbeitspaket 2: Soll-Prozessplanung und Festlegung der Projektplanung |
Festlegung und Konkretisierung der Projektinhalte Im Rahmen der „Festlegung und Konkretisierung der Projektinhalte“ ist zu planen, wie die zukünftige Rechnungslegung und Zahlungsavisierung erfolgen soll. Grundlage hierfür sind die EDI-Spezifikationen der EUROBAUSTOFF auf Basis EANCOM®. mehr Info |
16.09.2009 Status: abgeschlossen geplant für: 01.09.2009 Start: 15.07.2009 Ende: 01.09.2009 erfolgreicher Verlauf |
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Arbeitspaket 3: Auswahl von Dienstleistern / Produkten |
Dienstleisterauswahl Im Rahmen der Dienstleisterauswahl ist zu ermitteln, welches Unternehmen die geeignetsten Produkte und Beratungsdienstleistungen zur Verfügung stellen kann, um die vorgesehenen Projektinhalte für die EANCOM® INVOIC und REMADV umzusetzen. mehr Info |
16.09.2009 Status: abgeschlossen geplant für: 01.07.2009 Start: 01.07.2009 Ende: 15.07.2009 erfolgreicher Verlauf |
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Arbeitspaket 6: Wirtschaftlichkeitsanalyse |
Feststellung der Kosten und Einsparungen Feststellung der Kosten und Einsparungen (einmalige und laufende) im Rahmen eines Vorher- und Nachher-Vergleichs zur anschließenden Ermittlung des ROI (Return on Investment) und der Amortisationsdauer für dieses Projekt. mehr Info |
31.07.2010 Status: abgeschlossen geplant für: 15.01.2010 Start: 01.11.2009 Ende: 31.07.2010 erfolgreicher Verlauf |
Mit dem Einsatz der EANCOM® INVOIC und REMADV verfügt Wellhöfer über wirksame Instrumente, um Kunden auf dem aktuellen Stand der Technik einen verbesserten Service zu bieten.
Die bisher erfolgte manuelle Rechnungsstellung in Papierform für einen der größten Kunden war zeitintensiv. Diese konnte durch den Einsatz von EDI abgelöst werden, so dass die Verarbeitungsgeschwindigkeit zunahm. Insgesamt wurde der Aufwand des Projekts zu Beginn zu niedrig eingeschätzt. Die Projektadministration wurde dabei zunächst als zusätzlicher Aufwand, im Laufe des Projekts jedoch immer mehr als sinnvolle Hilfestellung empfunden.
