eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Elektronisches Artikelstammdatenmanagement in der Verbundgruppe

Schuh + Sport Wagner, ASICS Deutschland GmbH

Trostberg, Bayern
Konsumgüterwirtschaft - Sportartikel
30 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 2,5 Mio.

www.wagner-trostberg.de

Partnerunternehmen:

ASICS Deutschland GmbH

www.asics.de

Peter Wagner, Inhaber Schuh&Sport Wagner:

"eBusiness und elektronischer Datenaustausch können den Mittelstand endlich entlasten. Das ganze Datengeschiebe wird extrem erleichtert."

Das Unternehmen

Schuh + Sport Wagner ist ein inhabergeführtes Unternehmen, das 1928 gegründet wurde. Das Stammhaus sitzt in Trostberg. Insgesamt hat das Unternehmen drei Verkaufsflächen, wovon eine mit 1.500 qm mit Waren von 120 Lieferanten im Sportbereich angesiedelt ist. Schuh + Sport Wagner ist für den Bereich Sport Mitglied in der Verbundgruppe INTERSPORT.

Schuh + Sport Wagner bezieht von Asics das komplette Sportsortiment. Die Bestellungen der Asics Artikel erfolgen dabei sowohl über INTERSPORT als auch direkt über Asics Deutschland.

Asics Deutschland GmbH ist ein Großhandelsunternehmen im Bereich Sportbekleidung mit Schwerpunkt Laufen. Mit 1.500 Handelskunden versorgt Asics ungefähr 10 % des Marktanteils in der Sportbranche (Quelle: GFK). Im Laufbereich ist Asics mit über 50 % Marktführer in Deutschland.

Die Ziele

Durch das geplante Projekt sollen die beteiligten Unternehmen in die Lage versetzt werden, Artikelstammdaten elektronisch vom Hersteller multilateral über einen Pool auszutauschen. Dabei wird in diesem Projekt eine Verbundgruppe zwischen Pool und Händler geschaltet, um auch kleinen Händlern die Möglichkeit zu geben, die Artikelstammdaten des Herstellers in ihr Warenwirtschaftssystem importieren zu können.

Korrekte, vollständige und aktuelle Artikelstammdaten bilden die Grundlage für alle elektronischen Geschäftsprozesse. Der elektronische Weg über einen standardisierten Pool reduziert die Schnittstellen, vermeidet Fehler und reduziert den Arbeitsaufwand. Somit steht dieser Prozess an erster Stelle zur Umsetzung von weiteren elektronischen Geschäftsprozessen.

Das Projekt

Im Projekt sollen die Schnittstellen entlang der Prozesskette zwischen ASICS und Schuh + Sport Wagner zum Austausch der elektronischen Artikelstammdaten implementiert werden. Dabei soll der Weg über SINFOS (seit dem 14.01.2008 SA2 Worldsync) gehen, um weitere Hersteller im Nachgang über dieselbe Schnittstelle aufschalten zu können, damit im weiteren Verlauf über die Verbundgruppe INTERSPORT das Warenwirtschaftssystem INTERSYS mit den Daten versorgt werden kann.
Wie die Datenbeziehungen zwischen den Projektbeteiligten aussehen, zeigt die Abbildung 1: Datenfluss zwischen den Projektbeteiligten.

Der Nutzen
  • Kosteneinsparungen: können im "Katalogteam" erfolgen, wenn durch die SINFOS-Nutzung das Personal anderweitig eingesetzt werden kann.
  • Produktivität: Durch die SINFOS-Nutzung wird eine Qualitätsverbesserung der Daten erwartet, so dass die Daten einfacher die internen Prüfungen durchlaufen und so schließlich schneller beim Mitglied zur Verfügung stehen.
  • Servicelevel: Bei durchgängiger Nutzung der EAN in den Stammdaten könnte der Servicelevel für die angeschlossenen Mitglieder erhöht werden. Auf eine Auszeichnung der Waren könnte verzichtet werden, wenn an den Waren entsprechende Etiketten mit EAN angebracht wären (Herstellerauszeichnung).
  • Transparenz: Mit den Stammdaten ist die Basis für weitere Nachrichten wie Sales Report o.ä. gelegt.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete im April 2003 und wurde Ende Februar 2004 abgeschlossen.

Die Ausgangslage

Schuh + Sport Wagner erhält die Artikelstammdaten von Asics über die Verbundgruppe INTERSPORT. Diese fordert die Informationen halbjährig vor den Orderterminen bei allen Lieferanten persönlich an. Die Artikelstammdaten werden von INTERSPORT bei den Lieferanten vor den Ordermessen angefragt. Nach Erhalt werden sie geprüft und in das Clearing Center eingepflegt, indem die in proprietären Systemen gelieferten Daten zusammengeführt werden. Dort stellt INTERSPORT die Daten den Mitgliedern zum Herunterladen zur Verfügung. Schuh + Sport Wagner ergänzt diese Daten manuell noch mit denen der übrigen Hersteller. Zusätzlich erhält Schuh + Sport Wagner von Lieferanten, die nicht über INTERSPORT ihre Waren liefern, die Artikelinformationen gesondert in Papierform oder Excel-Formaten.

Organigramm Wagner IST

Die Zielsetzung

Durch das geplante Projekt sollen die beteiligten Unternehmen in die Lage versetzt werden, Artikelstammdaten elektronisch vom Hersteller multilateral über einen Pool auszutauschen. Dabei wird in diesem Projekt eine Verbundgruppe zwischen Pool und Händler geschaltet, um auch kleinen Händlern die Möglichkeit zu geben, die Artikelstammdaten des Herstellers in ihr Warenwirtschaftssystem importieren zu können. Korrekte, vollständige und aktuelle Artikelstammdaten bilden die Grundlage für alle elektronischen Geschäftsprozesse. Der elektronische Weg über einen standardisierten Pool reduziert die Schnittstellen und vermeidet somit Fehler und reduziert den Arbeitsaufwand. Somit steht dieser Prozess an erster Stelle zur Umsetzung von weiteren elektronischen Geschäftsprozessen.

Organigramm Wagner SOLL
Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
Meilenstein 6:
Umsetzung der Arbeitsplaninhalte
Über 90 % Zeitersparnis - Stammdatenbewusstsein schaffen
Für den Einzelhändler Schuh+Sport Wagner reduziert sich die durchschnittliche Verarbeitungszeit eines Lieferantenkataloges von 60 Minuten auf 5 Minuten oder um 92 %. mehr Info

abgeschlossen Status: abgeschlossen
Ende:
Meilenstein 4:
Gemeinsame Auswahl von Dienstleistern / Produkten
Verbundgruppen als unverzichtbare SINFOS-Servicedienstleister für mittelständische Einzelhändler
Es wurde kein externer Dienstleister bei dem Einzelhändler Schuh+Sport Wagner benötigt. mehr Info

abgeschlossen Status: abgeschlossen
Ende:
Meilenstein 2:
Festlegung/Konkretisierung der Pilotprojektinhalte
Projekt rasch mit Grobplanung starten
KurztextDie Projektverantwortlichen der drei beteiligten Unternehmen trafen aufgrund der Ergebnisse der Ist-Analyse die grundsätzliche Entscheidung, dass der elektronische Artikeldatenaustausch über SINFOS abgewickelt werden soll. mehr Info

abgeschlossen Status: abgeschlossen
Ende:
Meilenstein 5:
Qualifikation der Mitarbeiter
Rechtzeitig informieren und qualifizieren
In diesem Arbeitspaket wurden alle beteiligten Mitarbeiter von Schuh + Sport Wagner auf das Projekt und auf die neuen Arbeitsabläufe nach dem Projekt vorbereitet und Informationen zur Umsetzung bereitgestellt. mehr Info

abgeschlossen Status: abgeschlossen
Ende:
Meilenstein 3:
Detaillierte Projektplanung und Entwicklung eines Arbeitsplanes
Verantwortlichkeiten definieren
Wichtig bei der Einführung neuer Verfahrensweisen ist, dass sie von allen Beteiligten akzeptiert und getragen werden. mehr Info

abgeschlossen Status: abgeschlossen
Ende:
Meilenstein 1:
Detaillierte Ist-Analyse der Unternehmensstruktur
Rahmenbedingungen untersuchen
Zunächst wurden die Rahmenbedingungen der beteiligten Unternehmen untersucht und dokumentiert. Im Vordergrund der Analyse stand das Management der Stammdaten in den beteiligten Unternehmen. Ziel war die Ermittlung einer sauberen Ist-Basis zur Festlegung der weiteren Projektschritte zur Einführung von SINFOS. Es konnten für die Nutzung von SINFOS enorme Zeiteinsparungen bei gleichzeitig gesteigerter Katalogqualität ermittelt werden. mehr Info

abgeschlossen Status: abgeschlossen
Ende:

Das Ergebnis

Durch die Nutzung des elektronischen Artikelstammdatenmanagements fällt die Notwendigkeit, Informationen manuell zu erfassen. Die Fehleranfälligkeit bzw. doppelte Stammdatenhaltung, unvollständige oder sogar falsche Angaben über einen Artikel reduziert sich hiermit und spart damit viele Korrekturen in den nachgelagerten Prozessen (beispielsweise im Wareneingang oder bei der Rechnungserstellung). Des weiteren entfallen die Vervielfälltigungs– sowie die Versandkosten von Lieferanten und Preiskatalogen.

Die Erfahrungen

Die Datenqualität wird durch die Reduzierung der Schnittstellen erhöht. Weiterhin wird eine schnellere Durchlaufzeit zu den Mitgliedern erreicht, was sich auf die Datenaktualität am Point of Sale auswirkt. Der schnelle Datenabgleich zwischen den Geschäftspartnern hat zur Folge, dass man sich mehr auf die Kundenwünsche konzentrieren kann und diese schnell intern aber auch extern an den Lieferanten weitergeben kann. Dies verbessert wiederum die Produktionsplanung für die Industrie und die Sortimentsgestaltung für den Handel. Die Vollständigkeit der Daten ist durch die umfassenden Prüfungen gewährleistet.

Die Zukunft

Nach Möglichkeit sollen sowohl weitere Hersteller, als auch zusätzliche Händler an den Stammdatenpool angebunden werden, um die positiven Effekte stärker nutzen zu können. Dies ist insbesondere für kleine Händler interessant, die bisher noch keine Stammdaten elektronisch bezogen haben, oder aber die Stammdaten lediglich in den herstellerspezifischen Formaten erhalten haben.

Katalogmanagement in der Verbundgruppe - Entscheiderbroschüre (pdf)

Katalogmanagement in der Verbundgruppe - Umsetzerbroschüre (pdf)