eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Rückverfolgbarkeit mit EAN 128-Etiketten

vitfrisch Gemüse-Vertrieb eG

Neckarsulm, Baden-Württemberg
Nahrungs- und Genussmittel
30 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 21,5 Mio.

www.vitfrisch.de

Partnerunternehmen:

Projektpartner sind ca. 50 Erzeugerbetriebe

Albrecht Stein, Geschäftsführer:

"Das Pilotprojekt hat das Unternehmen vitfrisch im derzeitigen Wettbewerb der Obst- und Gemüsebranche besser positioniert. Die zu erwartenden Einsparungen und Verbesserungen im gesamten Waren- und Informationsfluss waren sehr überzeugend und machten die Entscheidung für die erforderliche Investition einfach. 25 Prozent Zeitersparnis in der Abwicklung des Wareneingangs sind deutlich. Jetzt können wir ruhig den anstehenden Anforderungen des Marktes gegenüber treten."

Die Projektpartner

Die 'vitfrisch' Gemüse-Vertrieb eG ist eine anerkannte Erzeugerorganisation für Obst und Gemüse. Sie vermarktet die Produkte von ca. 50 Gärtnereien und landwirtschaftlichen Betrieben aus den Regionen Heilbronn und Stuttgart. Zusätzlich zur eigenen Ware wird in den Wintermonaten Ware europaweit zugekauft. Zu den Kunden zählen neben Großhändlern, der Lebensmitteleinzelhandel inklusive Discounter.

Projektpartner sind die ca. 50 angeschlossenen Vollerwerbs-Gemüsebaubetriebe mit insgesamt knapp 50 ha Gewächshausfläche und 600 ha Freilandfläche.

Die Ziele

vitfrisch möchte eine durchgängige Rückverfolgbarkeit seiner Produkte sicherstellen und will zu diesem Zweck das EAN 128-Etikett bereits bei seinen Erzeugern einsetzen und Steigen mit dem EAN 13 eindeutig identifizieren. Daten können dann mittels EAN 128-Strichcodes auf den Kistenetiketten automatisch erfasst und elektronisch im Warenwirtschaftssystem gespeichert werden.

Das Projekt

Im Rahmen des Projektes ist vorgesehen, die Prozesse im Wareneingang über die Kommissionierung bis zum Warenausgang insofern zu optimieren, dass eine Transparenz der Warenflüsse sichergestellt und wenn möglich manuelle Vorgänge elektronisch unterstützt werden. Geplant ist die Einführung des EAN 128 Transportetikett, ein durchgängiger Einsatz von Artikeletiketten und die Sicherstellung einer lückenlosen Rückverfolgbarkeit. Die Basis dafür stellen sowohl die EU-Verordnung 178/2002 als auch Qualitätsmanagementsysteme wie IFS, Eurep-gap und QS dar.

Angedacht sind folgende Arbeitsschritte:

• Entwurf eines Transportetiketts
• Hinterlegung des EAN 128-Codes im Warenwirtschaftssystem (Artikelstamm) der Genossenschaft
• "Softwaretechnische" Entwicklung einer Druckausgabe für das Etikett
• Einrichtung eines Druckers für das Ausdrucken des Etiketts
• Anschaffung von Handhelds zum Einscannen des Etiketts beim Warenausgang
• Einrichtung und Verknüpfen des Datenflusses in der Warenwirtschaft
• Einrichten einer Auswertemöglichkeit hinsichtlich der Warenströme

Der Nutzen

Durch den Einsatz von Kistenetiketten mit EAN 128-Strichcodes und Scannern, die automatisch jede Warenbewegung dokumentieren, soll das vorhandene, aufwendige manuelle Belegwesen abgelöst werden. Bisher tägliche Inventuren können durch die automatische Bestandsführung stark reduziert werden.

Bei der Wareneingangsabwicklung können zukünftig bis zu 25 Prozent der bisher benötigten Zeit eingespart werden. Die Prozesse im Wareneingang umfassen die physische Warenvereinnahmung, die Bestandsbuchung und Bestandsführung und den Belegfluss bis zur Rechnungsprüfung.

Im Überblick:

• Steigerung der Effizienz durch Automatisierung manueller Prozesse
• Erhebliche Reduzierung des Belegwesen wird erwartet
• Zeitnahe Erfassung der Wareneingänge durch Scannvorgänge und direkter Verbuchung
• Aktuelle Bestandführung, tägliche Zählungen zukünftig nicht mehr erforderlich
• Anforderungen an Rückverfolgbarkeit werden erfüllt
• Verkauf erfolgt auf Basis aktueller Bestände
• Erzeuger drucken erforderliche EAN 128 Etiketten direkt
• Genaue Dokumentation der Warenflüsse auf Basis der Losnummer

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete im Juni 2006 und wurde im Oktober 2007 abgeschlossen. (mit einer Pause von sechs Monaten). Effektive Projektlaufzeit: 9 Monate

Broschüre PROZEUS-Praxisprojekt vitfrisch Gemüse-Vertrieb eG: GS1-128 - mehr Effizienz in der Lieferkette von Obst und Gemüse (pdf)

Die Ausgangslage

Informationen werden manuell erfasst und mittels diverser Belege, Abpackbücher und entsprechender Ablageordner korrigiert. Das vorhandene aufwendige manuelle Belegwesen, zeitaufwendige tägliche Inventuren und die wachsenden Kundenanforderungen nach eBusiness und einer lückenlosen Rückverfolgbarkeit bündelten sich schließlich in der Entschlussfassung physische Prozesse zu optimieren und den gesetzlichen Anforderungen der EU-Verordnung 178/2002 vollständig zu entsprechen.

Verordnung (EU) 178/2002: Regelung zur Produkt-Rückverfolgbarkeit; Kernthemen der zum 01.05.2005 wirksam gewordenen EU-Verordnung sind das Lebensmittelrecht und die Lebensmittelsicherheit. Die Artikel 18-20 dieser Verordnung regeln die Rückverfolgbarkeit von Produkten in allen Produktionsstufen.

Die Zielsetzung

Die von vitfrisch eingeführten Systeme zur Qualitätssicherung erforderten, dass Prozesse optimiert wurden, Ware genauer und erzeugerbezogen identifiziert werden konnte und eindeutig rückverfolgbar war. Auslöser für das Projekt war die gesetzliche Forderung Ware gemäß der EU-Verordnung 178/2002 zurückverfolgen zu können. Das Ziel ist die Einführung des EAN 128 Transportetikett, ein durchgängiger Einsatz von Artikeletiketten und die Sicherstellung einer lückenlosen Rückverfolgbarkeit.

Vitfrisch Zielsetzung

Broschüre PROZEUS-Praxisprojekt vitfrisch Gemüse-Vertrieb eG: GS1-128 - mehr Effizienz in der Lieferkette von Obst und Gemüse (pdf)

Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
1 Ist-Analyse:
Detaillierte Ist-Analyse der Unternehmensprozesse
Ist-Aufnahme
Die Projektinhalte konnten sehr schnell beschrieben werden, da der Bedarf in der Praxis sichtbar war und "nur" die einzelnen Schritte im Warenfluss betrachtet werden mussten. Der Warenfluss ist sehr übersichtlich und einfach strukturiert. mehr Info
11.03.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 01.07.06
Start: 07.06.06
Ende:
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
2 Soll-Prozess:
Festlegung/Konkretisierung der Projektinhalte
Anforderungen an Warenwirtschaftssystem wurden festgelegt
Das Warenwirtschaftssystem ist das zentrale Element zur Umsetzung des geplanten Projektes. Die Daten, die das WWS an die Erzeugersoftware abgibt, sind die Basis zur Verarbeitung derselben am Wareneingang und den nachfolgenden Prozessen. mehr Info
11.03.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 01.09.06
Start: 25.07.06
Ende:
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
3 Projekt- und Arbeitsplan:
Detaillierte Projektplanung und Entwicklung eines Arbeitsplans
Projektplanung geht Hand in Hand mit Umsetzung
Durch die Prozessanalyse wurde das Optimierungspotenzial der bestehenden Prozesse aufgezeigt. Die Projektplanung geht Hand in Hand mit der Umsetzung einher. mehr Info
12.03.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 31.10.06
Start: 15.05.06
Ende:
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
4 Abstimmung mit Dienstleistern:
Abstimmung mit Dienstleistern, Auswahl und Anpassung von Soft- und Hardware
Dienstleister fest mit eingebunden
Ausgewählte Dienstleister für das Warenwirtschaftssystem und der erforderlichen Hardware sind von Beginn an aktiv in das Projekt mit eingebunden. mehr Info
11.03.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 31.08.06
Start: 04.05.06
Zeitverzögerung Ende:
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
5 Schulung der Mitarbeiter:
Qualifikation der Beteiligten
Schulungen gleich zu Beginn des Projekts
Perfektes Change Management: Mitarbeiter und Erzeuger werden stets über den aktuellen Status des Projektes informiert und aktiv in das Projekt eingebunden. mehr Info
11.03.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 15.11.06
Start: 10.05.06
Ende:
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
6 Umsetzung:
Umsetzung der Arbeitsplaninhalte
Erste Etiketten gedruckt
Die Verschiedene Windowsversionen werfen die Projektumsetzung im Plan zurück. Das Überarbeiten der Artikelstammdaten stellt sich als extrem zeitaufwändig heraus. Dennoch ist das Projekt von Erfolg gekrönt. mehr Info
11.03.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 01.11.06
Start: 01.07.06
Zeitverzögerung Ende:
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Stolpersteine Stolpersteine

Das Ergebnis

Das vorhandene Warenwirtschaftssystem wurde angepasst, um die Warenflüsse vom Erzeuger, über den Wareneingang, der Kommissionierung bis hin zum Warenausgang auf der Ebene einzelner Losnummern steuern und verfolgen zu können. Dazu wurden die einzelnen Handelseinheiten (Obst- und Gemüsekisten) mit einem Kistenetikett ausgezeichnet, welches die Informationen Artikelnummer (EAN) und Losnummer im EAN 128-Strichcode beinhaltet. Bei jeder Warenbewegung wird der EAN 128-Strichcode gescannt und die Informationen werden im Warenwirtschaftssystem hinterlegt. Dadurch wird eine hohe Transparenz geschaffen und die Handelseinheiten können über die gesamte logistische Kette zurückverfolgt werden.

Bei der Berechnung der Wirtschaftlichkeit steht vor allem die Zeitersparnis im Fokus. Sie ermöglicht im Wareneingang eine Amortisation von ca. einem Jahr. In der gesamten Abwicklung, angefangen vom physischen Wareneingang, dem Bestellungs- und Bestandsabgleich, dem Wegfall des bisher erfolgten manuellen Belegflusses bis hin zur Rechnungserstellung und –prüfung werden ca. 25 Prozent der Zeit eingespart. Durch das Scannen und eine zeitnahe Bestandsführung reduzieren sich die bisher täglich notwendigen Inventuren und die Zahl der Absprachen zwischen Vertrieb und Lager erheblich.

Viele weitere positive Faktoren können nur erahnt werden, da sie sich erst eine Saison nach Umstellung bewähren müssen. Folgende Änderungen werden erwartet:

• Die bisher akzeptierten, regelmäßigen Bestandsbereinigungen reduzieren sich.
• Rückrufaktionen werden vereinfacht und gezielter und die anschließende Ursachenanalyse verkürzt sich.
• Das Unternehmen vitfrisch ist gegenüber den aktuellen und zukünftigen Anforderungen an Transparenz und Rückverfolgbarkeit gut aufgestellt.
• Gegenüber Kunden können zusätzliche Serviceleistungen angeboten werden, wie eindeutiger Quellennachweis, gezielter Zugriff auf Analysen einzelner Chargen, usw. Diese Serviceleistungen können nur auf Grund der elektronischen Datenverarbeitung und eindeutigen Artikelkennzeichnung ermöglicht werden.

Die Erfahrungen

Eine große Herausforderung ist die Disziplin beim Einsatz des Scanners. Jede Warenbewegung muss direkt erfasst werden. Schwierig wird es bei Nachtanlieferungen und in der Hochsaison, wenn keine Zeit bleibt, fehlerhaft ausgezeichnete Ware nachträglich auszuzeichnen. Ohne Etikett - kein Strichcode, und ohne Strichcode kann auch nicht gescannt werden. Wenn nicht gescannt wird, können die Bewegungen nicht verbucht werden und die Bestände stimmen nicht mehr. Damit geht das Vertrauen in die Zahlen verloren und das System verliert an Substanz.
Für diese Ausnahmesituationen müssen daher spezielle Prozesse vorgesehen werden, damit die erforderlichen Daten kurzfristig im System zur Verfügung stehen.

Es ist außerdem erforderlich, die angeschlossenen Erzeuger über die Hintergründe der neuen Kistenauszeichnung zu informieren, um deren Akzeptanz zu erhalten. Dieses ist bei den Zukauf-Lieferanten um ein Vielfaches schwieriger zu erreichen, insbesondere in südlichen Ländern. Anforderungen müssen daher rechtzeitig und deutlich an die Lieferanten gerichtet werden.

Die Zukunft

Das Projekt lässt sich auf unzählige, ähnlich gelagerte Lebensmittel erzeugende und verarbeitenden Unternehmen in Deutschland und Europa übertragen. Für solche Unternehmen sind die Anforderungen an die Rückverfolgbarkeit nahezu identisch und durch die EU-Verordnungen 178/2002 zur Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln sowie 1829 und 1830/2002 zur Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit von gentechnisch veränderten Produkten geregelt. Letztere Anforderung wird in naher Zukunft verstärkt auf die Lebensmittelbranche zukommen. Gleichzeitig machen Qualitätsmanagementsysteme eine genaue Rückverfolgbarkeit notwendig.

Hinzu kommt, dass der Umgang mit Strichcode, Transportetiketten und EAN 128 in der Obst- und Gemüsebranche noch kaum vorhanden ist. Daraus ergibt sich ein hohes Transferpotenzial des Projektes.

Broschüre PROZEUS-Praxisprojekt vitfrisch Gemüse-Vertrieb eG: GS1-128 - mehr Effizienz in der Lieferkette von Obst und Gemüse (pdf)