eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Implementierung der EANCOM®-Nachrichten INVOIC und REMADV

Wellhöver - Martin Preiß
Wellhöfer Treppen GmbH & Co. KG

Würzburg, Bayern
Bodentreppenhersteller
55 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 6,9 Mio.

www.wellhoefer.de

Wellhöver - Martin Preiß
Partnerunternehmen:

EUROBAUSTOFF Handelsgesellschaft mbH & Co. KG

www.eurobaustoff.de

Wellhöver - Martin Preiß
Herr Martin Preiß, , Leiter EDV/Organisation:

"Mit Einsatz der EANCOM®-Nachrichten INVOIC und REMADV optimieren wir gemeinsam mit unserem Partner die Prozesse und steigern damit die Kundenzufriedenheit."

Die Projektpartner

Seit über 50 Jahren stellt die Wellhöfer Treppen GmbH & Co. KG Bodentreppen, Raumspartreppen und Kniestocktüren her. Der Name Wellhöfer steht für höchste Qualität, geprüfte Sicherheit und innovative Produkte. Im Bereich Bodentreppen und Kniestocktüren ist Wellhöfer führend in den Bereichen Normung, Baurecht und Sicherheitsvorschriften.

Die Eurobaustoff ist Europas größte Fachhandelskooperation für Baustoffe, Fliesen und Holz und gehört zu den 100 umsatzstärksten Unternehmen Deutschlands. 2008 verbuchte die Kooperation mit ihren Gesellschaftern einen Außenumsatz von mehr als 9 Mrd. Euro. Davon wurden mehr als 3,5 Mrd. Euro zentral fakturiert.

Das Projekt

Im Rahmen des geplanten Projektes möchte die Firma Wellhöfer die Rechnungsstellung, die bisher in Papierform manuell erfolgt, in automatisierter Form elektronisch abwickeln. Dazu wird auf Basis des EDI-Standards von GS1 EANCOM® der Nachrichtentyp INVOIC implementiert und von der Firma Wellhöfer an die Eurobaustoff gesendet. Im Gegenzug ist geplant, dass der Kunde elektronische Zahlungsavise (REMADV – Remittance Advice) zurücksendet, so dass diese von Wellhöfer automatisch an die Buchhaltungssysteme weitergeleitet werden können. Nach Abschluss des Projekts soll diese Methodik auf zusätzliche Kunden erweitert werden.

Der Nutzen

In Zukunft sollen Rechnungen und Zahlungsavise (Belege) elektronisch verarbeitet werden. Die erforderliche Rechtssicherheit in diesem Projekt wird für beide Partner durch die Unterzeichnung der GS1 Germany Mustervereinbarung für die EDI-INVOIC erzielt.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete im Juli 2009. Die geplante Projektlaufzeit betrug ursprünglich ca. 7 Monate bis zum Januar 2010. Das Projekt verzögerte sich u. a. aufgrund zunächst nicht eingeplanter Stammdatenergänzungen bis zum Juni 2010.

Broschüre Wellhöfer Treppen GmbH & Co.KG: "Clever kalkuliert - Elektronische Rechnungen für den Baufachhandel" (pdf)

Die Ausgangslage

Als Lieferant von Eurobaustoff möchte Wellhöfer seine Prozesse durch Anwendung von GS1-Standards weiter optimieren. Durch dieses Projekt verbessert die Firma Wellhöfer den Kundenservice und verspricht sich eine erhöhte Kundenbindung.

Bisher erfolgt die Rechnungsstellung klassisch in Papierform. Pro Jahr werden mehrere tausend Belege (Rechnungen und Gutschriften) an die Eurobaustoff Zentralfakturierung gesendet. Die Bearbeitung dieser Belege ist zeitaufwendig und fehleranfällig.

Die Zielsetzung

Nach erfolgreicher Umsetzung erfolgt der Versand der Rechnungen an Eurobaustoff per EDI mittels EANCOM® INVOIC. Darüber hinaus werden Zahlungsavise per EANCOM® REMADV (Remittance Advice) von dem Kunden an Wellhöfer gesendet und automatisch in die Buchhaltung eingelesen.

Im Rahmen des Projekts sollen die Grundlagen für die Anbindung weiterer Verbände geschaffen werden. Die Rechnungsstellung an Kunden, die nicht an einer Zentralregulierung teilnehmen, soll per E-Mail mit einem PDF-Dokument inklusive qualifizierter digitaler Signatur erfolgen.

Die Bestellungen der Kunden erfolgen weiterhin per Telefon, E-Mail oder Fax.

Das Nutzenpotenzial

Durch dieses Projekt verbessert Wellhöfer den Kundenservice und verspricht sich eine erhöhte Kundenbindung. Ferner erwartet Wellhöfer eine Optimierung der Prozesse für beide Projektpartner bei der Rechnungslegung und Zahlungsabwicklung.

Broschüre Wellhöfer Treppen GmbH & Co.KG: "Clever kalkuliert - Elektronische Rechnungen für den Baufachhandel" (pdf)

Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
Arbeitspaket 1:
Detaillierte Ist-Analyse der Unternehmensstruktur
Detaillierte Ist-Analyse
Für den erfolgreichen Projektverlauf alle Rahmenbedingungen und Prozesse im Rahmen einer umfassenden IST-Analyse erfassen. mehr Info
16.09.2009
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 01.08.2009
Start: 01.07.2009
Ende: 01.08.2009
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 4:
Umsetzung der Projektinhalte
Realisierung der Umsetzung der Projektinhalte
Im Rahmen dieses Arbeitspaketes ist die praktische Umsetzung der Projektinhalte zu realisieren. Konkret bedeutet dies, dass die EANCOM® INVOIC (Rechnung) und REMADV (Zahlungsavis) elektronisch kommuniziert werden sollen. Die Umsetzung dieses Arbeitspaketes war ein fortwährender Prozess, der unmittelbar nach dem Kick-off-Meeting startete. mehr Info
30.06.2010
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 01.11.2009
Start: 01.09.2009
Zeitverzögerung Ende: 30.06.2010
Stolpersteine Stolpersteine
Arbeitspaket 5:
Schulung der Mitarbeiter
Qualifikation der Mitarbeiter
Die Schulung der betroffenen Mitarbeiter erfolgte noch während laufenden, umfangreichen Testphase. mehr Info
31.03.2010
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 15.11.2009
Start: 01.01.2010
Zeitverzögerung Ende: 31.03.2010
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 2:
Soll-Prozessplanung und Festlegung der Projektplanung
Festlegung und Konkretisierung der Projektinhalte
Im Rahmen der „Festlegung und Konkretisierung der Projektinhalte“ ist zu planen, wie die zukünftige Rechnungslegung und Zahlungsavisierung erfolgen soll. Grundlage hierfür sind die EDI-Spezifikationen der EUROBAUSTOFF auf Basis EANCOM®. mehr Info
16.09.2009
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 01.09.2009
Start: 15.07.2009
Ende: 01.09.2009
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 3:
Auswahl von Dienstleistern / Produkten
Dienstleisterauswahl
Im Rahmen der Dienstleisterauswahl ist zu ermitteln, welches Unternehmen die geeignetsten Produkte und Beratungsdienstleistungen zur Verfügung stellen kann, um die vorgesehenen Projektinhalte für die EANCOM® INVOIC und REMADV umzusetzen. mehr Info
16.09.2009
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 01.07.2009
Start: 01.07.2009
Ende: 15.07.2009
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 6:
Wirtschaftlichkeitsanalyse
Feststellung der Kosten und Einsparungen
Feststellung der Kosten und Einsparungen (einmalige und laufende) im Rahmen eines Vorher- und Nachher-Vergleichs zur anschließenden Ermittlung des ROI (Return on Investment) und der Amortisationsdauer für dieses Projekt. mehr Info
31.07.2010
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 15.01.2010
Start: 01.11.2009
Zeitverzögerung Ende: 31.07.2010
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

Mit dem Einsatz der EANCOM® INVOIC und REMADV verfügt Wellhöfer über wirksame Instrumente, um Kunden auf dem aktuellen Stand der Technik einen verbesserten Service zu bieten.

Die bisher erfolgte manuelle Rechnungsstellung in Papierform für einen der größten Kunden war zeitintensiv. Diese konnte durch den Einsatz von EDI abgelöst werden, so dass die Verarbeitungsgeschwindigkeit zunahm. Insgesamt wurde der Aufwand des Projekts zu Beginn zu niedrig eingeschätzt. Die Projektadministration wurde dabei zunächst als zusätzlicher Aufwand, im Laufe des Projekts jedoch immer mehr als sinnvolle Hilfestellung empfunden.

Broschüre Wellhöfer Treppen GmbH & Co.KG: "Clever kalkuliert - Elektronische Rechnungen für den Baufachhandel" (pdf)