eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Product Information Management zur Generierung von Online-Shop und Austauschformaten mit BMEcat und eCl@ss

Anke Rüchel
TRANSPARENT LAGERTECHNIK GmbH

Hemer, Nordrhein-Westfalen
Lagersysteme
10 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 0,8 Mio.

www.transparent-lagertechnik.de

Anke Rüchel
Anke Rüchel, Geschäftsführerin:

"Transparent Lagertechnik kann zukünftig automatisiert das Gesamtsortiment oder Teilsortimente exportieren und die entsprechenden Daten an die Marktpartner weitergeben."

Das Unternehmen

Transparent Lagertechnik bietet mit einem umfassenden Sortiment aus Eigenprodukten und Zukaufprodukten platzsparende Lager-Systemlösungen für unterschiedliche Anwendungsbereiche. Der derzeitige Schwerpunkt der Geschäftstätigkeiten liegt, aufgrund der historischen Entwicklungsgeschichte, in der SHK-Branche, aber sporadische Anfragen und daraus resultierende Projekte aus anderen Branchen lassen Potenzial in weiteren Branchen erkennen. Gerade die Eigenprodukte bieten durch die Eigenschaft der transparenten Lagerung vielfältige Ansatzpunkte für unterschiedliche Anwendungsbereiche im In- und Ausland.

Die Ziele

Im Rahmen der Weiterentwicklung der Marketing- und Vertriebsaktivitäten von Transparent Lagertechnik ist die Bereitstellung von digitalen Produktinformationen unabdingbar geworden und eine wesentliche Forderung sowohl von Kundenseite als auch von Handelspartnern.

Das Projekt

Derzeit liegen die Produktinformationen in unterschiedlichen Medien, Formaten und Ausprägungen vor, was immer wieder zu Problemen wie redundante Daten, Fehler in der Abstimmung mit Handelspartnern, enorme interne Arbeitsaufwände, umständliche Austauschprozesse u.v.m. führt. Darüber hinaus ist Transparent Lagertechnik nicht in der Lage große Einkaufsverbände mit dem gewünschten Austauschformat BMEcat zu bedienen, sondern muss mühsam die Produktinformationen individuell zusammenstellen.

Grundlage des geplanten Vorhabens ist die Realisierung einer zentralen Datenbank, aus der sowohl ein Online-Shop als auch Austauschformate generiert werden können. In diesem System sollen alle Produktinformationen zusammengeführt werden und für die weitere Verwendung zur Verfügung stehen. So kann Transparent Lagertechnik zukünftig automatisiert das Gesamtsortiment oder Teilsortimente exportieren und die entsprechenden Daten an die Marktpartner weitergeben.

Der Nutzen

Die Produkte werden sowohl an Einkaufsverbände als auch Großhändler vertrieben. Daher besteht von beiden Seiten die Forderung nach Austauschformaten, um digitale Daten in deren Systeme übernehmen zu können. Dabei wird der Wunsch nach standardisierten Austauschformaten immer größer. Bisher werden die gewünschten Daten individuell bei Transparent Lagertechnik zusammengetragen und in Form von Word-Dokumenten und separaten Bilddaten übergeben. Dies ist ein sehr aufwändiger Prozess, der intern viele Kapazitäten bindet und daher dringend der Optimierung bedarf. In Anbetracht der Tatsache, dass neue Branchen erschlossen werden sollen, wäre die Informationsversorgung nachgelagerter Vertriebsstufen mit der bisherigen Vorgehensweise nicht machbar.

Gerade die Eigenprodukte von Transparent Lagertechnik, kombiniert mit der enormen Branchenerfahrung in der SHK-Branche, bieten einen großes Potenzial für die internationale Marktbearbeitung. Durch vorhandene Sprachkompetenzen und auch schon konkrete Anfragen bietet sich der osteuropäische Raum als erster Schritt Richtung Internationalisierung an. Dafür sind allerdings entsprechende Informationen in der russischen Sprache notwendig und vor allem der Vertriebskanal Internet.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.12.2009 und hat eine geplante Laufzeit von 4 Monaten.

Die Ausgangslage

Derzeit ist Transparent Lagertechnik nicht in der Lage eBusiness-Standards zu unterstützen. Datenaustausch zwischen Lieferanten und Kunden (Einkaufsverbände, Großhandel) erfolgt je Anfrage individuell und wird manuell erarbeitet. Dabei werden aus entsprechenden Unterlagen Informationen kopiert, abgeschrieben oder eingescannt. Diese werden so gut wie möglich in eine Struktur und Format gebracht, damit die Informationen weiter verwendet werden können. Als häufigstes Format für den Datenaustausch werden Word und Excel Dokumente verwendet.

Die Zielsetzung

Die Nachfrage nach entsprechenden Datenaustauschformaten wird immer häufiger und intensiver, wodurch dieses Thema eine zentrale Rolle für das Projekt spielt. Gerade in Hinsicht auf die Markterschließung neuer Branchen und die Unterstützung der bestehenden Kunden ist die Weiterentwicklung sehr wichtig, da die bestehenden Anfragen kaum bewältigt werden können.

Der bestehende Online-Shop auf Basis von OS Commerce soll durch Magento abgelöst werden. Auf Basis des Open Source Tools sollen die Produktdaten, ähnlich einem PIM-System, organisiert und gepflegt werden. Magento wird auf einem externen Webserver betrieben. Daher entstehen keine neuen Anforderungen an das firmeninterne Netzwerk, da ausschließlich über das Internet auf den Webserver zugegriffen wird.

Transparent Zielsetzung
Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
1 Planungsphase:
Projektstart, Daten- und Strukturanalyse, Projektplanung
Entwicklung einer Artikelnummernsystematik und Bilddatenkonventionen
Bei der Analyse mussten eneue Aspekte betrachtet werden. mehr Info
Jan 2010
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Jan 2010
Start: Dez 2009
Ende: Jan 2010
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
2 Initial- und Implementierungsphase:
Entwicklung Datenmodell, Produktdatenaufbereitung, Standardisierung, Schnittstellen
Neben eCl@ss auch proficlass im Einsatz
Aufwand zur Erfassung der Produktinformationen wurde unterschätzt. mehr Info
Mär 2010
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Feb 2010
Start: Jan 2010
Zeitverzögerung Ende: Mär 2010
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
3 Online-Shop:
Screendesign, Konzeption, Entwicklung Funktionen und Prozesse, Programmierung
Mit Live-Schaltung des Online-Shops Projekt abgeschlossen
Verdichtung der Produkte führte zu Verzögerungen. mehr Info
Aug 2010
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Feb-Mär 2010
Start: Feb 2010
Zeitverzögerung Ende: Aug 2010
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
4 Projektmanagement & Schulungen:
Projektmanagement, Dokumentation, Schulungen am System, Redaktionsleitfaden
Schulungen am System durchgeführt
Redaktionsleitfaden wurde erstellt. mehr Info
Mär 2010
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Mär 2010
Start: Mär 2010
Ende: Mär 2010
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

Das Ergebnis

Als Ziele des Projektes waren folgende Ergebnisse definiert: Einerseits sollte der bestehende Online-Shop auf eine neue technologische Plattform gestellt werden, mit der u.a. auch osteuropäische Sprachen darstellbar sind (dies war mit der bisherigen Lösung nicht möglich).
Daneben sollte die Produktdatenpflege flexibler und vereinfacht werden, da bisher immer noch HTML-Formatierungen für die Produktdatenpflege notwendig waren. Durch den eingeschränkten Funktionsumfang der bisherigen Lösung konnten auch keine gruppierten oder konfigurierbaren Produkte abgebildet werden, wodurch die Vermarktung der Regalanlagen aktiver gestaltet werden kann.
Ebenso sollte auf Basis der im Online-Shop gepflegten Produktdaten die Generierung von Austauschformaten (BMEcat) und Klassifikationen (eCl@ss) ermöglicht werden, um nachgelagerten Vertriebsstufen die Produktdaten standardisiert zur Verfügung zu stellen.

Im August 2010 wurde der neue Online-Shop live geschaltet und steht nun mit umfangreichen Funktionen wie z.B. Produktvergleich, Cross- und Up-Selling, Produkt-Filter u.v.m. für die Kunden zur Verfügung. Darüberhinaus können den Kunden klassifizierte Austauschformate zur Verfügung gestellt werden, was bisher nicht möglich war.

Die Erfahrungen

Im Rahmen der Umsetzung dieses Projektes waren einige Hürden zu überwinden. Zu Beginn des Projektes lagen keine strukturierten Produktdaten vor. So musste erst eine grundsätzliche Produktdatenstruktur entwickelt werden, um sämtliche Produktattribute abbilden zu können. Die Datenerfassung und –aufbereitung erwies sich als deutlich komplexer als im Vorfeld eingestuft und sorgte im Verlauf des Projektes für erheblichen Zeitverzug.
Neben den fehlenden Produktdaten musste auch das Thema einer durchgängigen Artikelnummernsystematik bearbeitet werden, um hier eine Struktur für die Zukunft bereitstellen zu können.
Die Klassifizierung der Produktdaten nach eCl@ss 5.1.4 verlief relativ unproblematisch. Anzumerken ist aber auf alle Fälle, dass die Strukturen in eCl@ss nur bedingt für die Einordnung von Produkten aus der Intralogistik geeignet sind und hier eine Ausweitung des Standards wünschenswert wäre.
Die Realisierung des Online-Shops verzögerte sich aufgrund einiger besonderer Aufgabenstellungen und der umfangreichen Produktdatenaufbereitung, die schwierig zu bewältigen war. Durch die neuen Features des Online-Shops bietet das Unternehmen seinen Kunden eine deutlich komfortablere Umgebung und erhofft sich dadurch eine erhöhte Akzeptanz auf Kundenseite. Durch die vereinfachte Produktdatenpflege im Shop kann Transparent Lagertechnik schneller und auf mehrere Personen verteilt an den Produkten arbeiten.
Neben den inhaltlichen Themen standen auch immer wieder resourcenmäßige Engpässe dem raschen Projektverlauf im Wege (bedingt durch Messen, Urlaub, Auslastung), die im Projektplan so nicht konsequent eingeplant waren.

Zusammenfassend formuliert steht nun ein Instrument zur Verfügung, welches bei zukünftigen Vermarktunsaktivitäten deutliche Vorteile erbringt und durch die Generierung von klassifizierten Austauschformaten einen erheblichen Zusatznutzen bietet.

Die Zukunft

Mit der Basis PIMagento – der Kombination aus Online-Shop und PIM-System auf Basis der Open Source Lösung Magento – steht für die Zukunft ein erweiterbares System zur Verfügung. Neben dem Standard Online-Shop können weitere z.B. branchenspezifische oder sprachspezifische Shops einfach umgesetzt werden. Ebenso ist die automatisierte Produktion von Print-Medien auf Basis von PIMagento möglich, wobei die bereits aufbereiteten Produktdaten verwendet werden (Single Source Publishing). Des Weiteren lässt sich der Funktionsumfang von PIMagento durch Erweiterungen einfach ermöglichen und kann so den wachsenden Anforderungen angepasst werden. Besonders hervorzuheben ist die lizenzkostenfreie Nutzung des Systems, wodurch dieser Ansatz erst realisierbar wurde.

Kostenloser Download

Alle Details zu diesem PROZEUS-Praxisprojekt finden Sie in der Broschüre unter folgendem Download:


PROZEUS THEMEN

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