eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Stammdatenmanagement: Automatisierung von Unternehmensprozessen

Systec GmbH

Münster, Nordrhein-Westfalen
Elektro/Elektronik
10 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 1,1 Mio.

www.systec.de

Bernd Lohmann, Einkauf:

"Zur effektiven Nutzung von Teiledaten diverser Anbieter ist es notwendig, deren Daten möglichst automatisiert in die eigenen Systeme übernehmen zu können. eBusiness-Standards helfen uns dabei."

Das Unternehmen

Systec Elektronik und Software GmbH hat 2 Produktschwerpunkte:
- Motorsteuerungen, insbesondere für Schrittmotoren, als einzelne Module oder komplette Steuerungen inklusive Leistungselektronik.
- Einbaufertige Positioniersysteme (Markenname "DriveSet") als mechatronische Systeme bestehend aus Mechanik (Kinematik), Elektronik (Steuerung) und Software.
Alle Geräte und Systeme sind im eigenen Hause entwickelt worden. Dabei haben die Steuerungen und die damit verbundene Software eine über 15 jährige Historie, die Mechatronik ist vor etwa 6 Jahren hinzugekommen. Die Firma selbst hat eine mehr als 25 jährige Geschichte. Die Endprodukte sind hoch qualitativ und von hoher Wertigkeit. Gefertigt wird sehr kundenorientiert in kleinen Stückzahlen und oft auch als Einzelfertigung. Die Produktionstiefe ist relativ gering, im Wesentlichen erfolgt nur die Endmontage im Hause. Elektronische Baugruppen werden von Dienstleistern bestückt und teilweise auch getestet. Mechanische Teile werden außer Haus nach Zeichnung gefertigt.

Das Projekt

Einführung von eBusiness-Komponenten zur Automatisierung der Geschäftsprozesse mit eBusiness-Standards in Entwicklung/Konstruktion (eCl@ss) beim Datenaustausch (BMEcat) und beim Austausch von Geschäftsdokumenten (openTRANS).

Die Einführung von eBusiness-Komponenten dient zur weiteren Automatisierung der Geschäftsprozesse. Die Schwerpunkte sind dabei:
- Zur Verfügung stellen von Stammdaten inklusive Merkmalen für die Entwicklung/Konstruktion. Dabei geht es insbesondere auch um Teile, die noch nicht im PPS erfasst sind. Hier leistet eine von Lieferanten zur Verfügung gestellte standardisierte Klassifizierung notwendige Voraussetzungen und Arbeitsersparnis. Als Klassifizierungssystem ist eCl@ss geplant.
- Datenaustausch umfangreicher Artikeldaten mit unseren Lieferanten und Dienstleistern, insbesondere mit unseren (hauptsächlich tschechischen) Bestückern für elektronische Baugruppen. Basis hierzu soll der Katalogstandard BMEcat werden.
- BMEcat-Kataloge als Basis für die Erzeugung von Print-Katalogen, Datenblättern und Website.
- Erzeugung von Geschäftsdokumenten in einem elektronischen Austauschformat und die Möglichkeit solche selbst zu importieren. Schwerpunkt sind hier wieder die Zulieferer, aber auch die Schwesterfirma "Systec Automatisierungssysteme GmbH" (ATS). Dabei bietet letztere hier durch den möglichen Zugriff auf beiden Seiten einen idealen realen Testfall. Als Austauschformat ist openTRANS gedacht.
- Nutzung der elektronischen Geschäftsdokumente für die eigene Fibu.

Die Ziele

Die Verbesserung der Wirtschaftlichkeit ist ein zentrales Ziel. Sie wird erreicht durch Automatisierung von Geschäftsprozessen, einhergehend mit einer Verringerung von Fehlermöglichkeiten. Durch Einführung von Klassifizierung und Katalogen kann insbesondere die Entwicklung einfacher und systematischer auf Teile-Informationen zugreifen, die für sie wichtig sind. Die Übernahme eines entwickelten Produkts in die Fertigung (und damit in das PPS) kann weitgehend automatisiert werden. Den Zulieferern können sehr umfangreiche Daten über Stücklisten und alle verwendeten Teile inklusive Hersteller bzw. Liefermöglichkeiten übergeben werden. Zumindest Teilinformationen können automatisch in Fremdsprache übergeben werden. Für die Erreichung dieser Ziele ist es zum einen notwendig, auf möglichst weit verbreitete Standards zurückzugreifen. Auf der anderen Seite wollen wir hier auch Kosten minimieren und möglichst auf Standards und Programme aus dem OpenSource-Bereich oder zumindest mit lizenzfreier Nutzung zurückgreifen.

Der Zeitrahmen

Das Projekt startete am 01.07.2006 und hat eine geplante Laufzeit von 8 Monaten.

Die Ausgangslage

Alle Stammdaten und Bewegungsdaten sind in relationalen Datenbanken (Visual FoxPro bzw. SQL-Server) gespeichert. Es besteht uneingeschränkter Zugriff auch auf alle älteren Bewegungsdaten. Die Datenformate resultieren aus den Datenbanken, es bestehen umfangreiche Import- und Exportmöglichkeiten in allgemeine Austauschformate (Excel, Text, XML).

Zurzeit sind noch keine eBusiness-Standards eingeführt.
Stammdaten (Artikel und Adressen) und alle Vorgänge (Kundenaufträge, Einkaufsbestellungen, Fertigungsaufträge usw.) werden automatisch mit einer rein numerischen ID versehen.

Die Zielsetzung

Die Einführung eines Klassifizierungssystems dient in der Hauptsache zur Unterstützung der Entwicklung/Konstruktion. Hier besteht grundsätzlich die Notwendigkeit, auf inhaltliche Merkmale zugreifen zu können, die im normalen organisatorischen Bereich eines PPS kaum eine Rolle spielen. Bei der Konstruktion eines Antriebs ist es aber unumgänglich, den Motor z.B. nach Drehzahl und Drehmoment auswählen zu können. Die Ergänzung der PPS-Stammdaten mit Klassifizierung und Merkmalen reicht jedoch für die Entwicklung nicht aus. Hier ist es insbesondere notwendig, auch Teile außerhalb des PPS in die Konstruktion mit einzubeziehen, gerade der Aufwand für die Auswahl einer optimalen Komponente aus einem möglichst breiten Angebot kann durch die Nutzung eines Klassifizierungssystems deutlich verringert werden. Dies zum einen dadurch, dass Merkmalsdaten von Lieferanten übernommen werden können und aufgrund einheitlicher Strukturen auch leicht zwischen verschiedenen Quellen verglichen werden
können.

Zur effektiven Nutzung von Teiledaten (Stammdaten, aber insbesondere auch Klassifizierung und Merkmale) diverser Anbieter ist es notwendig, deren Daten möglichst automatisiert in die eigenen Systeme übernehmen zu können.
Gleichen Stellenwert hat für Systec aber auch die Möglichkeit, die eigenen Daten für den Datenaustausch zur Verfügung zu stellen. Hier geht es um die Zusammenarbeit mit unseren Zulieferern. Systec bemüht sich zwar, möglichst nur komplette Baugruppen und Module einzukaufen, aber diese stammen in der Regel aus der eigenen Entwicklung. Systec muss also auf jeden Fall umfangreiche Informationen über alle verwendeten Bauteile zur Verfügung stellen.
Hinzu kommt, dass ein gewisser Anteil der notwendigen Bauteile von Systec eingekauft und dem Bestücker zur Verfügung gestellt wird. Die Aufteilung zwischen Beistellteilen und Teilen des Zulieferers ist dabei keineswegs starr, sondern erfolgt in einem Optimierungsprozess bezüglich Preis und Lieferzeit zwischen Systec und dem Zulieferer. Dies setzt voraus, dass Teiledaten, hier Preise und Hersteller-/Lieferantendaten mit wenig Aufwand auf der einen Seite zur Verfügung gestellt und auf der anderen Seite entgegengenommen werden können. Für diesen Bereich wird das Format BMEcat verwendet.

Der Austausch von elektronischen Geschäftsdokumenten tritt bei Systec in seiner Bedeutung hinter die beiden vorgenannten Bereiche zurück. Als hauptsächlich Systemlieferant fallen hier relativ wenige Geschäftsdokumente an. Auf der anderen Seite ist die Implementation z.B. von openTRANS mit verhältnismäßig wenig Aufwand in den aktuellen Prozess der Dokumenterstellung
des PPS zu integrieren.

Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
1 Planungsphase:
Ist-Analyse, Pflichtenhefterstellung, Zeit- und Kostenplan, Standard-Auswahl
Pflichtenhefterstellung mit Verzögerung - aber ohne Probleme
Die Auswahl des Klassifizierung-Standards eCl@ss ist für Systec ohne realistische Alternative. mehr Info
30.09.2006
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: August 2006
Start: 01.07.2006
Ende: 31.08.2006
2 Implementierung eCl@ss:
Implementierung auf SQL-Server, Erweiterung der Systeme, Klassifizierung
Erfassung von Merkmalen in allen Systemen realisiert
Von aktuell 6.761 verschiedenen Artikeln im PPS wurden bisher insgesamt 1.770 Artikel nach eCl@ss klassifiziert. mehr Info
31.11.2006
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Oktober 2006
Start: 01.09.2006
Ende: 31.10.2006
3 Implementierung BMEcat:
Umfang BMEcat, Erzeugen von Katalogen, Katalog-Import, Print-Kataloge
BMEcat_T_NEW_CATALOG implementiert
eCl@ss wurde im Bereich PRODUCT_FEATURES berücksichtigt. mehr Info
30.04.2007
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: November 2006
Start: 31.10.2006
Zeitverzögerung Ende: 30.04.2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
4 Implementierung openTRANS:
Implementierung im PPS, Formatierte Anzeige, Stylesheets, PDF-Ausgabe, Fibu-Import, Externer Import
openTRANS Einführung abgeschlossen
Die Implementation und Integration der Erzeugung der verschiedenen openTRANS-Dokumente im PPS erfolgt unterschiedlich. mehr Info
31.01.2007
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Dezember 2006
Start: 30.11.2006
Ende: 31.01.2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
5 Produktivphase:
Funktionstests, Schulungen, Nachbesserungen
Online-Hilfe statt Schulung
Aufwand für die Erstellung der Hilfe sehr hoch. mehr Info
30.06.2007
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: Januar 2007
Start: 15.04.2007
Zeitverzögerung Ende: 30.06.2007
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

Das Ergebnis

Das Projekt umfasste die drei Bereiche Klassifizierung, Katalog und elektronische Geschäftsdokumente. Diese sind mehr oder weniger unabhängig voneinander. Das Projekt startete in all diesen Bereichen praktisch am Punkt "Null".

Klassifizierung mit eCl@ss
Zu Projektbeginn hatte Systec im PPS-System 6.700 unterschiedliche Artikel und keine Klassifizierung und Merkmalserfassung. Zum Abschluß des Projektes sind es 7.400 Artikel. Davon sind gut 2.400 klassifiziert und mit Merkmalen versehen. Der Klassifizierungsanteil von 1/3 scheint zunächst recht niedrig zu sein, aber die Anzahl der aktiven Teile (Lagerbewegung innerhalb des letzten Jahres) ist mit 1.800 Teilen noch deutlich geringer. Es kann davon ausgegangen werden, dass mittlerweile alle wichtigen Teile klassifiziert sind.

Kataloge mit BMEcat
Die Erzeugung von BMEcat-Daten aus den PPS-Daten inklusive Klassifizierung und Merkmalen wurde implementiert. Es war von Anfang an nicht geplant, Kataloge im eigentlichen Sinne zu erzeugen. Der Schwerpunkt vielmehr war es, umfangreiche einzelne Datenblätter zu bestimmten Teilen zu erzeugen, hier zunächst zu dem strategischen Produkt „DriveSet“. Dies ist im Wesentlichen gelungen.

Geschäftsdokumente mit openTRANS
Erzeugung und Import von OpenTrans-Dokumenten wurden wie geplant implementiert. Dieser Bereich nahm nur 15 % des Projekts in Anspruch und die Umsetzung verlief auch recht problemlos. Im Moment von Bedeutung ist lediglich der Bereich Erzeugung von Importdaten für die Fibu und Lieferavis (DISPATCHNOTIFICATION) bzw. Angebotsanforderung (RFQ).

Die Erfahrungen

Insbesondere bei der Neuanlage von Teilen spielt die Klassifizierung und Merkmalserfassung eine große Rolle. Der neu im PPS implementierte Mechanismus zur Neuanlage von Teilen durch Auswahl der Klasse (eCl@ss) und Erfassung der Merkmale bietet einen höheren Automatisierungsgrad (automatische Verknüpfung mit Lieferanten, Dokumenten, teilweise auch Stücklistengenerierung usw.) zusammen mit einer einheitlicheren Benennung und der automatischen Verhinderung von ungewollter Erfassung von Duplikaten.

Die Bereiche Klassifizierung und Merkmalserfassung bringen dem Unternehmen zur Zeit den größten Nutzen. Insbesondere immer dann, wenn dadurch weitere Bereiche automatisiert werden können wie z.B. Stücklistengenerierung, Arbeitspläne, Lieferanten, Dokumente usw. Dies erfordert jedoch jeweils eine klassenbezogene Programmierung innerhalb des PPS. Und damit bleibt es eine permanente Aufgabe für die Zukunft, für immer mehr Klassen eine solche Unterstützung zu bieten. Allerdings kann es nicht Ziel sein, für alle Klassen eine klassenspezifische Behandlung zu implementieren, Aufwand und Nutzen müssen in jedem Einzelfall abgewogen werden.

Die Zukunft

Neben den oben beschriebenen Aussichten für eCl@ss sollen BMEcat-Daten zukünftig für den Austausch mit externen Dienstleistern/Lieferanten eingesetzt werden. Für den Bereich mechanische Bearbeitung hat Systec seit einiger Zeit einen neuen Partner in Bulgarien, bei dem durchaus die Aussicht besteht, dass die Vorstellungen bezüglich der kompletten elektronischen Auftragsabwicklung durchgesetz werden können.
Die Erzeugung von Datenblättern wird auf weitere Teilegruppen ausgeweitet werden. Im Moment steht die Neuorganisation der Motorsteuerungen an. Angedacht ist BMEcat auch für die Erzeugung von Preislisten.

Im Bereich openTRANS gibt es konkrete Überlegungen, die Erzeugung der normalen Geschäftsdokumente wie Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung insgesamt umzustellen auf die Basis von openTRANS-XML-Daten, um die Erzeugung der Dokumente über die REPORT-Funktionen des Datenbanksystems im PPS abzulösen.

Kostenloser Download

Alle Details zu diesem PROZEUS-Praxisprojekt finden Sie in der Broschüre unter folgendem Download: