eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

1 Planungsphase Ist-Analyse, Ressourcenplanung, ERP-Auswahl, Zeit- und Kostenplan, Lastenheft

Durchführung geplant für Dez 2007
Start Dez 2007
Ende Jan 2008

Stand: Feb 2008
abgeschlossen abgeschlossen
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

System OfBiz der Apache Foundation ausgewählt

Die Auswahl der Standards für Produktdaten und Klassifizierung wurden auf BMEcat 2005 und eCl@ss festgelegt.


Folgende Berichte aus dem Projektverlauf liegen vor:
Dez 2007: Ist-Analyse der Voraussetzungen / Lastenhefterstellung inkl. Festlegung der Katalogdatenformate

Das Arbeitspaket ist abgeschlossen.

Im Rahmen der Vorbereitungsphase wurde ein Grundlagenworkshop mit dem Dienstleister als Einstieg in die Thematik durchgeführt. Ausgehend von den Vorgesprächen hat der Dienstleister einen Workshoptag vorbereitet, an dem folgende Themen angesprochen wurden:

1. Bisherige Erfahrungen im eCommerce und Zusammenfassung der Projekte CRM und E-Marketing, die in 2006 geleistet und seit 2007 eingesetzt werden.
2. Überblick Open Source Prinzipien
3. Marktüberblick Open Source ERP
4. Projektziele des PROZEUS-Projektes.
5. Besetzung des Projektes
6. Grundlagen Katalogdatenmanagement
7. Grundlagen eCl@ss und BMEcat sowie Alternativen
8. Vorschlag Projektstruktur und Lösungskonzept

Basierend auf dem eintägigen Workshop, der in den Räumen der Firma Ungermann durchgeführt wurde konnten sich beide Projektteams zurückziehen und die Ergebnisse auswerten. In einer Telefonkonferenz wurde einige Tage später die aufgetretenen Fragen besprochen und die Grobstruktur des Projektes beschlossen.

Als erster Arbeitsschritt wurden die verbal besprochenen Inhalte in ein Lastenheft überführt. Das Lastenheft dient der Zusammenfassung der Anforderungen sowie der getroffenen Entscheidungen.

Wesentliche Beschlüsse in diesem Rahmen waren:
Die Festlegung der benötigten Kataloge. Diese sind
- Ersatzteilkatalog mit Unterkatalogen
(Dichtungen & Verschleißteile, Befeuchtungstechnik, Kältekomponenten)
- Katalog steckerfertige Geräte mit branchenspezifischen Unterkatalogen
(Bäckereiprogramm, Gastronomieprogramm, Laborprogramm)
- Katalog Anlagentechnik. Dieser Katalog hat niedere Priorität, da Anlagen ausschließlich im Direktvertrieb verkauft werden.

Ausgehend von der Produktauswahl wurde in einem Beratungstermin die Auswahl der Standards für Produktdaten und Klassifizierung auf BMEcat 2005 und eCl@ss festgelegt.

Im einem Anschlusstermin hat der Dienstleister die Vorgehensweisen bei der Kalkulation von Einkaufs- und Verkaufspreisen untersucht und die relevanten Prozesse erfasst. Diese Verfahrensweisen sollen bei der Implementierung des ERP Systems übernommen werden.

Erwartungsgemäß konnte zwischen den Produkten, die Ungermann führt und den Klassifikationsstandards nur eine sehr geringe Überdeckung festgestellt werden. Dies gilt vor allem für die steckerfertigen Geräte und Anlagentechnik. Dieses Ergebnis entspricht den Erwartungen, da Ungermann bewusst in spezialisierten Nischenmärkten agiert.

Bei der Aufnahme der relevanten Prozesse wurde deutlich, dass auch auf die Preisfindung mittels einer detaillierten und bereits in Excel programmierten Kalkulationslösunge, die bereits eine vollständige Preisbildung erlaubt, immer noch ein weiterer Prozess der Preisbildung folgt. Durch die Abbildung dieses Umstandes konnte die interne Diskussion um Kalkulationsstandards bei Ungermann wieder angeregt werden.

Feb 2008: Auswahl Open Source ERP

Das Arbeitspaket ist abgeschlossen.

Jan 2008: Der Dienstleister hat einen Marktüberblick der gängigen Open Source ERP erarbeitet.
In einem halbtägigen Workshop wurden die Systeme dargestellt. Daraufhin wurden Kriterien erarbeitet, die zur Auswahl des Open Source ERP angewendet werden sollen. Mit der Festlegung der Kriterien hat der Dienstleister den Auftrag erhalten, eine Anzahl von 5 ERP Lösungen gegen den Kriterienkatalog zu evaluieren und eine Lösung vorzuschlagen.

ERP Lösungen sind umfassend und komplex. Ihre Leistung ist und auch die Spezialisierung der Systeme ist kaum in kurzer Zeit zu erkennen. Hinzu kommt, das die Einsatzszenarien der Systeme nur in geringem Umfang mit klar beschriebenen Referenzen belegt sind. Die Entscheidung, eine klassische Softwareauswahl mit Evaluierung gegen einen Kriterienkatalog durchzuführen wurde als richtig akzeptiert. Dennoch wurde schnell deutlich, das aufgrund der begrenzten Zeit die hierfür aufwendet werden konnte nur eine Auswahl von Kriterien geprüft werden kann. Um dies strukturiert durchzuführen ist eine Auswahlmatrix als Mittel der Wahl festgelegt worden.

Feb 2008: Die Auswahlmatrix für das Open Source ERP wurde durch den Dienstleister gefüllt. Hierzu sind Testinstallationen der ERP vorgenommen worden. Anhand dieser Testinstallationen konnte eine formale Kontrolle der Produkt- und Codequalität für die Produkte durchgeführt werden. Zusätzlich hat der Dienstleister Gespräche mit Implementierern aus den jeweiligen Open Source Projekten geführt soweit deutsche Ansprechpartner zu errechen waren. Zusätzlich fand eine Recherche bereits publizierter Studien sowie aktueller Pressemeinungen statt.

Die wichtigsten Erkenntnisse konnten durch die Studie der jeweiligen Open Source Community, der Webseiten, der Veröffentlichungen der Entwickler sowie der formalen Reife des verwendeten Entwicklungsprozesses gewonnen werden. Die große Erfahrung des Dienstleisters im Bereich Open Source und die Praxis in der Arbeit mit Open Source Communities hat hier entscheidende Erkenntnisse gebracht. Diese Beurteilung hätte Ungermann niemals selbständig leisten können.

Im Ergebnis wurde der Empfehlung des Dienstleisters folgend auf das System OfBiz der Apache Foundation gesetzt. Obwohl nur eine geringe Zeit für den Auswahlprozess investiert werden konnte sind wir so mit der Entscheidung zufrieden und haben gute Erwartungen an die Plattform.

Feb 2008: Die Auswahlmatrix für das Open Source ERP wurde durch den Dienstleister gefüllt. Hierzu sind Testinstallationen der ERP vorgenommen worden. Anhand dieser Testinstallationen konnte eine formale Kontrolle der Produkt- und Codequalität für die Produkte durchgeführt werden. Zusätzlich hat der Dienstleister Gespräche mit Implementierern aus den jeweiligen Open Source Projekten geführt soweit deutsche Ansprechpartner zu errechen waren. Zusätzlich fand eine Recherche bereits publizierter Studien sowie aktueller Pressemeinungen statt.
Die wichtigsten Erkenntnisse konnten durch die Studie der jeweiligen Open Source Community, der Webseiten, der Veröffentlichungen der Entwickler sowie der formalen Reife des verwendeten Entwicklungsprozesses gewonnen werden. Die große Erfahrung des Dienstleisters im Bereich Open Source und die Praxis in der Arbeit mit Open Source Communities hat hier entscheidende Erkenntnisse gebracht. Diese Beurteilung hätte Ungermann niemals selbständig leisten können.
Im Ergebnis wurde der Empfehlung des Dienstleisters folgend auf das System OfBiz der Apache Foundation gesetzt. Obwohl nur eine geringe Zeit für den Auswahlprozess investiert werden konnte sind wir so mit der Entscheidung zufrieden und haben gute Erwartungen an die Plattform.

Feb 2008: Ressourcenplanung

Das Arbeitspaket ist abgeschlossen.

Basierend auf der Auswahl des ERP-Systems konnte die Planung der Hard- und Softwarelandschaft für die Entwicklung und die anschließende Produktionsphase durchgeführt werden. Dabei wurde versucht, so weit als möglich Open Source Systeme einzusetzen. Die resultierende Planung hat eine detaillierte Struktur und kann so als zuverlässige Grundlage verwendet werden. Dennoch ist geplant, die Planung vor dem Hintergrund der Erfahrungen in der Entwicklung mehrfach an der Realität zu prüfen um ggf. die Leistung der Hardware nach oben oder unten zu korrigieren.

Darüber hinaus konnten auf beiden Seiten die Ressourcen die Implementierungsphase geplant werden. Der Plan wird fortgeschrieben und laufend angepasst. Die Abfolge und Zeitbedarf der Arbeiten lassen sich jetzt aber gut planen.

Feb 2008: Festlegung des relevanten Produktportfolio

Das Arbeitspaket ist abgeschlossen.

Ausgehend von den in der Planungsphase gewählten Produktgruppen konnten bereits eine Festlegung der zunächst relevanten Produkte getroffen werden. Dabei ist beschlossen worden, sich zunächst auf solche Produkte zu beschränken, die bereits mit Produktdaten versehen sind oder deren Dokumentation schnell Teile übernommen, die eine ausreichende Umschlagshäufigkeit haben. Diese werden bei Ungermann in der TU Liste (Excel) geführt.

Feb 2008: Erstellung von Zeit- und Kostenplan

Das Arbeitspaket ist abgeschlossen.

Der Zeit und Kostenplan wurde erweitert. Er ist im Pflichtenheft enthalten. Auch hierfür waren die vorhergehenden Entscheidungen maßgeblich zur Verifikation der Planungen.