eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Unterstützung logistischer Prozesse mit GS1-128 und Einführung von EDI

Tri D Aix Stefanie Husemann
Tri d´Aix GmbH

Alsdorf, Nordrhein-Westfalen
Süßwaren
28 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR Mio.

www.tri-d-aix.com

Tri D Aix Stefanie Husemann
Partnerunternehmen:

OHG FEGRO/SELGROS Gesellschaft für Großhandel mbH & Co.

www.fegro-selgros.de

Tri D Aix Stefanie Husemann
Stefanie Husemann, :

"Kundenzufriedenheit durch Erfüllung der geforderten Standards"

Das Unternehmen

Ein seit ca. 16 Jahren bestehender Süßwarengroßhändler, der in den letzten 6 Jahren jeweils eine zweistellige Wachstumsrate hatte. Die Warenschwerpunkte sind Marsh Mellows und Fruchtgummi. Die Produkte werden europaweit im/exportiert Die Kunden sind Fegro Selgros, Süßwarengroßhändler, Hussel, Arko, Metro, Bäko, GES, Lekkerland und Süßwarenfilialgeschäfte.

Die Ziele

  • Steigerung der eBusiness-Kompetenz
  • Anforderungen von Kunden
  • Einsparungen (Kosten, Personal)
  • Erhöhung der Informationsbereitschaft
  • Verbesserung der Betriebsbedingungen

Das Projekt

Zur gesamten Vereinfachung einzelner Prozessabläufe (im betriebswirtschaftlichen und logistischen Umfeld) wird im ersten Schritt vom Unternehmen selbst ein neues ERP-System eingeführt. Neben einer Optimierung der warenwirtschaftlichen Prozesse durch eine durchgängige Nutzung der NVE, wird mit Förderung durch PROZEUS über eine EDI-Funktionalität des Systems die Verbesserung der unternehmensübergreifenden Informationsflüsse angestrebt.

Dabei sollen sämtliche eingehenden Paletten mit einer NVE gekennzeichnet und im Warenwirtschaftssystem mit dem entsprechenden Lagerplatz verknüpft werden. Nach Abschluss der Kommissionierung erhalten alle Versandeinheiten ein GS1-Transportetikett.
Die Etiketten werden anschließend gescannt und gelangen durch Übertragung direkt in das ERP-System. Von der Bestellung bis zur Anlieferung und späteren Auslieferung der Ware werden alle Vorgänge durch den elektronischen Datenaustausch unterstützt.

Die drei wesentlichen Geschäftsvorfälle Bestellung (ORDERS), Lieferavis (DESADV) und Rechnung (INVOIC) werden dabei im EANCOM®-Format umgesetzt. Darüber hinaus werden Spediteure per EANCOM®-Nachricht IFTMIN (Transportauftrag) beauftragt die Waren zu transportieren.

Der Nutzen

Es wird erwartet, dass die Kundenbetreuer intensiver als bisher auf die Kundenwünsche eingehen können und um routinemäßigen Aufgaben (wie zeitintensive Dateneingaben) deutlich entlastet werden. Darüber hinaus werden Einsparungen durch eine geringere Fehlerquote, als bei einer manuellen Eingabe der Daten, erwartet. Zudem wird die Lagerabwicklung durch eine eindeutige Kennzeichnung der Lagerplätze und Scannung der Paletten bei Ein- und Auslagerung optimiert. Daraus resultiert eine geringere Fehlerquote und auch eine vereinfachte Inventur, wodurch sich weitere Kosteneinsparungen ergeben.

Durch die Umsetzung dieses Projektes bekommt der Pilotprojektpartner und zukünftig auch weitere Kunden relevante Informationen zeitnaher, da diese schneller abgearbeitet und übermittelt werden können. Darüber hinaus sind die Versandeinheiten mit dem
GS1-Transportetikett versehen, so dass die Geschäftspartner Informationen über Strichcodes in die Systeme einlesen können.

Die gesamte geplante Abwicklung soll zu mehr Transparenz in den Prozessabläufen führen und Fehler minimieren. Es soll klar zugeordnet werden können an welcher Stelle sich die Ware befindet, um Inventurdifferenzen auszuschließen und die Inventur zu vereinfachen.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete im Dezember 2007 und wurde im Dezember 2008 abgeschlossen.

Die Ausgangslage

Das Unternehmen Tri d´Aix erlebt derzeit ein sehr starkes Wachstum. Die Herausforderung besteht nun darin, dass die bisherigen, manuell gehandhabten Prozesse des Unternehmens, mit den zukünftigen Aufgaben nicht mehr Schritt halten können - deshalb ist eine Automatisierung der Prozesse erforderlich.

Dazu gehört die Einführung eines neuen Warenwirtschaftssystems, dass den neuen Anforderungen gerecht wird. Dadurch werden Handlungsabläufe aus der Vergangenheit vereinfacht, verändern sich oder fallen ganz weg. Das stellt an das Personal anspruchsvolle Herausforderungen, um sich mit einem neuen ERP-System vertraut zu machen. Neue Arbeitsabläufe müssen schließlich erlernt werden und brauchen Zeit, um routiniert erledigt werden zu können.

Die Zielsetzung

Im Rahmen dieses Projekts soll die Kommunikation über EDI via EANCOM® abgewickelt und die Versandeinheiten mit dem GS1-Transportetikett ausgezeichnet werden.

In der Lagerabwicklung sollen zukünftig die eingehenden Paletten mit Hilfe eines MDE-Geräts gescannt werden und mit Hilfe des neuen Wahrenwirtschaftssystems einen Lagerplatz direkt zugeordnet bekommen. Dieser zugeteilte Lagerplatz ist für den Mitarbeiter direkt auf dem MDE-Gerät abzulesen. Das bedeutet konkret, dass jede NVE einer Palette mit einem Lagerplatz verknüpft wird. Für diesen Prozess muss der gesamte Lagerbereich im Warenwirtschaftssystem abgebildet und jedem Lagerplatz eine Lagerplatznummer zugewiesen werden. Bei Wareneingangscannung einer Palette errechnet das Warenwirtschaftssystem den besten Lagerplatz für diese. Die Einlagerung wird abgeschlossen, indem der am Lagerplatz angebrachte Strichcode gescannt und damit die Verknüpfung der „Paletten-NVE“ mit dem Lagerplatz hergestellt wird.

Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
Arbeitspaket 1:
Detaillierte Ist-Analyse der Unternehmensstruktur
Prozesserfassung
Am 04.12.2007 fand das Kick-Off Meeting gemeinsam mit dem Partnerunternehmen Fegros/Selgros statt. In diesem wurden die gemeinsamen Projektziele definiert. mehr Info
15.07.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
Start: 04.12.2007
Ende: 29.02.2008
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 2:
Definition Soll-Prozess
Umstellung auf das neue ERP-System
Zu den anspruchsvollen Anforderungen bei der Umsetzung gehört vor allem die Umstellung auf das neue ERP-System. Handlungsabläufe aus der Vergangenheit werden vereinfacht, verändern sich oder fallen ganz weg. Das bedeutet für das Personal neue Herausforderungen, um sich mit einem neuen ERP-System vertraut zu machen. Neue Arbeitsabläufe müssen erlernt werden und brauchen Zeit, um routiniert erledigt werden zu können. mehr Info
15.07.2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
Start: 06.12.2007
Ende: 27.03.2008
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 3:
Dienstleisternauswahl
Soft- und Hardwarelösungen
Suchen und finden von leistungsstarken IT-Partnern für die Realisierung der Projektanforderungen. Dazu haben verschieden Anbieter von ERP-Software für den Mittelstand Ihre Angebote platziert. Probleme entstehen beim Vergleich der einzelnen Angebote, da diese sehr intransparent gestaltet sind. Daraus ergibt sich ein längerer Entscheidungsprozess, welches zur Verzögerung des Projektes führt. Als ERP-Dienstleister wird die Firma SoftM ausgewählt. mehr Info
Aug. 2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
Start: 27.03.2008
Zeitverzögerung Ende: 20.07.2008
Stolpersteine Stolpersteine
Arbeitspaket 4:
Umsetzung der Arbeitsplaninhalte
Implementierung
Der Projektleiter erstellt ein Projekthandbuch und erhebt die Anforderungen von Tri d’Aix zum Aufbau eines Pflichtenhefts. Die benötigte Hardware wird bestellt und geliefert. mehr Info
Nov. 2008
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 31.12.2008
Start: 20.07.2008
Zeitverzögerung Ende: 30.10.2008
Stolpersteine Stolpersteine
Arbeitspaket 5:
Qualifikation aller beteiligten Mitarbeiter
Schulung der Mitarbeiter
Alle Mitarbeiter wurden nach Vollständiger Umsetzung des Projektes geschult.
Jan. 2009
abgeschlossen Status: abgeschlossen
Start: 30.10.2008
Zeitverzögerung Ende: 31.12.2008
Arbeitspaket 6: Wirtschaftlichkeit:
Wirtschaftlichkeitsanalyse
15.07.2008
Status: nicht begonnen
Ende:

Die Umsetzung der drei wesentlichen Geschäftsvorfälle Bestellung (ORDERS), Lieferavis (DESADV mit NVE) und Rechnung (INVOIC) war mit großen Herausforderungen verbunden. Dabei lagen die Schwierigkeiten weniger in der eigentlichen Implementierung der elektronischen Nachrichten über einen Clearing Dienstleister, sondern in der Einführung des neuen ERP-Systems mit Einbindung eines Lagerverwaltungssystems. Das ERP-System wird, trotz allen Herausforderungen, das zentrale IT-Instrument bei Tri d´Aix, um die Durchgängigkeit von GS1-Standards im gesamten Unternehmen zu gewährleisten.