eBusiness-Praxis für den Mittelstand.

Praxisberichte Elektronische Cross Border-Abwicklung von Transportaufträgen (IFTMIN) sowie Rechnungen (INVOIC) auf Basis von EANCOM® bei einer mittelständischen Spedition

Groupe GCF / Les Grands Chais de France - Portrait Martin
Spedition Martin

Sasbach, Baden-Württemberg
Spedition / Transport
30 Mitarbeiter
Jahresumsatz: EUR 7 Mio.

www.sped-martin.de

Groupe GCF / Les Grands Chais de France - Portrait Martin
Partnerunternehmen:

Groupe GCF / Les Grands Chais de France

www.lgcf.fr

Groupe GCF / Les Grands Chais de France - Portrait Martin
Georg Martin, Betriebsleiter der Spedition Martin:

"Die Implementierung von standardisierten Prozessen ermöglicht uns, Prozesse zu beschleunigen und Fehlerquellen zu eliminieren."

Das Unternehmen

Die Spedition Martin ist ein mittelständisches Unternehmen mit langer Tradition. Der Fokus liegt dabei auf Beschaffungs- und Distributionslogistik, vor allem in den Bereichen „Fast Moving Consumer Goods“ (FMCG) und allgemeine Industriegüter.

Als eigentümergeführtes Unternehmen seit 1975 in der zweiten Generation ist der Spedition besonders die Nachhaltigkeit des Unternehmenswachstums von Bedeutung. Stabile Partnerschaften sind dabei wichtiger als kurzfristige Gewinne und gerade als Logistiker, werden alle technischen Möglichkeiten genutzt, um die Belastung der Umwelt so niedrig wie technisch möglich und ökonomisch sinnvoll zu halten.

Bestmöglicher Preis bei bestmöglicher logistischer Leistung - dieser Leitsatz ist die Basis des Handelns für Martin. Ganz bewusst steht die Leistung und nicht die Arbeit im Mittelpunkt. Ziel ist es eine “Win-Win-Situation” zu erzeugen. Gerade die jahrelange Zusammenarbeit mit Bestandskunden hat gezeigt, dass letztlich nur partnerschaftliche Geschäftsbeziehungen in der beide Seiten profitieren langfristig erfolgreich sind.

Die Projektpartner

Groupe GCF / Les Grands Chais de France (LGCF) wurde 1979 gegründet und entwickelte sich über die Jahre zu einem der größten französischen Großhändler für Weine und Spirituosen. Die Gruppe ist global positioniert und verfügt über ein weltweites Vertriebsnetzwerk.

Die LGCF-Gruppe präsentiert sich in allen wichtigen Weingebieten in Frankreich und vereint Tradition und regionales Know-how. Diese Kombination macht LGCF zu einem der führenden Weinhersteller Frankreichs.

Der Unternehmenssitz befindet sich in Petersbach (Frankreich). Diese zentrale Lage gibt LGCF eine privilegierte Ausgangsbasis in Bezug auf die logistischen Anforderungen einer europaweiten Beschaffung und Distribution.

Die Ziele

Ziel des Projektes war die papierlose Abwicklung von Transportaufträgen und Rechnungen. Im Zuge der Umstellung sollten manuelle Dateneingaben eliminiert werden. Durch das papierlose Handling der Rechnungen sollte der Kommunikationsprozess beschleunigt werden.

Das Projekt

• Elektronischer Datenaustausch der Transportaufträge (IFTMIN)
• Einlesen der Transportaufträge in das bestehende Warenwirtschaftssystem
• Elektronischer Datenaustausch von Rechnungen (INVOIC)

Der Nutzen

Nutzen KMU:
Im bisherigen Prozess wurde der per Fax übermittelte Transportauftrag manuell nochmals ins Warenwirtschaftssystem eingepflegt. Dieser Prozess ist zeitraubend und fehleranfällig. Mit Hilfe der elektronischen Übermittlung wurde im administrativen Prozess der Disposition Zeit gespart. Diese Zeit konnte für eine genauere Transportplanung genutzt werden. Zusätzliche Kosten für falsche Transporte durch fehlerhafte Dateneingabe konnten somit eliminiert werden.

Da Rechnungen bisher erst gedruckt werden mussten, kann der neue Prozess schneller und ohne Einsatz von Papier und Drucker ausgeführt werden. Dies spart Zeit und Geld.

Nutzen für das Partnerunternehmen:
Das Partnerunternehmen spart die manuelle Eingabe der Rechnungen in das Buchhaltungssystem.

Der Zeitraum

Das Projekt startete im August 2010. Die geplante Projektlaufzeit wurde ursprünglich auf 7 Monate angesetzt, dauerte aber aufgrund der länderübergreifenden Projektabstimmungen insgesamt 9 Monate.

Broschüre Spedition Martin: "Cross Border EDI – Kundenservice ohne Grenzen in der Weinbranche" (pdf)

Die Ausgangslage

Mit Hilfe standardisierter internationaler Prozessabläufe gemäß den GS1-Empfehlungen sollten die Anforderungen beider Partner im Projekt vereint werden. Durch den elektronischen Datenaustausch sollten neben der Realisation von Zeit- und Kostenvorteilen auch die Zusammenarbeit mit dem Kunden intensiviert werden. Vor allem in der Logistikbranche kann sich die klein- und mittelständisch geprägte Spedition Martin somit als innovativer Dienstleister auszeichnen.

Die Zielsetzung
  • Schnellere Prozesse
  • Eliminierung manueller Eingaben
  • Eliminierung von Druckkosten (Papier und Drucker)
  • Eliminierung von Portokosten
  • Win-Win-Situation durch EDI. Beide Seiten profitieren - sowohl auf Kunden - (z. B. durch eine automatische Rechnungserfassung) als auch auf Dienstleisterseite (z. B. ermöglicht eine schnellere und fehlerfreiere logistische Abwicklung nicht nur Kosten- sondern auch Wettbewerbsvorteile)

Durch die Umsetzung oben genannter Maßnahmen sollten sowohl erhebliche Kosten- und Zeitersparnisse bei allen Prozessbeteiligten realisiert sowie Fehlverladungen und Fehlbuchungen verhindert werden.

Broschüre Spedition Martin: "Cross Border EDI – Kundenservice ohne Grenzen in der Weinbranche" (pdf)

Arbeitspakete und MeilensteineErfahrungen und ErgebnisseStatus geplant
Arbeitspaket 2:
Soll-Prozessplanung und Festlegung der Projektplanung
Zukünftiger Prozess festgelegt
Die beteiligten Unternehmen ermittelten den zukünftigen Prozessablauf. mehr Info
Mai 2011
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 31.12.2010
Start: 01.08.2010
Ende: 31.12.2010
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 4:
Test- und Echtbetrieb
Test- und Echtbetrieb
Nach erfolgter Umsetzung der IFTMIN bzw. INVOIC wird ein Testbetrieb durchgeführt, bevor die neuen Systeme in den Echtbetrieb überführt worden. mehr Info
Mai 2011
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 28.02.2011
Start: 01.01.2011
Ende: 28.02.2011
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 3:
Auswahl eines Dienstleisters
Auswahl und Bestimmung eines Dienstleisters
Mit der Ist-Analyse wurde die Notwendigkeit eines oder mehrerer Dienstleister frühzeitig erkannt. Ein externer Dienstleister wurde ausgewählt. mehr Info
Mai 2011
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 31.12.2010
Start: 01.08.2010
Ende: 31.12.2010
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 6:
Projektabschluss
Projektende nach 9 Monaten
Das Projekt wurde Ende April 2011 abgeschlossen. Die Einführung der elektronischen Transportbeauftragung (IFTMIN) sowie der Rechnung (INVOIC) an Les Grands Chais de France (LGCF) hat die Abwicklung der logistischen Transportkette sowie der Rechnungsabwicklung zwischen beiden Beteiligten erheblich erleichtert und beschleunigt. mehr Info
Mai 2011
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 28.02.2011
Start: 01.08.2010
Zeitverzögerung Ende: 30.04.2011
Arbeitspaket 1:
Detaillierte Ist-Analyse der Prozesse und Unternehmensstruktur
Bestehende Prozesse analysiert
Eine Ist-Analyse in den beteiligten Unternehmen ist ermittelt worden, damit eventuelle Hindernisse frühzeitig erkannt und dadurch vermieden werden können. mehr Info
Mai 2011
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 31.12.2010
Start: 01.08.2010
Ende: 31.12.2010
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf
Arbeitspaket 5:
Qualifikation der Mitarbeiter
Schulung aller Mitarbeiter
Während des Umsetzungsprozesses wurden die Mitarbeiter der Spedition Martin geschult, um im Echtbetrieb mit den Veränderungen vertraut zu werden. mehr Info
Mai 2011
abgeschlossen Status: abgeschlossen
geplant für: 28.02.2011
Start: 01.02.2011
Ende: 30.04.2011
erfolgreicher Verlauf erfolgreicher Verlauf

Die Umsetzung des Projektes ist für beide Parteien als Erfolg zu bewerten. Die gewünschten Ergebnisse wurden erreicht und führten zu einer weiteren Intensivierung der Geschäftsbeziehung. Die Spedition Martin betrachtete die Umsetzung elektronischer Nachrichten von Anfang an als zukunftsweisendes Vorhaben, das auch in anderen Bereichen und anderen Kunden als Vorzeigemodell dient.

Die Einführung einer standardbasierten Kommunikation erhöht die Wettbewerbsfähigkeit in der Zukunft. Die Projektumsetzung über Ländergrenzen hinweg gestaltete sich problemlos.

Die Erkenntnisse der Wirtschaftlichkeitsanalyse, dass sich die Investitionen schon im zweiten Jahr amortisieren sollten, wurden bestätigt. Die Spedition Martin geht davon aus, dass die Integration von IFTMIN und INVOIC bei weiteren Kunden die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens auch in der Zukunft weiter stärken wird.

Aus heutiger Sicht ist die Implementierung eines standardbasierten Prozesses gerade im Hinblick auf die Globalisierung von elementarer Wichtigkeit. Die Frage der Integration von Standards wird sich in den nächsten Jahren jedes mittelständische Unternehmen – speziell in der länderübergreifenden Logistik - stellen müssen.

Broschüre Spedition Martin: "Cross Border EDI – Kundenservice ohne Grenzen in der Weinbranche" (pdf)